С 1 января 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ-ТД. Особое внимание следует уделить правильному заполнению заявлений сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Что такое СЗВ-ТД и когда его сдавать
СЗВ-ТД (Сведения о Занятости и Вкладе в Трудовую Деятельность), это отчет, который работодатели обязаны сдавать в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Выбор способа ведения трудовой книжки
Сотрудник может выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки:
- Электронная трудовая книжка — все записи ведутся в электронном виде в системе ПФР;
- Бумажная трудовая книжка — записи ведутся в традиционной бумажной форме.
Что происходит, если сотрудник не подает заявление?
Если сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то по умолчанию для него устанавливается электронная трудовая книжка.
Как заполнить СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой книжки
Если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, то в отчете СЗВ-ТД необходимо:
- Указать код «02» в графе «Код выполняемой функции» (если применимо);
- В графе «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указать дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Убедиться, что в системе указано, что сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку.
СНИЛС: 123-456-789-01
Фамилия, Имя, Отчество: Иванов Иван Иванович
Код выполняемой функции: 02
Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки:
Как заполнить СЗВ-ТД в программе 1С
В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) заявления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки заполняются автоматически. Для этого:
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Трудовая книжка»;
- Выберите сотрудника и укажите способ ведения трудовой книжки (электронная или бумажная);
- Укажите дату подачи заявления (если оно было подано);
- Сформируйте отчет СЗВ-ТД и отправьте его в ПФР.
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
Если у сотрудника отсутствует СНИЛС, то перед отправкой формы СЗВ-ТД необходимо:
- Получить СНИЛС, подав в ПФР форму АДВ-1 (Анкета зарегистрированного лица);
- Дождаться присвоения СНИЛС и только после этого отправлять отчет СЗВ-ТД.
Сроки подачи заявлений и отчетности
Сотрудники могут подавать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в любое время. Однако, если заявление подано после 31 декабря 2020 года, то:
- Для сотрудников, выбравших бумажную трудовую книжку, необходимо вести как бумажную, так и электронную трудовую;
- В отчете СЗВ-ТД указывается выбранный способ ведения.
Как зарегистрировать заявление в системе Такском
Если вы используете систему Такском для электронной отчетности с ПФР, то:
- Перейдите в раздел «Заявления»;
- Выберите «Ведение бумажной трудовой книжки»;
- Укажите статус «Подано» и дату заявления;
- Отправьте заявление в ПФР.
Частые ошибки при заполнении СЗВ-ТД
- Неправильный формат даты — дата должна быть в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Отсутствие СНИЛС — без СНИЛС отчет не будет принят;
- Неправильный код функции — если сотрудник не выполняет определенную функцию, поле можно оставить пустым;
- Поздняя подача заявления, заявление должно быть подано до первого рабочего дня.
Правильное заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки — это ключевой момент при работе с формой СЗВ-ТД. Следуйте рекомендациям, указанным в статье, и вы избежите ошибок при сдаче отчетности в ПФР.
- Сотрудники, не подавшие заявление, автоматически переводятся на электронную трудовую книжку;
- Заявления о выборе бумажной трудовой книжки должны быть поданы до первого рабочего дня;
- СНИЛС должен быть у каждого сотрудника перед отправкой СЗВ-ТД;
- Отчет СЗВ-ТД сдается до 15-го числа следующего месяца.
Дата публикации статьи: 22 мая 2026 года.