Сегодня 02:17:31 () актуальность вопроса оформления электронных трудовых книжек (ЭТК) для работников, совмещающих несколько трудовых договоров, остаётся высокой. В статье рассмотрены нормативные основания, порядок уведомления, особенности оформления и практических рекомендаций для работодателей и совместителей.

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ (ред. от ) «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Закон ввёл возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде и установил обязанность работодателя формировать ЭТК для каждого работника, включая совместителей.
• Приказ Роструда от № 253 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства». В пункте 1 указано, что электронная трудовая книжка – основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, формируемая работодателем на каждого работника (включая совместителей и дистанционных работников) в электронной форме с .
• Пункт 4 части 1 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ обязывает работодателя уведомить каждого работника в письменной форме не позднее 30 июня 2020 года о:
  • изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • праве работника выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) путем подачи соответствующего заявления.

Важно: в указанных нормах не сделано никаких исключений для совместителей. Следовательно, уведомление и право выбора распространяются на внутренних и внешних совместителей в полном объёме.

Оформление трудовых отношений со совместителем

1. При приёме на работу оформляется отдельный трудовой договор с обязательным указанием факта совместительства и режима труда (ст. 57, 282 ТК РФ).
2. Издаётся приказ о приёме на работу (ст. 57 ТК РФ).
3. Трудовая книжка по основному месту работы ведётся у основного работодателя; у совместителя ведётся электронная трудовая книжка на основании данных, предоставляемых работодателем‑совместителем.
4. Сотрудник предоставляет работодателю форму СТД‑Р (выписку из электронной версии трудовой книжки). Сведения из этой формы заносятся в учётную систему работодателя и используются для начисления больничных, расчёта стажа и других выплат.

Отчёт по совместителям заполняется точно так же, как и по обычным сотрудникам – никаких отличий в порядке заполнения не предусмотрено.

Порядок уведомления совместителей о переходе на ЭТК

Согласно пункту 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, работодатель обязан:

• Оповестить каждого работника (в т.ч. внешних совместителей) в письменной форме не позднее 30 июня 2020 года о изменениях в трудовом законодательстве, связанных с электронным учётом трудовой деятельности.
• Сообщить о праве работника подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
• При получении заявления о сохранении бумажной трудовой книжки – обеспечить её ведение в соответствии с действующими требованиями.
• При выборе электронного варианта – формировать и вести ЭТК, передавая сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему прямого электронного взаимодействия.

Исключений для внешних совместителей (у которых трудовая книжка хранится по основному месту работы) в данном пункте нет. Поэтому уведомление направляется и им, а электронные данные формируются на основании сведений, получаемых от работодателя‑совместителя.

Практические рекомендации для работодателей

1. Сформировать список всех сотрудников, включая внутренних и внешних совместителей, и подготовить индивидуальные уведомления.
2. Использовать шаблон уведомления, содержащий:
   • ссылку на соответствующие нормативные акты (ФЗ № 439‑ФЗ, Приказ Роструда № 253);
   • описание изменений в порядке ведения трудовой книжки;
   • инструкцию по подаче заявления о выборе способа ведения (бумажная/электронная);
   • сроки подачи заявления (не позднее 30 июня 2020 года).
3. Обеспечить подтверждение получения уведомления (подпись сотрудника, электронная подтверждающая запись или иной способ фиксации).
4. При получении заявления о сохранении бумажной книжки – внести соответствующую отметку в личную карточку сотрудника и обеспечить ведение бумажного документа.
5. При выборе электронного варианта:
   • запросить форму СТД‑Р у сотрудника;
   • внести полученные сведения в учётную систему (1С:ЗУП, SAP и т.п.);
   • настроить автоматическую передачу данных в ПФР через ЕГИСЗ или иной approved канал;
   • проводить периодическую сверку данных с ПФР (не реже одного раза в квартал).
6. Обучить кадровую службу и бухгалтерию особенностям учёта совместителей в электронном виде (особенно расчёт больничных, отпусков и стажа при нескольких местах работы).
7. Вести журнал уведомлений и заявлений для возможной проверки трудовой инспекцией.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять внешнего совместителя, если его трудовая книжка хранится у основного работодателя?

Да. Уведомление направляется всем работникам без исключения, включая внешних совместителей. Электронные сведения формируются на основании формы СТД‑Р, предоставляемой работодателем‑совместителем.

Может ли совместитель одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. Закон допускает только один способ ведения трудовой книжки на каждого работника. Выбор делается один раз и фиксируется заявлением.

Как правильно рассчитывать стаж у совместителя, если он работает в нескольких организациях?

Стаж суммируется по всем местам работы на основании данных, внесённых в электронные трудовые книжки каждого работодателя. ПФР осуществляет агрегирование сведений при назначении пенсии.

Какие санкции грозят работодателю за непредоставление уведомления?

Нарушение требований по информированию сотрудников о изменениях в трудовом законодательстве может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций).

Переход на электронные трудовые книжки охватывает всех работников, включая совместителей. Нормативные акты не делают исключений для данной категории сотрудников, поэтому работодатель обязан:

• уведомить каждого совместителя о изменениях в законодательстве и праве выбора способа ведения трудовой книжки;
• принять и оформить заявление о выборе (бумажная/электронная);
• при выборе электронного варианта – получить форму СТД‑Р, внести сведения в учётную систему и обеспечить их передачу в ПФР;
• вести учёт стажа и выплат, учитывая данные всех мест работы совместителя.

Соблюдение указанных требований не только minimизирует риски административных штрафов, но и обеспечивает прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности сотрудников, работающих по совместительству.