Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современный цифровой аналог традиционной бумажной формы, в которой фиксируется вся информация о трудовой деятельности работника. С 1 января 2020 г. их ведение перешло в электронный формат, а теперь вопрос «где будут вестись электронные трудовые книжки» стал актуален для работодателей, сотрудников и государственных органов.

Основные органы, отвечающие за ведение ЭТК

Ведение электронных трудовых книжек осуществляется несколькими ключевыми инстанциями:

• Пенсионный фонд России (ПФР) – формирует и хранит сведения о трудовой деятельности на основе данных, предоставляемых работодателями.
• Социальный фонд России (СФР) – является основной базой данных, где хранятся сведения о местах работы, периодах занятости и других важных параметрах.
• Министерство труда и социальной защиты РФ – разрабатывает нормативные акты, устанавливает порядок заполнения и ведения ЭТК.
• Региональные департаменты труда и соцзащиты (например, в Москве, Новосибирской области, Кабардино-Балкарской Республике) – реализуют локальные особенности ведения электронных книжек.
• Госуслуги – предоставляют возможность работникам получать выписки, подписывать их электронной подписью и использовать документ в любой инстанции.

Как формируется электронная трудовая книжка

Процесс формирования ЭТК описан в нескольких нормативных актах, среди которых:

1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
2. Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590, устанавливающее новые сроки представления сведений в ПФР.
3. Руководства Министерства труда и соцзащиты и СФР по порядку внесения данных.

В результате:

• Работодатель в течение установленного срока (обычно в течение 10 рабочих дней) передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР.
• ПФР и СФР совместно формируют запись в электронной книжке, которая автоматически попадает в личный кабинет работника на портале Госуслуги.
• Работник получает доступ к выписке, может подписать её электронной подписью и распечатать при необходимости.

Где именно хранятся сведения

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде хранятся в следующих системах:

• База данных СФР – центральный репозиторий, где находятся сведения обо всех работниках, их местах работы, периодах и условиях занятости.
• Информационная система ПФР – используется для формирования отчетности и последующего формирования ЭТК.
• Личный кабинет на портале Госуслуги – доступен работнику для просмотра, выгрузки и подписания выписки.

Преимущества использования ЭТК

Переход на электронный формат дает ряд преимуществ:

• Моментальный доступ к информации о своей трудовой деятельности – выписка формируеться за считанные минуты.
• Экономия времени – нет необходимости ходить в отдел кадров или в ПФР за бумажным документом.
• Надежность – электронный документ имеет юридическую силу, его можно использовать в любой инстанции, включая суды и пенсионные органы.
• Электронная подпись – позволяет официально подтверждать факт получения выписки.
• Постоянный контроль – работник может в любой момент проверить корректность внесенных данных.

Как получить электронную трудовые книжку в 2024‑2025 годах

Для получения ЭТК необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Зайти на портал Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru) и войти в личный кабинет.
2. Найти раздел «Электронные документы» → «Трудовая книжка».
3. Получить выписку, проверить данные и при необходимости подписать её электронной подписью.
4. При желании распечатать выписку или отправить её в PDF‑формате в другие органы.

По данным РБК, уже более 24 млн работников используют электронные трудовые книжки, а процесс их распространения продолжается.

Что важно помнить работодателям

Для правильного формирования и передачи данных в ПФР и СФР работодателям следует соблюдать:

• Сроки подачи сведений – не позднее 10 рабочих дней с даты окончания отчетного периода.
• Точность данных – все сведения должны соответствовать оригиналам трудового договора и приказов.
• Использование официальных каналов передачи – электронный документооборот через личный кабинет ПФР или через интеграционные решения, одобренные Министерством труда.
• Сохранение подтверждения передачи – копия подтверждения отправки должна быть сохранена в течение минимум 3 лет.

Перспективы развития

Согласно прогнозам, к 2026 году почти все работники России будут иметь полностью цифровой трудовой договор, а процесс ведения ЭТК будет полностью автоматизирован. Планируется:

• Интеграция с системами HR‑маркета для автоматического обновления данных.
• Расширение функционала – возможность добавлять сведения о профессиональном обучении, сертификатах и иных достижениях.
• Упрощение доступа для граждан, находящихся за границей, через мобильные приложения.

Электронные трудовые книжки – это современный, удобный и юридически значимый инструмент, который хранится в центральных государственных базах данных: ПФР, СФР, а также в личном кабинете на Госуслуги. Переход на электронный формат упрощает жизнь как работодателям, так и сотрудникам, обеспечивая быстрый доступ к информации, возможность подписывать документы электронной подписью и использовать выписку в любой официальной инстанции.

Если вы хотите подробнее узнать о порядке формирования ЭТК в вашем регионе, рекомендуем посетить официальные сайты:

• Министерство труда и социальной защиты РФ – https://mintrud.gov.ru
• Пенсионный фонд России – https://www.pfr.ru
• Социальный фонд России – https://www.sfr.gov.ru
• Портал Госуслуги – https://www.gosuslugi.ru

Таким образом, ответ на вопрос «где будут вестись электронные трудовые книжки» очевиден: они формируются и хранятся в национальных информационных системах, а доступ к ним обеспечивается через портал Госуслуги.