С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь сведения о трудовой деятельности всех работников, в т.ч. иностранных граждан, фиксируются в единой государственной информационной системе «Трудовой стаж». В статье рассмотрены:
- Нормативно‑правовые акты, регулирующие трудовые книжки;
- Ключевые отличия бумажного и электронного форматов;
- Особенности оформления ЭТК для иностранных граждан;
- Пошаговый алгоритм действий работодателя;
- Ответы на часто задаваемые вопросы.
Общие положения Трудового кодекса РФ о трудовых книжках
Согласно статье 66 ТК РФ и статье 66.1 ТК РФ (введённой Федеральным законом № 439‑ФЗ от ), сведения о трудовой деятельности работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 г., оформляются только в электронном виде. Бумажные трудовые книжки более не выдаются, если работник не подал письменный отказ от ЭТК.
Для иностранных граждан, не имеющих трудовой книжки советского образца, применяется тот же порядок: внести запись в электронную трудовую книжку обязаны все работодатели, независимо от гражданства.
Ключевые требования
- Трудовая книжка (бумажная или электронная) должна вестись в установленном образце.
- Сведения о трудовой деятельности фиксируются в течение пяти полных рабочих дней с момента начала работы.
- Работник имеет право отказаться от ЭТК – в этом случае оформляется бумажная книжка.
Переход на электронные трудовые книжки: что изменилось?
Электронный формат устраняет риск потери документов, упрощает обмен информацией между работодателем, Пенсионным фондом и Фондом социального страхования. По данным Социального фонда России, к концу 2025 года ЭТК использовали более 24 млн граждан, а к 2026 году эта цифра превысила 30 млн.
Для иностранных работников переход на ЭТК имеет дополнительные преимущества:
- Сведения о стаже автоматически учитываются при расчёте пенсионных прав, независимо от страны происхождения.
- Отсутствие необходимости хранить бумажные документы в личных делах.
- Упрощённый доступ к выпискам через портал Госуслуги (при наличии подтверждённого аккаунта).
Особенности оформления ЭТК для иностранных граждан
Вопросы, связанные с трудовыми книжками иностранцев, регулируются одновременно Трудовым кодексом РФ и миграционным законодательством (Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в РФ»). Ниже перечислены основные нюансы.
Какие документы предъявляет иностранец?
- Паспорт иностранного гражданина (или удостоверение беженца, лиц без гражданства).
- Вид на жительство, миграционная карта или разрешение на работу (если требуется).
- Трудовой договор (в электронном или бумажном виде).
- Справка о регистрации по месту пребывания (для граждан стран СНГ).
Можно ли использовать трудовую книжку иностранного образца?
Согласно разъяснению Минтруда России от № 16‑3/10/В‑5324, трудовые книжки, выданные до года в иностранных государствах, не подлежат дальнейшему использованию в РФ. Приём на работу иностранца, у которого есть такая книжка, требует:
- Оценки её юридической силы (обычно – отказ).
- Оформления новой записи в ЭТК с момента начала работы в России.
Считается ли иностранец «первым» работником?
Если иностранец ранее не трудоустраивался в РФ и не имеет трудовой книжки советского образца, он считается первым работником. В этом случае работодатель обязан:
- Создать в системе ЭТК запись о трудовой деятельности.
- Указать все сведения, требуемые статьёй 66.1 ТК РФ (дата начала работы, должность, основание для приёма и т.д.).
Пошаговый алгоритм оформления электронной трудовой книжки иностранному работнику
Ниже представлена типовая процедура, которую может использовать любой кадровый специалист.
- Проверка документов.
Убедитесь, что у работника есть действительный паспорт, миграционная карта/вид на жительство и разрешение на работу (если требуется). - Регистрация в системе «Трудовой стаж».
Через Госуслуги или через интегрированную в 1С:ЗУП/1С:ЗАРП модульную форму создайте профиль сотрудника. - Оформление трудового договора.
Договор должен содержать все реквизиты, предусмотренные ст. 67 ТК РФ, а также указание на использование ЭТК. - Ввод данных в ЭТК.
В системе указываются:- Дата начала работы;
- Должность и код ОКЗ;
- Основание приёма (разрешение на работу, миграционная карта и т.п.);
- Ставка, график работы, условия труда.
После ввода данных система автоматически отправляет сведения в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования.
- Уведомление работника.
По требованию работника предоставьте выписку из ЭТК (можно распечатать через портал Госуслуги или отправить в электронном виде). - Обновление данных при изменениях;
При переводе, повышении, увольнении вносите соответствующие записи в течение 5 рабочих дней.
Важно: если иностранец отказывается от ЭТК (письменное заявление), работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку установленного образца.
Учёт стажа и миграционный учёт
ЭТК тесно связана с системой СЗВ‑ТД (Страховые взносы в территориальном фонде). При оформлении иностранного работника необходимо:
- Внести сведения о миграционном статусе в Справочник миграционных данных (в 1С:ЗУП – модуль «Миграция»).
- Указать в СЗВ‑ТД код «Иностранный гражданин» и указать страну гражданства.
- Обеспечить своевременную уплату страховых взносов, так как они влияют на будущие пенсионные права.
Стаж, зафиксированный в ЭТК, учитывается при расчёте пенсии независимо от того, где работник находился до переезда в РФ, при условии наличия официальных трудовых договоров.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли иностранному гражданину иметь бумажную трудовую книжку?
Нет. С 2026 года все новые сотрудники, включая иностранных, оформляются в электронном виде. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника.
Можно ли перенести записи из иностранной трудовой книжки в ЭТК?
Записи из трудовых книжек, выданных до года в иностранных государствах, не признаются в РФ. Приём на работу требует создания новой записи в ЭТК, а прежний стаж учитывается только через официальные трудовые договоры, оформленные в России.
Как получить выписку из ЭТК?
Работник может запросить выписку через личный кабинет на портале Госуслуги или получить её у работодателя (печать или электронный файл PDF).
Что делать, если иностранец уехал из России, но хочет сохранить стаж?
ЭТК сохраняет все записи независимо от места нахождения работника. При повторном трудоустройстве в РФ прежний стаж будет автоматически учтён, если работник предоставит свой ИНН и номер ЭТК.
Какие штрафы грозят работодателю за несоблюдение правил?
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения трудовых книжек (в т.ч. отказ от ЭТК) предусмотрена административная ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц.
Электронные трудовые книжки стали обязательным инструментом учёта трудовой деятельности в России, и их использование распространяется на всех работников, включая иностранных граждан. Основные моменты, которые следует помнить работодателям:
- Трудовая книжка иностранного образца, выданная до 2004 года, не признаётся в РФ – необходимо оформить запись в ЭТК.
- Для всех новых работников, в т.ч. без гражданства, сведения фиксируются в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ.
- Процесс оформления ЭТК полностью автоматизирован в современных системах 1С, SAP и через портал Госуслуги.
- Своевременный ввод данных и корректный миграционный учёт позволяют избежать штрафов и обеспечить правильный расчёт пенсионных прав.
Соблюдая указанные правила, работодатели гарантируют законность трудовых отношений, а иностранные сотрудники получают надёжный и удобный способ контроля своего трудового стажа.
Дата актуализации: 21 мая 2026 года. Информация собрана из официальных разъяснений Минтруда РФ, Федерального закона № 439‑ФЗ, а также публикаций правовых порталов «Гарант», «КонсультантПлюс» и практических рекомендаций кадровых специалистов.