С 1 января 2021 г. в Украине действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что все сведения о трудовой деятельности работников теперь ведутся в электронном виде и автоматически передаются в Пенсионный фонд Украины (ПФР). В результате работодатели обязаны сдавать в ПФР специальные отчёты‚ которые фиксируют кадровые события: приём на работу‚ увольнение‚ перевод‚ изменение должности и пр. Ниже вы найдёте подробный разбор всех форм‚ сроков и практических советов‚ как правильно и своевременно сдавать отчёты.
Что такое отчёт по трудовым книжкам?
Отчёт по трудовым книжкам – это документ‚ который содержит сведения о кадровых событиях каждого сотрудника. Он формируется автоматически в системе ПФР‚ но его необходимо сдать в установленный срок‚ иначе могут возникнуть штрафы и недоразумения с пенсионными начислениями.
Ключевые формы отчётов
- СЗВ‑ТД – основной отчёт‚ который подаётся при каждом кадровом событии (приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение должности).
- ОДВ‑1 – сопроводительная ведомость‚ которая отправляется вместе с СЗВ‑ТД.
- СЗВ‑СТАЖ‚ СЗВ‑6‑1‚ СЗВ‑6‑2‚ СЗВ‑6‑3‚ АДВ‑6‑2‚ СЗВ‑4‑1‚ СЗВ‑4‑2‚ АДВ‑11 – отчёты‚ которые подаются по запросу ПФР для периодов до 2017 г. (только по запросу).
- РСВ‑1‚ РСВ‑2‚ РВ‑3 – расчёт начисленных и уплаченных взносов за периоды до 2017 г.
Когда и как сдавать отчёт?
С 2020 г. отчёт по форме СЗВ‑ТД должен подаваться до 15‑го числа месяца‚ следующего за отчетным. Например‚ если кадровое событие произошло в апреле 2026‚ отчёт необходимо отправить до 15 мая 2026.
Для каждого работника отчёт оформляется отдельно – списков в форме СЗВ‑ТД нет. Это важно: если вы отправляете данные о нескольких сотрудниках‚ вы должны отправлять несколько отдельных файлов.
Порядок сдачи отчёта через личный кабинет ПФР
- Войдите в личный кабинет на сайте ПФР (https://www.pfr.gov.ua) с помощью вашего ИНН и пароля.
- Перейдите в раздел «Отчётность» → «СЗВ‑ТД».
- Нажмите кнопку «Создать отчёт» и выберите нужный тип события (приём‚ увольнение‚ перевод и т.д.).
- Заполните форму‚ указав:
- ФИО работника
- Дата события
- Код причины (например‚ 01 – приём на работу‚ 02 – увольнение)
- Номер и дата трудовой книжки (если применимо)
- Сохраните и отправьте отчёт. После отправки вы получите электронное подтверждение.
- Скачайте и распечатайте сопроводительную ведомость ОДВ‑1‚ если это требуется по внутренним правилам вашего предприятия.
Что делать‚ если данные ранее не были отправлены?
Если вы ранее не подавали отчёт по конкретному событию‚ необходимо сделать его сейчас. В ПФР есть функция «Сделать отчётность»‚ которая позволяет отправить данные‚ которые ещё не были переданы. Это особенно важно‚ если вы только начали использовать ЭТК.
Как проверить‚ что отчёт успешно принят?
После отправки отчёта в личном кабинете вы увидите статус «Принят» в таблице отчётов. Если статус «Отклонён»‚ проверьте:
- Правильность заполнения полей (особенно кода причины).
- Соблюдение сроков (отчёт должен быть отправлен до 15 числа месяца).
- Наличие ошибок в ИНН работодателя.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный код причины – всегда сверяйте код с таблицей ПФР.
- Отсутствие даты события – ПФР не сможет вычислить срок работы.
- Отсутствие ИНН работодателя – отчёт отклонится.
- Не сдача отчёта до 15 числа – возможен штраф.
Как подготовить персональную отчётность?
Для периодов до 2017 г. вам понадобится подготовить отчёты по формам СЗВ‑6‑1‚ СЗВ‑6‑2‚ СЗВ‑6‑3 и др. Эти отчёты подаются только по запросу ПФР‚ но лучше иметь готовые шаблоны‚ чтобы быстро реагировать на запросы.
Шаги подготовки
- Соберите данные о трудовой деятельности каждого сотрудника за период до 2017 г.
- Заполните соответствующие формы (СЗВ‑6‑1‚ СЗВ‑6‑2 и т.д.) в соответствии с инструкциями ПФР.
- Сохраните файлы в формате PDF.
- Отправьте их в ПФР по запросу через личный кабинет.
Практические советы
- Создайте периодический календарь с напоминаниями о сдаче отчётов до 15 числа месяца.
- Проверьте‚ что у вас есть доступ к интернету и активный аккаунт ПФР перед началом работы.
- Сохраняйте копии всех отправленных отчётов в электронном виде для внутреннего учёта.
- Регулярно обновляйте кодовую таблицу ПФР‚ чтобы избежать ошибок.
Где найти официальные инструкции и образцы форм?
Официальные образцы форм СЗВ‑ТД‚ ОДВ‑1 и других отчётов можно скачать с сайта ПФР в разделе «Документы» или «Шаблоны». Также доступны видео‑инструкции по заполнению форм.
Если у вас возникнут вопросы‚ вы можете обратиться в службу поддержки ПФР по телефону +380 44 123‑45‑67 или написать в личный кабинет.
Переход на электронные трудовые книжки упрощает ведение кадрового учёта‚ но требует от работодателя соблюдения новых правил сдачи отчётов. Главное – помнить о сроках (до 15 числа месяца)‚ правильно заполнять формы (код причины‚ дата‚ ИНН) и регулярно проверять статус отправленных отчётов в личном кабинете ПФР.
Следуя приведённому руководству‚ вы сможете избежать штрафов‚ обеспечить точность пенсионных начислений и полностью соответствовать требованиям законодательства Украины.