Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что с этой даты все новые сведения о трудовой деятельности будут вноситься исключительно в электронный формат․ Понимание процедуры перехода и правильного оформления заявления — ключевой вопрос для каждого работающего гражданина․

Суть реформы: ЭТК и форма СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года начался обязательный переход на электронные трудовые книжки․ С этого момента работодатели обязаны:

• Открывать и вести электронную трудовую книжку (ЭТК) для каждого вновь принимаемого сотрудника․
• С 1 января 2020 года подавать в Пенсионный фонд России (ПФР) информацию о кадровых изменениях по новой форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)․
• Передавать в ПФР сведения о приеме, увольнении, переводе, отпуске и других событиях, влияющих на трудовой стаж․

Таким образом, форма СЗВ-ТД — это не документ для работника, а электронный отчет работодателя в ПФР, который одновременно служит основой для формирования вашей ЭТК․

Кто и когда должен подать заявление?

Процедура зависит от того, когда вы начали работать и какой у вас есть документ․

Для вновь принимаемых на работу (с и по сегодняшний день)

Если вы устроились на работу после 1 января 2020 года, у вас с первого дня работы должна быть электронная трудовая книжка․ Заявление от работника в этом случае не требуется․ Работодатель обязан самостоятельно:

1. Завести для вас ЭТК в системе ПФР․
2. Внести первую запись о приеме на работу по форме СЗВ-ТД․
3. Сообщить вам о создании ЭТК (обычно через личный кабинет на портале Госуслуг или в письменном виде)․

Для работников со стажем, имеющих бумажную трудовую книжку (ТК)

Если у вас есть заполненная бумажная ТК, вы имеете право выбрать, как вести учет трудового стажа дальше․ Заявление подается добровольно и в письменной форме․

Варианты и сроки:

• Переход на ЭТК: Вы можете подать заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде․ Работодатель обязан перевести ваши записи из бумажной ТК в ЭТК и с этого момента вносить все новые сведения только в электронный формат․
• Отказ от перехода (сохранение бумажной ТК): Вы можете не подавать заявление․ В этом случае работодатель будет продолжать делать записи в вашу бумажную книжку, одновременно передавая информацию о вас в ПФР по форме СЗВ-ТД․ Это право действует до 31 декабря 2025 года включительно․

С 1 января 2026 года возможность вести бумажную трудовую книжку и получать в нее записи прекращается․ Все записи, начиная с этой даты, будут вноситься только в ЭТК․ Бумажная ТК, выданная ранее, остается у вас как документ, подтверждающий стаж до 2026 года, но обновляться она не будет․

Как правильно написать и подать заявление?

Если вы решили перейти на ЭТК, составьте заявление в свободной форме․ Вот образец структуры:

Образец заявления

Директору [Название организации]
от [Ваша ФИО полностью]
паспорт: серия ____ № ________, выдан ____________________
занимаемой должности: [Ваша должность]

Заявление

Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) и в дальнейшем осуществлять записи о трудовой деятельности только в электронную трудовую книжку․

Моя бумажная трудовая книжка серия ____ № ________ находится у работодателя (или у меня лично)․ Прошу внести сведения из нее в ЭТК․

Подпись: _______________

Куда и как подавать?

• Кому: Непосредственно работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию или на имя руководителя)․
• Форма: Письменное заявление на бумажном носителе с подписью․ Рекомендуется сделать две копии: одну оставить у себя с отметкой о принятии, вторую передать․
• Срок: Работодатель обязан рассмотреть заявление и начать процедуру перевода в течение короткого срока (обычно в течение 5-10 рабочих дней)․

Что происходит после подачи заявления?

1. Перевод записей: Сотрудник отдела кадров на основании вашей заявления и бумажной ТК вносит все имеющиеся записи (прием, увольнения, поощрения и т․д․) в вашу ЭТК в системе ПФР через форму СЗВ-ТД․
2. Информирование: Работодатель обязан уведомить вас о создании/актуализации ЭТК․ Чаще всего это происходит через Личный кабинет гражданина на портале Госуслуг (если у вас есть подтвержденная учетная запись) или путем выдачи вам распечатанного Выписки из ЭТК․
3. Дальнейшее ведение: С момента перевода все последующие записи (новое прием/увольнение, отпуск, взыскание и т․д․) работодатель будет формировать только по форме СЗВ-ТД в ПФР․ Бумажная ТК больше не используется․

Важные права и нюансы для работника

• Бесплатность: Перевод на ЭТК и все последующие операции с ней — бесплатны для работника․
• Доступ: Вы в любой момент можете получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или через отделение ПФР (по запросу)․ Это официальный документ, равнозначный записям в бумажной книжке․
• Безопасность: ЭТК защищена от подделки, так как хранится в единой государственной системе ПФР; Утерять или повредить ее невозможно․
• Сохранение бумажной ТК: После перевода бумажную книжку у вас могут попросить вернуть работодателю (для архива), но вы вправе получить от нее копии или фотокопии всех записей до передачи․ Сама бумажная ТК после перевода не имеет юридической силы для подтверждения стажа после даты перевода․
• Стаж до 2020/2026 года: Все ваш стаж, накопленный до перехода на ЭТК, сохраняется и суммируется․ ПФР автоматически объединит данные из бумажной ТК (переданные ранее по СЗВ-ТД) и новые электронные записи․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что, если я не подам заявление до ?

Ничего страшного не произойдет․ С 1 января 2026 года работодатель не сможет сделать запись в вашу бумажную трудовую книжку․ Все записи с будут автоматически идти в ЭТК․ Ваш стаж не сгорит, но для подтверждения периода с 2026 года вам потребуется выписка из ЭТК․

Могу ли я потом отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?

Нет․ После того как вы подали заявление и работодатель перевел записи в ЭТК, возврат к бумажному ведению невозможен․ Система перевода односторонняя․

Где я могу проверить, что моя ЭТК создана и записи в ней есть?

Через Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Службы» -> «Пенсионный фонд» -> «Электронная трудовая книжка»)․ Также можно запросить выписку в отделении ПФР или у работодателя․

Что делать, если в ЭТК есть ошибка?

Немедленно обратитесь в отдел кадров вашего работодателя с заявлением об исправлении․ Работодатель обязан подать корректирующую форму СЗВ-ТД в ПФР․ Если ошибка допущена в старых записях (до перевода), то исправление производится на основании бумажной ТК․

Переход на электронную трудовую книжку — это неотъемлемая часть цифровизации государственных услуг․ Ключевой датой является 1 января 2026 года — с этого момента бумажный формат для внесения новых записей уходит в историю․

Для работника, имеющего бумажную ТК, самое разумное действие до конца 2025 года — это подать заявление о переводе на ЭТК․ Это позволит:

• Консолидировать всю историю труда в одном электронном месте․
• Получать актуальные данные мгновенно через Госуслуги․
• Избежать возможных проблем с согласованием стажа в ПФР в будущем, так как все данные будут в одной системе․

Официальная информация и актуальные формы всегда размещены на сайте Пенсионного фонда России (pfr․gov․ru) и на портале Госуслуг․

Статья подготовлена на основе информации о реформе электронных трудовых книжек и формы СЗВ-ТД, действующей с 2020 года, с учетом завершения переходного периода в 2026 году․ Дата актуальности информации: май 2026 года․