С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение затрагивает не только организации, но и индивидуальных предпринимателей (ИП), которые нанимают сотрудников. Ниже подробно рассмотрено, какие обязанности возникают у предпринимателей в связи с ведением трудовых книжек, какие исключения существуют и как правильно оформить документы.
Что изменилось с 1 января 2026 года?
- Полный отказ от бумажных трудовых книжек в пользу электронного формата.
- Все сведения о трудовой деятельности сотрудников должны вноситься в единую государственную информационную систему (ЕГИСЗ).
- Бумажные трудовые книжки, выданные до 31 декабря 2025 года, остаются действительными, но новые записи в них делать нельзя.
Таким образом, с указанной даты предприниматель, имеющий наёмных работников, обязан вести трудовые книжки исключительно в электронном виде.
Кто именно обязан вести трудовые книжки?
Индивидуальные предприниматели (ИП)
Если ИП заключает трудовые договоры с физическими лицами, он выступает в роли работодателя и обязан:
- Обеспечить внесение сведений о приёме, переводе, отпуске и увольнении каждого сотрудника в ЭТК;
- Обеспечить доступ сотрудника к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.
- Хранить подтверждающие документы (приказы, соглашения) в электронном виде не менее 50 лет.
Самозанятые и ИП без наёмных работников
Если предприниматель не имеет сотрудников и работает только сам на себя (или привлекает подрядчиков по гражданско‑правовым договорам), трудовые книжки вести не требуется. Отношения с подрядчиками оформляются гражданско‑правовыми договорами, а не трудовыми.
ИП, employing только близких родственников
Трудовые отношения с близкими родственниками (супруг(а), родители, дети, братья и сёстры) также подлежат оформлению трудовыми договорами, поэтому в этом случае предприниматель обязан вести ЭТК для каждого такого сотрудника.
Как оформить электронную трудовую книжку?
- Регистрация в ЕГИСЗ. Предприниматель должен иметь доступ к личному кабинету работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы (например, «1С:Зарплата и кадры», «Контур.Электронная трудовая»).
- Внесение первичной записи. При приёме на работу формируется запись о приёме (должность, подразделение, дата начала работы).
- Обновление данных. Любые изменения (перевод, отпуск, больничный, увольнение) вносятся в течение трёх рабочих дней с даты события.
- Информирование сотрудника. После каждой записи работник получает уведомление в личном кабинете на «Госуслугах» либо может запросить выписку из ЭТК у работодателя.
- Хранение подтверждающих документов. Приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении сохраняются в электронном виде (PDF, scanned) не менее 50 лет.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Несоблюдение требований по ведению ЭТК может повлечь следующие меры ответственности:
- Административный штраф для ИП – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Дисквалификация на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
- Возмещение ущерба сотруднику, если из‑за ошибок в трудовой книжке возникли проблемы с пенсионным обеспечением или трудоустройством.
Кроме того, неправильное ведение ЭТК может стать основанием для отказа в предоставлении государственных услуг (например, при оформлении пособий по безработице).
Практические рекомендации для предпринимателей
- Автоматизировать процесс. Использовать бухгалтерские программы с модулем кадрового учёта, которые напрямую отправляют данные в ЕГИСЗ.
- Обучить ответственного сотрудника. Назначить лицо, ответственное за ведение кадрового учёта (можно самому ИП или нанять бухгалтера).
- Регулярно проверять выписки. Просить сотрудников периодически проверять свои электронные трудовые книжки через личный кабинет на «Госуслугах» и сразу сообщать о несоответствиях.
- Хранить резервные копии. Несмотря на электронный формат, рекомендуется делать резервные копии всех кадровых документов на защищённых носителях или в облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией.
- Следить за изменениями законодательства. Нормативные акты в сфере трудового права могут обновляться; полезно подписаться на официальные рассылки Минтруда и Росстата.
С 1 января 2026 года предприниматель, имеющий наёмных работников, обязан вести трудовые книжки исключительно в электронном виде. Это требование распространяется на всех ИП, которые оформляют трудовые отношения с физическими лицами, включая близких родственников. Если у предпринимателя нет сотрудников, либо он работает только по гражданско‑правовым договорам, ведение трудовых книжек не требуется.
Соблюдение порядка ведения ЭТК помогает избежать административных штрафов, обеспечивает прозрачность трудовых отношений и гарантирует защиту прав сотрудников в части пенсионного обеспечения и трудоустройства. Для успешного выполнения обязанности рекомендуется автоматизировать процесс, обучить ответственного персонала и регулярно контролировать корректность внесённых данных.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года.