Ведение кадрового документооборота постоянно претерпевает изменения, и учет трудовых книжек — не исключение. С переходом части сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК) и изменением порядка работы с бумажными носителями у многих работодателей возникают вопросы. Как правильно фиксировать отправку документа почтой? Нужно ли регистрировать работников с ЭТК? Разберемся в главных нововведениях и актуальных правилах.
Электронные трудовые книжки и журнал учета
Одно из самых важных нововведений последних лет связано с распространением электронных трудовых книжек. У кадровиков часто возникает резонный вопрос: нужно ли вносить записи об ЭТК в привычную книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?
Ответ однозначен: нет, не нужно. Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения бумажных бланков. Журнал ведется исключительно для учета физических документов — бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним. ЭТК существует в информационных системах Социального фонда России, и ее учет на бумаге не требуется.
Учет отправки трудовой книжки по почте
Часто в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ лично. В таких случаях работодатель обязан направить бумажную трудовую книжку по почте ценным письмом с описью вложения. Как это отразить в учете?
Самое главное помнить: если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой, нужно обязательно внести запись об этом в книге движения трудовых книжек. В графе, где обычно ставится подпись работника о получении документа на руки, делается пометка о способе отправки (например: «Отправлена по почте заказным письмом с описью вложения»), а также проставляется дата отправки и исходящий номер почтового отправления. Это служит главным доказательством исполнения работодателем своей обязанности по выдаче документа.
Ключевые правила ведения книги учета
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки все еще актуальны для значительной части работников. Поэтому соблюдение порядка их учета остается критически важным. Основные требования:
- Форма журнала: Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны вестись по установленным формам.
- Защита документа: Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
- Срок хранения: Приходно-расходная книга хранится 5 лет, а Книга учета движения трудовых книжек — 50 лет (если закончена до 2003 года) или 75 лет (если закончена после 2003 года).
Что делать с невостребованными документами?
Если уволенный сотрудник так и не забрал трудовую книжку (и она не была отправлена по почте из-за отсутствия согласия работника или его адреса), работодатель обязан сохранить ее в архиве предприятия. В книге учета в таком случае делается соответствующая отметка, а сам документ хранится до момента выдачи работнику или его доверенному лицу.
Резюме: на что обратить внимание кадровику
Чтобы избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов, специалисты по кадрам должны четко разделять подходы к учету электронных и бумажных документов. Запомните три главных правила:
- Электронные трудовые книжки в бумажном журнале учета не регистрируются.
- Любые движения бумажного бланка (включая отправку почтой при увольнении) строго фиксируются в Книге учета движения трудовых книжек.
- При отправке документа почтой в журнале обязательно указываются реквизиты почтового отправления вместо подписи сотрудника.
Соблюдение этих несложных, но важных правил позволит поддерживать порядок в кадровом делопроизводстве и гарантировать защиту интересов как работника, так и работодателя.