С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это кардинальное изменение в кадровом и бухгалтерском учёте требует от работодателей и бухгалтеров пересмотра всех процедур, связанных с оформлением, ведением и хранением трудовых документов. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформлять трудовые книжки — как бумажные, так и электронные, в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются:

• Дата приёма на работу и увольнения;
• Переводы на другие должности;
• Награды и поощрения;
• Основания для прекращения трудового договора.

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2026 года бумажные трудовые книжки перестали быть обязательными для новых сотрудников. Однако для работников, принятых до 2020 года, бумажные книжки остаются действительными до их полного заполнения или до добровольного перехода на ЭТК.

Оформление бумажной трудовой книжки: пошаговая инструкция

Если сотрудник принят на работу до 2020 года и продолжает работать с бумажной трудовой книжкой, бухгалтер и кадровик обязаны соблюдать строгие правила её заполнения.

Первичное оформление при приёме на работу

1. Проверка документа — убедитесь, что трудовая книжка не повреждена, не имеет подделок, все записи сделаны легитимно.
2. Заполнение ьного листа — вносите данные сотрудника (ФИО, дата рождения, образование, профессия) в соответствии с паспортом.
3. Внесение записи о приёме — в раздел «Работа» указывается:
   • Дата приёма (по приказу);
   • Наименование подразделения;
   • Должность;
   • Основание (номер и дата приказа).
4. Заверение записи, подпись ответственного лица (кадровика или руководителя), печать организации (если есть), штамп «Зарегистрировано».

Внесение последующих записей

При каждом изменении в трудовой деятельности сотрудника (перевод, повышение, увольнение) необходимо:

• Составить приказ (форма № Т-1 или Т-1а);
• Сделать запись в трудовой книжке в течение 5 рабочих дней с даты события;
• Указать номер и дату приказа;
• Использовать только официальные формулировки (например: «принят на должность», «уволен по собственному желанию»);
• Не допускать исправлений — если ошибка допущена, запись аннулируется, и делается новая с указанием «Запись аннулирована».

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении:

• Вноситься последняя запись с указанием причины увольнения (статья ТК РФ);
• Выдаётся сотруднику под роспись в журнале учёта трудовых книжек;
• При необходимости выдаётся справка о заработной плате и стаже (по запросу).

Электронные трудовые книжки (ЭТК): как оформить в 2026 году

С 2026 года все новые сотрудники оформляются исключительно на электронные трудовые книжки. Процедура оформления следующая:

Получение согласия сотрудника

Даже если сотрудник не подавал заявление, работодатель обязан:

• Уведомить его о переходе на ЭТК не позднее 31 декабря 2025 года;
• Предоставить информацию о преимуществах и рисках;
• Получить письменное согласие на ведение ЭТК — форма утверждена Приказом Минтруда № 584н.

Регистрация в системе

Бухгалтер или кадровик должен:

1. Зарегистрировать организацию в системе Электронной трудовой книжки на портале https://es.pfrf.ru;
2. Получить электронную подпись (ЭЦП) для доступа к системе;
3. Подключить бухгалтерскую программу (1С, Контур, Тинькофф и др.) к системе ПФР.

Внесение данных в ЭТК

После приёма сотрудника на работу:

• В бухгалтерской программе создаётся запись о приёме (в соответствии с приказом);
• Система автоматически передаёт данные в ПФР в течение одного рабочего дня;
• Сотрудник может отслеживать свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или ПФР.

Перевод с бумажной книжки на ЭТК

Если сотрудник хочет перевести свой трудовой стаж с бумажной книжки на ЭТК:

• Он подаёт заявление в кадровую службу;
• Кадровик сканирует все страницы бумажной книжки;
• Данные вносятся в ЭТК вручную или через специальный импорт;
• Бумажная книжка возвращается сотруднику с отметкой «Данные перенесены в ЭТК».

Ведение учёта трудовых книжек и вкладышей

Каждый работодатель обязан вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2). В неё заносятся:

• Дата получения книжки от сотрудника;
• Дата внесения записи;
• Дата выдачи книжки;
• ФИО сотрудника;
• Подпись получившего.

Книга хранится в архиве организации не менее 75 лет. Ведётся она в электронном или бумажном виде, но обязательно с нумерацией страниц и печатью.

Частые ошибки в бухгалтерии и как их избежать

• Опоздание с записью — более 5 дней после события → штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Неправильные формулировки — например, «уволен по инициативе работодателя» вместо «по п. 5 ст. 81 ТК РФ».
• Отсутствие подписи и печати, запись считается недействительной.
• Исправления карандашом или корректором — запрещены. Только аннулирование и новая запись.
• Не передача данных в ПФР — при ЭТК это критично. Пропуск срока → штраф и обязательство восстановить стаж вручную.

Рекомендации для бухгалтеров в 2026 году

1. Обучите персонал — проведите инструктаж по работе с ЭТК и бумажными книжками.
2. Обновите бухгалтерское ПО — убедитесь, что ваша программа (1С, Тинькофф, Контур) поддерживает ЭТК и автоматически передаёт данные в ПФР.
3. Создайте внутренний регламент, документ, описывающий порядок работы с трудовыми книжками в вашей компании.
4. Проведите аудит — проверьте все трудовые книжки на соответствие требованиям до 30 июня 2026 года.
5. Сохраняйте электронные копии, даже если сотрудник работает с бумажной книжкой, сделайте сканы всех страниц для архива.

Оформление трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового и бухгалтерского учёта, напрямую влияющий на права работников на пенсию, компенсации и социальные гарантии. С 2026 года переход на электронные трудовые книжки стал обязательным для всех новых сотрудников, а бумажные книжки остаются актуальными только для тех, кто работал до 2020 года.

Бухгалтер должен быть не просто «заполняющим бумаги», а ответственным хранителем трудовой истории каждого работника. Соблюдение всех правил, своевременность и точность — залог законности и доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Не откладывайте подготовку к новым требованиям — уже сегодня проверьте, как ваша организация работает с трудовыми книжками, и начните переход на ЭТК, если ещё не сделали этого.

Важно помнить: Правильное оформление трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и гарантия будущего для каждого работника.