В 2021 году в России был введён новый формат трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой архив, хранящийся в Социальном фонде России, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: ФИО, СНИЛС, дата рождения, даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т.д. С момента введения ЭТК работодатели получили возможность не только вести записи в электронном виде, но и полностью управлять доступом к этим данным.

Ключевые особенности электронных трудовых книжек

• Хранение в централизованном реестре Социального фонда;
• Постоянный доступ сотрудника и работодателя к актуальной информации;
• Наличие цифровой подписи и шифрования данных;
• Автоматическое обновление при изменении статуса сотрудника (присоединение, увольнение, перевод);
• Возможность проверки в реальном времени, передает ли работодатель сведения в Фонд.

Как работает доступ работодателя к ЭТК?

Работодатели получают доступ к системе через портал «Электронная трудовая книжка», который доступен только после регистрации и подтверждения прав доступа. После авторизации сотрудник видит раздел «Моя трудовая книжка», где перечислены все записи, а работодатель – раздел «Управление сотрудниками», где он может:

1. Добавлять новые записи (начало работы, перевод, повышение и т.д.);
2. Редактировать существующие записи (корректировка дат, должностей);
3. Удалять записи в случае ошибок (с согласия сотрудника);
4. Проверять статус записи (подтверждена ли она Фондом);
5. Получать уведомления о необходимости обновления данных.

Требования к работодателю

Для работы с ЭТК работодателю необходимо:

• Зарегистрировать юридическое лицо в системе Фонда;
• Получить электронную подпись (ЕП) и сертификат доверенности;
• Обеспечить наличие квалифицированного специалиста по кадрам, который будет вести электронные записи;
• Обучить персонал работе с порталом и соблюдать требования конфиденциальности.

Преимущества для работодателя

• Экономия времени и ресурсов – автоматизация учета устраняет необходимость в бумажных копиях и ручном пересчёте сроков трудового стажа.
• Уменьшение ошибок – цифровая подпись и автоматические проверки данных снижают риск ошибок в учёте.
• Доступ к актуальной информации – любой сотрудник может в любой момент проверить, какие записи уже зафиксированы.
• Соблюдение законодательства – система автоматически обновляет данные в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
• Упрощённая проверка – при проверке работодателя налоговыми и контролирующими органами можно быстро предоставить доступ к электронным данным.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

С 2021 года при приёме на работу работодатели обязаны оформлять только электронные трудовые книжки. Для подтверждения наличия ЭТК сотрудника можно:

1. Запросить у сотрудника ссылку на его личный кабинет в портале Фонда;
2. Попросить скриншот страницы «Моя трудовая книжка»;
3. Проверить наличие цифровой подписи и актуальных записей через собственный доступ к системе.

Пошаговое руководство по проверке

1. Авторизуйтесь в портале «Электронная трудовая книжка»;
2. Выберите сотрудника из списка;
3. Перейдите в раздел «История записей»;
4. Проверьте наличие всех необходимых записей (начало работы, переводы, увольнения);
5. Сохраните копию отчёта для внутреннего контроля.

Региональные особенности

В разных регионах России существуют свои особенности внедрения ЭТК. Например:

• В Вологодской области более 530 тысяч электронных трудовых книжек ведёт ОСФР;
• В Москве с 2020 года более 24 млн работников уже переведены на электронный формат;
• В Санкт-Петербурге более 67 % работающих перешли на ЭТК.

Проблемы и ограничения

Несмотря на все преимущества, внедрение ЭТК сопровождается некоторыми трудностями:

• Не все работодатели готовы к цифровой трансформации из‑за нехватки квалифицированного персонала;
• В некоторых случаях требуется вести бумажный вариант, например, при работе с иностранными гражданами;
• Проблемы с доступом к системе в случае технических сбоев;
• Необходимость постоянного обновления сертификатов и подписей.

Электронная трудовая книжка – это современное решение, которое упрощает управление кадровыми данными, повышает прозрачность и снижает риск ошибок. Для работодателя доступ к ЭТК открывает новые возможности: автоматизация учёта, быстрая проверка статуса сотрудника и соблюдение требований законодательства. При этом важно обеспечить правильную настройку системы, обучение персонала и соблюдение требований к безопасности данных.

Если вы ещё не внедрили электронную трудовую книжку, настоятельно рекомендуем начать процесс регистрации в портале Фонда и подготовить квалифицированного специалиста по кадрам. Это позволит вам не только соответствовать требованиям закона, но и значительно повысить эффективность работы с персоналом.