Дата публикации: 21 мая 2026 года

Актуальность: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что теперь все записи о трудовой деятельности граждан будут храниться в электронном формате․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки, который хранится в государственной информационной системе․ Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника
• Информацию о приеме на работу, переводе, увольнении
• Данные о награждениях и поощрениях
• Сведения о профессиональной переподготовке и повышении квалификации

Почему электронные трудовые книжки вытесняют бумажные?

Переход на электронный формат обусловлен несколькими причинами:

1. Надежность: Электронный формат исключает риск потери документа (порча, утеря, кража)
2. Удобство: Доступ к информации возможен в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг
3. Актуальность: Работодатели обязаны оперативно передавать сведения в Социальный фонд России
4. Цифровизация: Соответствие современным требованиям цифровой экономики

Что должен сделать кадровик при переходе на ЭТК?

Как правильно оформить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки?

С 2020 года работники могут выбирать, в каком формате будет вестись их трудовая книжка:

• Исключительно в электронном формате
• В бумажном формате (но только если ранее уже велась бумажная книжка)
• В смешанном формате (электронный + бумажный)

Для этого необходимо оформить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки․ Образец заявления:

Где взять бланк заявления?

• На сайте Госуслуг
• В отделе кадров работодателя
• На портале Роструда

Что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК?

Если сотрудник не хочет переходить на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Продолжать вести бумажную трудовую книжку (если она уже была начата)
2. Вносить все записи в бумажный вариант
3. Не принуждать к выбору электронного формата

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Работник может проверить свои данные в личном кабинете на портале Госуслуг:

1. Авторизоваться на портале
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность»
3. Посмотреть сведения о трудовом стаже
4. При необходимости запросить выписку из ЭТК

Частые вопросы кадровиков

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если бумажная трудовая книжка уже была начата до 2020 года․ В этом случае работник может выбрать смешанный формат․

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Ошибку нужно исправить через работодателя, который передаст корректирующие сведения в Социальный фонд России․

Можно ли получить дубликат бумажной трудовой книжки, если она была утеряна?

Да, работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата․ Работодатель обязан выдать дубликат на основании имеющихся сведений․

Как работнику получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Для этого нужно:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуг
• Подтвердить учетную запись (через МФЦ, банк или онлайн)
• Войти в личный кабинет и выбрать раздел «Трудовая деятельность»

Рекомендации для кадровиков

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который требует от кадровиков внимательного подхода․ Главное:

• Своевременно информировать сотрудников о нововведениях
• Собирать необходимые заявления
• Вести электронный документооборот
• Обеспечивать доступ работников к их данным

Помните: с 2026 года бумажные трудовые книжки для новых сотрудников не оформляются․ От того, насколько грамотно вы организуете переход, зависит комфорт работы как для вас, так и для сотрудников․