Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы. С 1 января 2020 года началась масштабная реформа, а к 2022 году процесс перехода полностью завершился. Сегодня все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в цифровом формате. Но какие именно статьи закона регулируют этот процесс? Разберемся во всем подробно.

Главные статьи ТК РФ: основа закона об ЭТК

Систему электронных трудовых книжек регулируют два ключевых документа в Трудовом кодексе Российской Федерации. Именно на них опираются работодатели, кадровики и сами работники:

• Статья 66 ТК РФ — «Трудовая книжка». Эта статья регулирует традиционный, бумажный формат документа. В ней закреплены общие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также сведения, которые в них вносятся. Несмотря на цифровизацию, статья остается актуальной для тех, кто сохранил бумажный вариант.
• Статья 66.1 ТК РФ — «Сведения о трудовой деятельности». Это главная статья, на которой строится весь механизм работы с электронными трудовыми книжками. Она была специально введена для закрепления понятия сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Что закрепляет Статья 66.1 ТК РФ?

Именно ст. 66.1 ТК РФ дает исчерпывающее определение тому, что такое электронная трудовая книжка. Согласно этой статье, ЭТК представляет собой совокупность записей в электронной базе данных, которую ведет Социальный фонд России (СФР). В статье четко прописано:

1. Понятие ЭТК: это цифровой аналог бумажного документа, позволяющий учитывать, запрашивать и хранить информацию о стаже и трудовой деятельности.
2. Обязанность работодателя: все компании обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Работодатель обязан предоставлять работнику информацию, используя Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
3. Право выбора (для тех, кто начал до 2021 года): работники, которые до 2020 года уже имели бумажную трудовую, могли выбрать: оставить бумажную версию, перейти на электронную или вести обе одновременно.

Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?

Этот вопрос остается одним из самых частых. Ответ зависит от того, когда сотрудник впервые устроился на работу:

• Для тех, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года и позже: переход на ЭТК обязателен. Сведения о их трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде, бумажная трудовая книжка на них не оформляется.
• Для тех, кто работал до 2020 года: они имели право выбора. Однако те, кто подал заявление о переходе на ЭТК, с этого момента ведутся только в цифровом формате. Если заявление не было подано, работодатель продолжает вести бумажную трудовую наряду с передачей электронных сведений в СФР;

Важно помнить: если работник перешел на ЭТК, работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки. С этого момента ответственность за хранение бумажного документа несет сам работник.

Какие сведения вносятся в ЭТК?

Электронная трудовая книжка включает в себя те же данные, что и привычная бумажная, а именно:

1. Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
2. Сведения о местах работы (наименование работодателя, ИНН, КПП).
3. Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также основания и причины прекращения трудового договора (с указанием статьи, части статьи, пункта ТК РФ или иного федерального закона).
4. Сведения о присвоении квалификации, разряда, класса, категории.

Преимущества перехода на ЭТК

Переход на цифровой формат имеет ряд неоспоримых плюсов как для работника, так и для работодателя:

Для работника:

• Безопасность и сохранность: данные не могут быть утеряны, испорчены или уничтожены (например, при пожаре или затоплении).
• Удобство: информацию о стаже можно запросить в любой момент через портал Госуслуг или в личном кабинете на сайте Социального фонда России.
• Скорость: при трудоустройстве на новое место не нужно ждать, пока кадровик внесет записи от руки — все данные уже в базе СФР.

Для работодателя:

• Снижение документооборота: не нужно закупать бланки бумажных трудовых, следить за их хранением и правильным заполнением от руки.
• Упрощение отчетности: передача сведений происходит в автоматическом режиме через программы кадрового учета (например, Контур.Экстерн и другие системы).

Как принять на работу сотрудника с ЭТК: пошаговая инструкция

Оформление нового сотрудника с электронной трудовой книжкой имеет свои особенности. Чтобы все сделать по закону, следуйте простому алгоритму:

1. Запрос выписки из ЭТК. При приеме на работу новый сотрудник должен предоставить сведения о трудовой деятельности. Это может быть выписка, полученная через Госуслуги, или бумажная справка, заверенная работодателем по последнему месту работы.
2. Проверка данных. Кадровик проверяет предоставленные сведения, сверяет их с другими документами (паспорт, СНИЛС, диплом).
3. Передача сведений в СФР. Работодатель обязан передать информацию о приеме на работу нового сотрудника в Социальный фонд России в установленные законом сроки (обычно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем приема).

Электронная трудовая книжка, это не просто временное нововведение, а новый стандарт учета стажа в России. Главной правовой опорой этого нововведения является Статья 66.1 ТК РФ, которая юридически закрепляет статус цифровых сведений о трудовой деятельности. В 2025 году и в дальнейшем ведение ЭТК является прямой обязанностью всех работодателей. Понимание того, как работает эта система и какие статьи ТК РФ ее регулируют, позволяет избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и гарантирует соблюдение трудовых прав работников.