В России система трудовой книжки – один из ключевых инструментов учета трудовой деятельности работника. С 2020 г. введены электронные трудовые книжки (ЭТК), которые заменяют бумажные записи и требуют от работодателей регулярной сдачи сведений о работе сотрудников. В этой статье мы разберём, какие формы нужно сдавать, в какие сроки, как правильно их заполнять и какие штрафы грозят за несоблюдение правил.
Что такое трудовая книжка и зачем нужна отчетность
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, места работы, должности, квалификации, причины увольнения и т.д. В бумажной форме она хранится у работодателя, а в электронном виде – в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР).
Отчетность по трудовым книжкам позволяет ПФР:
- контролировать начисление пенсионных и социальных выплат;
- обеспечивать корректность начисления трудового стажа;
- проверять соблюдение законодательства о труде.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 апреля 2020 г. работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки и сдавать сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности).
Обязательства работодателей
Все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наёмных сотрудников, обязаны:
- периодически (ежемесячно) передавать ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ‑ТД;
- сохранять бумажные трудовые книжки в соответствии с законодательством;
- при необходимости – переходить на электронную форму, подав письменное заявление.
Сроки представления сведений по форме СЗВ‑ТД
Согласно регламенту документооборота, сведения о работниках, принятых на работу или уволенных с 1 апреля по 26 апреля 2020 г., должны быть переданы в срочном порядке по форме СЗВ‑ТД. Для остальных кадровых изменений (переводы, повышение квалификации и т.д.) сроки представления остаются прежними: не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным.
В 2024 г. в законодательстве были внесены новшества, которые увеличили количество отчетов и усложнили правила заполнения. Подробнее о них можно узнать в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: новшества с » (Зимина С.Ю.).
Ключевые сроки и формы
- Первый отчет по ЭТК – после первого кадрового изменения в 2020 г. или после оформления заявки сотрудником на ведение ЭТК.
- Ежемесячная сдача сведений – до 15‑го числа месяца, следующего за отчетным.
- Отчётность по персоналу в ПФР – до 25‑го числа декабря каждого года (для изменений, произошедших в ноябре 2024 г. и позже).
- Сведения о трудовой деятельности в реестре застрахованных лиц – в соответствии со статьей 48 КЗоТ.
Как заполнять форму СЗВ‑ТД
- Подготовка данных – соберите сведения о каждом сотруднике: ФИО, дату рождения, дату начала работы, должность, место работы, причины увольнения и т.д.
- Вход в систему 1С – откройте раздел «Кадры» → «Отчётность» → «Сведения о трудовой деятельности».
- Создание отчёта – нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный период.
- Заполнение полей – введите данные в соответствии с требованиями формы. Убедитесь, что все поля заполнены корректно, особенно даты и причины увольнения.
- Проверка и отправка – проверьте готовый отчёт, затем отправьте его в ПФР через электронный документооборот (ЭДО).
- Сохранение копии – сохраните копию отчёта в электронном архиве и распечатайте при необходимости.
Проблемы и штрафы за несоблюдение
Несоблюдение сроков сдачи сведений может привести к:
- штрафу за нарушение порядка представления сведений о трудовой деятельности;
- потерей права перехода на электронную трудовую книжку;
- затруднениям при начислении пенсионных и социальных выплат.
Например, если сведения о трудовой деятельности не представлены в течение 15 дней после окончания отчетного периода, ПФР может начислить штраф в размере до 10 % от суммы начисленных выплат.
Советы работодателям
- Планируйте сдачу отчётности заранее – подготовьте данные за несколько дней до срока.
- Используйте автоматизацию – программы 1С уже включают все необходимые документы для ЭТК.
- Проверяйте актуальность заявлений сотрудников на переход в ЭТК – это поможет избежать пропусков.
- Ведите отдельный журнал переводов и повышений квалификации, чтобы избежать «засорения» электронной трудовой книжки.
- Сохраняйте бумажные трудовые книжки в течение 10 лет, даже если вы используете электронную форму.
Переход на электронные трудовые книжки и обязательная сдача сведений по форме СЗВ‑ТД – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков и правильное заполнение форм избавит работодателя от штрафов и обеспечит корректность начисления пенсионных и социальных выплат. Внимательно следите за изменениями в законодательстве, особенно с 2024 г., и используйте современные инструменты (1С, ПФР ЭДО), чтобы процесс сдачи отчётности был простым и прозрачным.