С 1 января 2020 года в России действует закон об электронных трудовых книжках (ЭТК). Эта реформа кардинально изменила порядок учета трудового стажа. В статье разберем, что изменилось, является ли переход обязательным, и какие у этого есть плюсы и минусы.

Ключевые изменения по закону с 2020 года

Федеральный закон внес поправки в Трудовой кодекс РФ. Основные положения:

• Работодатель обязан формировать и передавать в Пенсионный фонд (с 2023 года — в Социальный фонд России) сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде.
• Эти сведения формируют единую базу данных — электронную трудовую книжку (ЭТК), которая хранится на государственном портале.
• Сведения включают: данные о работодателе, даты приема и увольнения, должность, основания прекращения трудового договора и т.д.

Обязателен ли переход для работника?

Законодательство устанавливает два параллельных формата:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — обязательна для работодателя. Все работодатели с 2020 года должны передавать данные о сотрудниках в электронном виде.
2. Бумажная трудовая книжка (БТК) — не отменена. Работник может сохранить её у себя, особенно если в ней есть записи, сделанные до 2020 года.

Что выбирает работник?

При трудоустройстве гражданин имеет право:

• Предъявить бумажную трудовую книжку (если она у него есть) и дать письменное согласие на ведение ЭТК. В этом случае работодатель будет вносить новые записи только в электронный формат, а бумажную книжку больше не будет заполнять.
• Отказаться от электронной формы. В этом случае работодатель обязан вести для него бумажную трудовую книжку (как это было раньше). Однако такой отказ должен быть оформлен письменно.

Важно! Если работник при трудоустройстве не имеет бумажной книжки (например, устраивается впервые после 2020 года), то ему оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант в этом случае не выдается.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества (плюсы):

• Надежность и безопасность: данные защищены от утери, порчи, подделки или кражи. Они хранятся в государственной системе.
• Всегда под рукой: доступ к ЭТК через личный кабинет на портале ПФР (Социального фонда) или на портале Госуслуг. Не нужно носить с собой бумажный документ.
• Удобство при трудоустройстве: работодатель может получить сведения об стаже кандидата в электронном виде (с его согласия), что ускоряет процедуру.
• Автоматический расчет стажа: данные для расчета пенсионного обеспечения передаются в ПФР/СФ автоматически, что снижает риск ошибок.

Недостатки (минусы) и риски:

• Зависимость от цифровых технологий: нужен доступ в интернет и умение пользоваться порталами.
• История только с 2020 года: в ЭТК попадают только сведения о работе начиная с 1 января 2020 года. Данные о стаже, накопленном ранее, должны быть перенесены из бумажной книжки. Работнику рекомендуется хранить бумажную книжку как подтверждение стажа, полученного до 2020 года!
• Возможные технические сбои: хотя данные надежно хранятся, временные проблемы с доступом к порталам возможны.
• Необходимость контроля: работник должен периодически проверять корректность записей в своей ЭТК.

Как оформить и работать с электронной трудовой книжкой?

Для работника:

1. При приеме на работу сообщить кадровику о наличии/отсутствии бумажной трудовой книжки и дать письменное согласие (или отказ) на ведение ЭТК. Это делается путем подписания соответствующего заявления или включения пункта в трудовой договор.
2. Получить уведомление от работодателя о внесении записи о приеме на работу в ЭТК.
3. Проверить запись через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслугах.
4. Хранить бумажную книжку (если она есть) в надежном месте. Она остается важным документом для подтверждения стажа, полученного до 2020 года.

Для работодателя:

• Обязан вести ЭТК для всех без исключения сотрудников.
• При приеме на работу запросить у кандидата бумажную книжку (при ее наличии) и оформить его согласие/отказ от ЭТК.
• Вносить сведения о приеме, увольнении, переводах в электронный вид через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в Социальный фонд.
• Если работник предоставил бумажную книжку и дал согласие на ЭТК, не заполнять бумажный вариант новыми записями.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной книжки и требовать бумажную?

Да, можете. Вы вправе написать письменный отказ. В этом случае работодатель будет вести для вас только бумажную трудовую книжку. Но учтите, что это может замедлить процедуру при трудоустройстве, так как работодателю придется работать с бумажным носителем.

Что, если у меня есть старая бумажная книжка с записями до 2020 года?

Храните её! Электронная книжка не содержит записей о вашем труде до 2020 года. При оформлении пенсии или в других случаях вам потребуется предъставить бумажный документ для подтверждения этого стажа. Рекомендуется сделать нотариально заверенные копии или снимки страниц на всякий случай.

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Зайдите в личный кабинет на портале ПФР (требуется подтвержденная учетная запись) или через Госуслуги. В разделе «Трудовая деятельность» будут отображены все записи, переданные работодателями.

А что с первым трудоустройством после 2020 года?

Если человек впервые устраивается на работу в 2025-2026 году и у него никогда не было ни бумажной, ни электронной книжки, бумажный вариант ему не выдается. Для него сразу создается электронная трудовая книжка после подачи сведений работодателем в Социальный фонд.

Переход на электронную трудовую книжку фактически стал обязательным для работодателей, но не является принудительным для каждого работника. Гражданин может выбрать формат, который ему удобнее.

Рекомендации:

• Соглашайтесь на ЭТК, если нет возражений против цифрового формата. Это современно, удобно и безопасно.
• Всегда храните старую бумажную книжку, если в ней есть записи до 2020 года. Это ваш главный документ для подтверждения «старого» стажа.
• Регулярно проверяйте записи в своей электронной книжке через портал ПФР/Госуслуг.
• При смене работы уточняйте у нового работодателя, как он ведет кадровый учет (бумажный, электронный или оба формата).

Электронная трудовая книжка — это шаг к цифровизации и упрощению бюрократических процедур. Понимание своих прав и обязанностей поможет вам уверенно в ней ориентироваться.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики применения закона об электронных трудовых книжках (действует с ). Актуально на 2026 год.