Дата публикации: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК), и работодатели обязаны представлять в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1․ Сроки отчетности строгие — отчет нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или увольнении сотрудника․
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведется в электронном формате․ Она содержит информацию о трудовой деятельности работника, включая:
- Сведения о приеме на работу;
- Переводы на другую должность;
- Повышение квалификации;
- Увольнение;
- Иные изменения в трудовой деятельности․
Обязанности работодателя при работе с ЭТК
Работодатель обязан:
- Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки;
- В случае выбора работником бумажной трудовой книжки, выдать ее с соответствующей записью о выдаче;
- Вести учет движения трудовых книжек;
- Представлять в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1;
- Своевременно обновлять данные в ЭТК при изменениях в трудовой деятельности работника․
Сроки отчетности в 2026 году
Сроки подачи отчетности зависят от типа кадровых изменений:
Прием на работу
Срок: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу․
Увольнение
Срок: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․
Перевод на другую должность
Срок: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о переводе․
Повышение квалификации или иные изменения
Срок: в течение месяца с момента изменения данных․
Важно! Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки, работодатель обязан представлять сведения в Социальный фонд по форме ЕФС-1․ Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель должен выдать ее с соответствующей записью и отразить это в книге учета движения трудовых книжек․
Отчетность по форме ЕФС-1
Форма ЕФС-1 подается в Социальный фонд в следующих случаях:
- При приеме на работу;
- При увольнении;
- При переводе на другую должность;
- При повышении квалификации;
- При иных изменениях в трудовой деятельности․
Сведения подаются в электронном формате через портал ПФР или с использованием специализированного программного обеспечения (например, 1С, СБИС, Контур․Экстерн)․
Ответственность за нарушение сроков отчетности
За нарушение сроков подачи отчетности по форме ЕФС-1 предусмотрены штрафные санкции:
- Для должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
- Для юридических лиц, от 3 000 до 5 000 рублей․
Как избежать ошибок при работе с ЭТК
Чтобы избежать ошибок, следуйте этим рекомендациям:
- Своевременно получайте заявления от работников о выборе формата трудовой книжки (бумажная или электронная)․
- Ведите учет движения трудовых книжек и своевременно обновляйте данные в ЭТК․
- Используйте специализированное программное обеспечение (1С, СБИС, Контур․Экстерн) для автоматизации процесса подачи отчетности․
- Следите за сроками отчетности и подавайте сведения в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
- Проводите регулярные проверки данных в ЭТК и сверяйте их с бумажными трудовыми книжками․
Частые ошибки при работе с ЭТК
Наиболее распространенные ошибки:
- Пропуск сроков подачи отчетности — отчет нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
- Несвоевременное обновление данных в ЭТК при изменениях в трудовой деятельности․
- Отсутствие заявлений от работников о выборе формата трудовой книжки․
- Неправильное заполнение формы ЕФС-1 — важно соблюдать все требования к заполнению․
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений․ Работодатели обязаны соблюдать сроки отчетности и своевременно обновлять данные в ЭТК․ Использование специализированного программного обеспечения поможет избежать ошибок и упростить процесс подачи отчетности․
Помните, что срок отчетности — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме, увольнении или переводе․ Соблюдение этих требований позволит избежать штрафных санкций и обеспечить корректность данных в электронных трудовых книжках․