Переход на электронный документооборот в сфере кадрового учета затронул всех работников, включая тех, кто работает по совместительству. Вопрос ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) для совместителей часто вызывает путаницу, так как здесь пересекаются правила основного места работы и дополнительного заработка. В данной статье мы подробно разберем все нюансы.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это цифровая запись о трудовой деятельности работника, которая хранится в информационных системах Социального фонда России (СФР). Она заменяет собой традиционный бумажный бланк, хотя право выбора формата (бумажный или электронный) в большинстве случаев остается за работником.
Особенности ведения ЭТК для совместителей
Главное правило, которое необходимо помнить кадровику и бухгалтеру: трудовая книжка (как бумажная, так и электронная) ведется только по основному месту работы.
Где фиксируется стаж совместителя?
Поскольку совместитель работает в организации дополнительно, сведения о его трудовой деятельности в этой организации не вносятся в его бумажную трудовую книжку, которая хранится у основного работодателя. Вместо этого:
- Работодатель по совместительству подает сведения о приеме, переводе или увольнении сотрудника в СФР.
- Эти данные автоматически попадают в электронный реестр (ЭТК) работника.
- Таким образом, даже если работник отказался от перехода на ЭТК по основному месту работы, сведения о его совместительстве всё равно будут аккумулироваться в электронном виде.
Нужно ли заводить отдельную ЭТК для совместителя?
Нет, отдельная трудовая книжка (ни бумажная, ни электронная) для совместителя не заводится; Существует единый электронный профиль гражданина, в котором отражаются все периоды работы, независимо от того, были они основными или по совместительству.
Порядок действий работодателя при приеме совместителя
При оформлении сотрудника по совместительству работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:
- Подача сведений в СФР: Работодатель обязан направить форму ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
- Учет данных: В отчете указывается соответствующий код, подтверждающий, что сотрудник является совместителем.
Сравнение: Основное место работы vs Совместительство
| Признак | Основное место работы | Совместительство |
|---|---|---|
| Хранение бумажной ТК | У основного работодателя | Не предусмотрено |
| Ведение ЭТК | По выбору работника (или принудительно при первом трудоустройстве после 2021 г.) | Обязательно в электронном виде через СФР |
| Отражение стажа | В ТК и в системе СФР | Только в системе СФР |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если совместитель просит внести запись в бумажную трудовую книжку?
Работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в бумажную трудовую книжку сотрудника. Это прямое нарушение правил ведения трудовых книжек. Все сведения передаются исключительно в электронном виде в СФР.
Как совместитель может проверить свой стаж?
Сотрудник может получить выписку из ЭТК несколькими способами:
- Через портал Госуслуги (срок получения — несколько минут).
- Обратившись в любой клиентский отдел Социального фонда России (СФР).
- Подав запрос через работодателя (основного или по совместительству).
Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек для совместителей?
Поскольку бумажные трудовые книжки совместителей в организации не хранятся, заносить их в книгу учета движения трудовых книжек не нужно. Однако общие требования к ведению таких книг (если в организации есть основные сотрудники) остаются прежними, они ведутся на бумажном носителе.
Ведение электронных трудовых книжек для совместителей значительно упрощает кадровый учет. Работодателю больше не нужно беспокоиться о физическом хранении документов совместителей — достаточно своевременно и корректно подавать отчетность в СФР. Для работника же это означает прозрачность стажа и возможность в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности через цифровые сервисы.