С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму ЕФС‑1․ Ниже представлена пошаговая инструкция для работодателей, которая охватывает все этапы: от подготовки документов до проверки корректности данных․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это не отдельный цифровой документ, а набор сведений о трудовой деятельности работника, хранящийся в информационной системе ПФР․ Формально в законе нет термина «электронная трудовая книжка», однако в практике он используется для обозначения электронных записей, которые заменяют бумажную трудовую книжку․
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 123‑ФЗ «О введении электронных трудовых книжек»․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, п․ 35 Порядка ведения трудовых книжек)․
- Приказ Минтруда России от № … «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения»․
- Приказ ПФР от № … «О порядке передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․
Какие документы нужны для заполнения ЕФС‑1?
- Паспорт – Ф․И․О․, дата рождения, серия и номер․
- СНИЛС – обязательный идентификатор в системе ПФР․
- ИНН (при наличии) – используется для налоговых целей․
- Заявление работника о приёме (или увольнении) с указанием даты и номера регистрации․
- Трудовой договор (или приказ о приёме/увольнении)․
Порядок заполнения формы ЕФС‑1
Открытие формы в системе
В большинстве компаний используется 1С:ЗУП, Контур․Экстерн или специализированный модуль ПФР․ Для начала откройте форму ЕФС‑1 в выбранной системе․
Заполнение обязательных полей
- Раздел «Сведения о работнике»:
- Фамилия, имя, отчество․
- Дата рождения (в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
- СНИЛС (поле «СНИЛС»)․
- ИНН (если указан в документе)․
- Раздел «Трудовой договор / Приказ»:
- Дата заключения договора․
- Номер договора (или приказа)․
- Должность, штатное расписание․
- Трудовой график (полный/неполный день)․
- Раздел «Сведения о приёме на работу»:
- Дата начала работы․
- Основание приёма (трудовой договор, контракт и т․п․)․
- Ссылка на заявление работника (номер и дата)․
- Раздел «Сведения об увольнении» (если оформляется увольнение):
- Дата увольнения․
- Основание увольнения (по инициативе работника/работодателя, сокращение и т․д․)․
- Номер и дата приказа об увольнении․
Добавление записей о стаже
Для каждой смены места работы в течение трудовой деятельности необходимо ввести отдельную запись:
- Дата начала и окончания работы в организации․
- Наименование организации, ИНН, ОКПО․
- Должность и разряд (если применимо)․
- Количественный показатель отработанного времени (в днях/месяцах)․
Сохранение и передача данных
После заполнения всех полей нажмите кнопку «Сохранить», затем «Отправить в ПФР»․ Система сформирует электронный пакет и передаст его в ПФР через защищённый канал․
Проверка корректности персональных данных
Это обязательный этап, который помогает избежать ошибок, влияющих на начисление пенсии и подтверждение стажа․
- Сравните все введённые данные с оригиналами документов (паспорт, СНИЛС, ИНН)․
- Убедитесь, что в полях нет опечаток, лишних пробелов и неверного формата даты․
- Проверьте соответствие номера заявления работника (дата и регистрационный номер) с записью в системе․
- В случае обнаружения ошибки – исправьте её и повторно отправьте форму․
Оформление приёма на работу
- Получите от работника подписанное заявление о приёме․
- Заключите трудовой договор и оформите приказ о приёме․
- Внесите сведения в раздел «Сведения о приёме» формы ЕФС‑1;
- Отправьте форму в ПФР в течение 5 рабочих дней с даты начала работы․
Оформление при увольнении
- Подготовьте приказ об увольнении и подпишите заявление работника (если требуется)․
- Заполните раздел «Сведения об увольнении» в ЕФС‑1․
- Укажите дату последнего рабочего дня и основание увольнения․
- Отправьте форму в ПФР в течение 5 рабочих дней после увольнения․
Особенности работы в популярных системах
1С:ЗУП (2025 год)
- В модуле «Отчётность» выбираем «ЕФС‑1 – Трудовая книжка»․
- Для каждого сотрудника система автоматически подгружает паспортные данные из справочника «Сотрудники»․
- После заполнения нажимаем «Проверить», система укажет возможные несоответствия․
- Экспорт в XML‑формате и отправка через интеграцию с ПФР․
Контур․Экстерн
- В личном кабинете выбираем «Отчётность → ЕФС‑1»․
- Заполняем форму вручную или импортируем данные из Excel‑шаблона․
- Система автоматически проверяет СНИЛС и ИНН через сервисы ФНС и ПФР․
- Отправка происходит по кнопке «Отправить в ПФР», подтверждение получаем в виде PDF‑отчёта․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку?
Да․ По статье 66 ТК РФ работник обязан вести трудовую книжку в бумажном виде, если он её имеет․ Электронные сведения дополняют, но не заменяют бумажный документ․
Что делать, если работник уже имеет ЭТК у предыдущего работодателя?
Процедура идентична: вносим сведения о приёме в ЕФС‑1, указав, что у работника уже есть электронные записи․ ПФР объединит данные․
Какой штраф грозит работодателю за непредставление сведений?
Согласно статье 5․27 КоАП РФ, за нарушение порядка формирования и передачи сведений о трудовой деятельности предусмотрен штраф от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц․
Можно ли редактировать уже отправленные записи?
Да, но только в случае обнаружения ошибки․ Подаётся корректирующая форма ЕФС‑1‑К (коррекция) в течение 30 дней с момента обнаружения․
Электронная трудовая книжка упрощает ведение кадрового учёта, ускоряет передачу данных в ПФР и снижает риск потери бумаг․ Главное – строго соблюдать порядок заполнения формы ЕФС‑1, проверять персональные данные и своевременно отправлять сведения в ПФР․ При правильном подходе процесс занимает не более 10–15 минут на одного сотрудника․
Помните: проверка данных – ваш последний шанс избежать штрафов и проблем с пенсионным стажем!