Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности сотрудника, хранящиеся в цифровом виде в Единой государственной информационной системе (СФР). С 2021 года все новые сотрудники получают только электронную книжку, а к 2026 году завершается переходный период, после чего бумажные трудовые книжки почти полностью исчезнут.

Законодательная база

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ № 1085‑н от  г. – регламентирует работу СФР и порядок передачи данных.
• Приказ Минтруда России № РМ‑3‑2021 от  г. – устанавливает требования к программному обеспечению и ответственности работодателя.

Кто отвечает за ЭТК в организации?

Согласно нормативным актам, работодатель обязан назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек и сдачу отчетности в СФР. На практике эту функцию обычно берут на себя:

1. Кадровый специалист (кадровик) – собирает сведения о перемещениях, увольнениях, переводах.
2. Бухгалтер – формирует и передаёт отчетность в СФР, контролирует правильность начислений и налоговых отчислений, связанных с трудовыми событиями.

Этапы работы бухгалтера с электронными трудовыми книжками

Подготовка инфраструктуры

• Установить и настроить программное обеспечение, совместимое с СФР (1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Зарплата и кадры, SAP HR, «Кадровый сервис», и др.).
• Обновить версии бухгалтерских и кадровых программ до актуального уровня, чтобы обеспечить обмен данными в реальном времени.
• Назначить ответственного пользователя в системе (обычно – главный бухгалтер).

Сбор и проверка кадровой информации

Кадровый отдел передаёт бухгалтерии следующую информацию:

• Дата приема на работу, должность, штатное расписание.
• Перемещения (переводы, повышения, понижения).
• Увольнения, расторжение трудового договора, досрочное прекращение.
• Отпуска, командировки, больничные листы (при необходимости).

Бухгалтер проверяет корректность дат, соответствие тарифных ставок и правильность расчётов налогов и взносов.

Формирование и передача отчётных данных в СФР

1. Создать электронный документ «Сведения о трудовой деятельности» в соответствии с шаблоном СФР.
2. Заполнить обязательные реквизиты: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, дата начала и окончания трудовых отношений, основания прекращения и т.д.
3. Отправить документ через интегрированный модуль программы в СФР (обычно это происходит автоматически после подтверждения).
4. Получить подтверждение о приёме (Электронный акт приёма‑передачи) и сохранить в архиве.

Ведение справок и выписок

Сотрудники могут запросить:

• Справку о трудовом стаже – формируется в личном кабинете на портале Госуслуг.
• Бумажную выписку – при необходимости бухгалтер печатает официальную справку, подписывает её и ставит печать организации.

Контроль и аудит

Бухгалтер обязан регулярно проверять:

• Согласованность данных между кадровой и бухгалтерской подсистемами.
• Отсутствие дублирования записей.
• Своевременность передачи данных (не позднее 5 рабочих дней после изменения).
• Корректность начислений по страховым взносам и налогам, связанных с изменениями в трудовых отношениях.

Практические рекомендации по работе в 1С:Бухгалтерия 8.3

Настройка обмена с СФР

1. Откройте «Администрирование → Интеграция → Система ФРС».
2. Укажите URL‑адрес сервиса СФР, сертификат безопасности и логин/пароль для доступа.
3. Включите автоматическую отправку данных при проведении проводок «Начисление заработной платы».

Создание шаблона отчёта

В 1С можно создать отчёт «ЭТК – Сведения о трудовой деятельности»:

• Перейдите в «Отчёты → Пользовательские отчёты → Создать».
• Выберите таблицу «Сотрудники» и добавьте необходимые реквизиты (ИНН, СНИЛС, дата начала, дата окончания, основание).
• Сохраните шаблон и привяжите его к обработке «Отправка в СФР».

Проверка ошибок перед отправкой

Перед отправкой в СФР используйте встроенную проверку:

• «Проверка корректности данных» – выявляет пустые обязательные поля.
• «Валидация форматов» – проверяет ИНН (12 цифр), СНИЛС (11 цифр) и даты.

Типичные ошибки и как их избежать

Как сотрудники могут получить сведения о своём стаже

1. Через личный кабинет на портале Госуслуг – после авторизации в разделе «Электронная трудовая книжка» можно просмотреть все записи.
2. С помощью мобильных приложений «Госуслуги», «Мой ПФР», «Электронный трудовой лист».
3. Запросив бумажную выписку у работодателя – бухгалтер печатает официальную справку, подписывает её и ставит печать.

Преимущества перехода на электронный формат

• Ускорение кадрового учёта – данные передаются в реальном времени, без необходимости ручного ввода в бумажные формы.
• Снижение риска ошибок – автоматическая проверка форматов ИНН, СНИЛС, дат.
• Удобство для сотрудников – возможность в любой момент проверить свой трудовой стаж онлайн.
• Экономия ресурсов – исчезает необходимость в бумажных бланках, архивировании и хранении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Кто именно отвечает за корректность данных в ЭТК?

Ответ: За точность данных отвечает совместно кадровый отдел (сбор информации) и бухгалтер (проверка и передача в СФР). Окончательная ответственность лежит на работодателе.

Вопрос: Можно ли изменить уже отправленные в СФР сведения?

Да. При обнаружении ошибки необходимо оформить корректирующее сообщение через ту же программу, указав причину изменения и новые данные. Система СФР принимает исправления в течение 10 дней.

Вопрос: Какой срок хранения электронных трудовых книжек?

ЭТК хранятся в СФР бессрочно, однако организация обязана сохранять локальные копии (в виде выписок) минимум 5 лет в соответствии с требованиями налогового законодательства.

Вопрос: Нужно ли вести бумажные трудовые книжки параллельно с ЭТК?

С 2026 года обязательного параллельного ведения нет. До окончания переходного периода (2026 год) некоторые организации могут вести обе формы, но это необязательно, если все сотрудники уже имеют ЭТК.

Ведение электронных трудовых книжек – это не просто формальная обязанность, а важный элемент современного кадрового и бухгалтерского учёта. Правильная организация процессов, своевременная передача данных в СФР и тесное взаимодействие между кадровой службой и бухгалтерией позволяют избежать штрафов, упростить работу с сотрудниками и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Ключевые шаги для бухгалтера:

1. Обновить программное обеспечение и настроить интеграцию с СФР.
2. Назначить ответственного за ЭТК и установить чёткие регламенты обмена данными.
3. Регулярно проверять корректность кадровой информации и своевременно отправлять её в СФР.
4. Вести контрольные листы и проводить внутренний аудит минимум раз в квартал.
5. Обучать персонал (кадровиков, бухгалтеров) правилам работы с электронными трудовыми книжками.

Следуя этим рекомендациям, бухгалтер сможет эффективно управлять электронными трудовыми книжками, минимизировать риски и обеспечить соответствие требованиям законодательства.