В 2021 году в России был принят Федеральный закон «О электронных трудовых книжках», который полностью заменил бумажный формат трудовой книжки для новых сотрудников. В результате, при заключении трудового договора впервые сотрудник получает электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже мы разберём, что это значит на практике, как оформляется, какие требования к работодателю и сотруднику, а также какие преимущества и нюансы связаны с переходом на цифровой формат.

Правовая база

• Федеральный закон от 23 января 2021 г. № 3-ФЗ «О электронных трудовых книжках».
• Постановление Правительства РФ от 20 января 2021 г. № 1 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
• Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152-ФЗ) – защита информации в ЭТК.
• Федеральный закон «О пенсионных фондах» – начисление стажа по ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе «Система электронных трудовых книжек» (СЭТК), доступный через портал «Мой социальный фонд» и портал работодателя. В ней фиксируются:

1. Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
2. Дата начала трудового договора.
3. Место работы, должность, оклад.
4. Сведения о повышении квалификации, переводах, увольнениях, приостановлениях и возобновлениях договора.
5. Сведения о стаже, начислениях пенсионных отчислений.

Как оформляется первая электронная трудовая книжка?

Шаги, которые должен выполнить работодатель:

1. Регистрация в системе СЭТК – получение электронного сертификата и логина.
2. Ввод данных сотрудника – заполнение шаблона с обязательными полями.
3. Подпись цифровой подписью – подтверждение достоверности данных.
4. Сохранение в системе – данные автоматически сохраняются в базе Фонда социального страхования.
5. Пользовательский доступ – сотруднику выдается ссылка на личный кабинет, где он может просматривать и скачивать ЭТК в формате PDF.

Важно: при первом приёме на работу бумажной трудовой книжки выдавать не нужно. Если сотрудник уже имел бумажную книжку, её необходимо перевести в электронный формат по установленной схеме.

Права и обязанности сторон

Как проверить корректность ЭТК?

Сотрудник может:

• Войти в личный кабинет «Мой социальный фонд» и просмотреть запись.
• Сравнить данные с паспортом и трудовым договором;
• Подать запрос в Фонд социального страхования на исправление.

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Для сотрудников, которые уже имели бумажную трудовую книжку, предусмотрен порядок перевода:

1. Сотрудник заполняет форму «Перевод трудовой книжки в электронный формат».
2. Работодатель проверяет данные и вводит их в СЭТК.
3. Система автоматически копирует все записи из бумажной книжки.
4. Сотрудник получает подтверждение о переводе.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство доступа – можно просматривать в любое время.
• Экономия ресурсов – сокращение бумажных расходов.
• Быстрота обновления – изменения в реальном времени.
• Повышенная безопасность – защита от потери и подделки.
• Легкость интеграции с другими системами (платёжные, кадровые).

Возможные сложности и как их решать

1. Технические неполадки – обращаться в службу поддержки СЭТК.
2. Несоответствие данных – подавать запрос на исправление через портал.
3. Проблемы с цифровой подписью – обновлять сертификат.
4. Недоступность интернета – сохранять локальную копию в формате PDF.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную копию ЭТК? – Да, по запросу сотрудника.
• Как долго хранится ЭТК? – минимум 30 лет.
• Что делать, если ЭТК не обновилась после увольнения? – сообщить работодателю и ФСЛР.
• Можно ли использовать ЭТК для расчёта пенсии? – Да, она является официальным документом для пенсионных начислений.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Он повышает прозрачность, упрощает работу с документами и обеспечивает более высокую защиту персональных данных. Для работодателей это значит необходимость обновить кадровые процессы и обучить персонал работе с новой системой. Для сотрудников – возможность быстро и удобно получать доступ к своему трудовому стажу, а также более гибко управлять своей карьерой.

Если вы только что заключили трудовой договор и впервые получили электронную трудовую книжку, внимательно проверьте все данные, сохраните копию и не забывайте о своих правах. В случае вопросов обращайтесь в Фонд социального страхования или к своему работодателю.