С 2026 года в России работодатели обязаны вести учёт трудовых отношений в электронном виде. Электронные трудовые книжки (ЭТК) заменяют традиционные бумажные формы, однако требования к отчётности остаются строгими. В этой статье подробно разберём, какие формы использовать, какие сроки соблюдать и как оформить процесс в популярных программах, например, 1С.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: приём, перевод, увольнение, изменения условий труда и т.д. Ведение ЭТК осуществляется в системе ПФР, а работодатель обязан регулярно подавать в ПФР отчётность по форме СЗВ‑ТД.
Ключевые обязанности работодателя
- Обеспечить переход сотрудников на электронный формат.
- Сформировать и направить в ПФР отчёт СЗВ‑ТД (раздел 1.1).
- По запросу работников выдавать выписку из ЭТК.
- При увольнении или изменении условий трудовых отношений оформить соответствующие документы.
Как оформить переход на электронную трудвую книжку?
Переход на ЭТК оформляется в кадрах следующим образом:
- Внести отметку о переходе в кадровые документы (приём, перевод, увольнение).
- Сформировать в программе 1С документ «Заполнение сотрудников, для которых установлен флаг «Отразить в трудовой книжке»».
- Сгенерировать отчёт СЗВ‑ТД и отправить его в ПФР.
Важно помнить, что обратный переход с ЭТК на бумажную форму запрещён (постановление Минтруда от № 142/ООГ‑18054). Поэтому, если сотрудник согласен, необходимо правильно оформить документы в 1С и отправить отчёт.
Какие формы отчётности используются?
Для сдачи отчёта в ПФР применяются следующие формы:
- СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности, подаются в электронном виде.
- СТД‑Р – форма выписки, которая выдаётся работникам при их запросе или при увольнении.
Эти формы можно подготовить и отправить через сервисы Контур, Контур.Экстерн, а также через функции 1С.
Как подготовить отчёт в 1С?
В 1С есть готовый набор конфигураций, которые упрощают процесс:
- Открыть раздел СФР → Трудовые книжки (ЭТК).
- Перейти в список мероприятий и выбрать «Отправить отчёт СЗВ‑ТД».
- Проверить, чтобы у всех сотрудников, прошедших приём, перевод или увольнение, был установлен флаг «Отразить в трудовой книжке».
- Заполнить документ «Электронная трудовая книжка» – система автоматически сформирует необходимые строки отчёта.
- Отправить сформированный файл в ПФР (формат XML).
После отправки отчёта система выдаст подтверждение о приёме, а в личном кабинете ПФР можно будет просмотреть статус отправки.
Сроки представления отчёта
Отчёт по форме СЗВ‑ТД необходимо подавать ежегодно. По информации от консультантов Плюс, если в течение года не было изменений, отчёт следует представить в феврале 2021 года (для 2020 года). Для 2026 года аналогичный срок – февраль 2027 года. Однако точные даты могут отличаться, поэтому рекомендуется следить за официальными сообщениями ПФР.
Как оформить выписку для сотрудника?
По запросу работника или при его увольнении необходимо выдать выписку из ЭТК. Форма выписки – СТД‑Р. В ней указываются:
- Дата приёма на работу.
- Должность и подразделение.
- Сведения о переводах и изменениях условий.
- Дата увольнения (если применимо).
Эту выписку можно сформировать в 1С через кнопку «Получить выписку» в документе «Электронная трудовая книжка». После формирования её можно отправить сотруднику в электронном виде или распечатать.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный флаг «Отразить в трудовой книжке». Убедитесь, что у всех сотрудников, прошедших кадровые изменения, флаг установлен.
- Отправка отчёта в неверном формате; Проверяйте, что файл имеет расширение XML и соответствует требованиям ПФР.
- Пропуск срока подачи. Устанавливайте напоминания в календаре и проверяйте статус отправки в личном кабинете ПФР.
- Недостаточная документация. Храните копии всех сформированных отчётов и подтверждений отправки минимум 5 лет.
Электронные трудовые книжки – современный и удобный способ учёта трудовых отношений. Главное условие успешного использования – своевременное формирование и отправка отчёта СЗВ‑ТД, а также правильное оформление выписок для сотрудников. При следовании рекомендациям и использовании функций 1С процесс станет максимально автоматизированным и минимизирует риск ошибок.
Если у вас возникнут вопросы по настройке 1С или оформлению отчётов, обратитесь к специализированным консультантам или используйте сервисы Контур, где можно получить пошаговую помощь.