С 2021 года все работодатели в России обязаны вести трудовую деятельность в электронном формате. Это стало возможным после подписания премьер‑міністра Михаила Мишустина постановлением о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). В статье разберём, что такое ЭТК, как они работают, какие отчёты нужно подавать, а также пошагово покажем, как правильно заполнить отчёт в системе.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения, а также сведения о стаже и квалификации. В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК хранится в электронном виде в системе «Система управления кадровыми данными» (СЗВ‑ТД) и доступна как работодателю, так и работнику.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери документа.
• Удобный доступ к информации в любой точке страны.
• Автоматическое обновление данных при изменении статуса работника.
• Сокращение бумажного документооборота и экономия ресурсов.

Законодательная база и сроки перехода

Ключевые нормативные акты:

• Постановление ПМ «О переходе на электронные трудовые книжки» – 1 января 2021 г.
• Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил ведения кадровой документации в электронном виде» – 15 июня 2021 г.
• Приказ Минтруда РФ «Об утверждении порядка заполнения и сдачи отчётов о работе с ЭТК» – 5 июня 2021 г.

С 1 января 2021 г. все работодатели обязаны вести трудовую деятельность в электронном виде. Исключения возможны только для организаций, не имеющих доступа к интернету или с ограниченными возможностями цифровой трансформации.

Как работает система СЗВ‑ТД?

Система СЗВ‑ТД (Система управления кадровыми данными) – это облачное решение, которое обеспечивает:

1. Регистрацию трудовой деятельности.
2. Автоматическое формирование отчётов (ЕФС‑1, ЕФС‑2, ЕФС‑3).
3. Проверку корректности данных и предупреждение об ошибках.
4. Возможность доступа работника к своей трудовой книжке через портал «Мой персональный кабинет».

При регистрации нового сотрудника в системе создаётся запись, содержащая все необходимые поля: ФИО, дата рождения, паспортные данные, дата начала работы, должность, оклад и т.д. При каждом изменении статуса (повышение, перевод, увольнение) запись обновляется автоматически.

Что такое ЕФС‑1 и зачем он нужен?

ЕФС‑1 – это обязательный отчёт о работе с ЭТК, который подаётся в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) ежемесячно. Он содержит:

• Список всех сотрудников, зарегистрированных в системе.
• Сведения о начислениях, удержаниях, отпускных и больничных.
• Информацию о стаже и квалификации.

Неправильное заполнение ЕФС‑1 может привести к штрафам, блокировке доступа к системе и даже к юридическим последствиям.

Как правильно заполнить ЕФС‑1 в 1С:ЗУП

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения ЕФС‑1 в популярной системе 1С:ЗУП. Если вы используете другую программу, принципы останутся теми же.

Шаг 1. Подготовка данных

• Соберите актуальные сведения о каждом сотруднике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, дата начала работы, должность, оклад, налоговый статус.
• Проверьте, что все данные совпадают с данными, которые уже находятся в системе СЗВ‑ТД.

Шаг 2. Открытие отчёта ЕФС‑1

1. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Отчёты» → «Кадровый учёт» → «ЕФС‑1».
2. Выберите период (обычно текущий месяц) и нажмите «Создать».

Шаг 3. Заполнение полей

• В поле «Список сотрудников» автоматически подтянутся все работники, зарегистрированные в системе.
• Проверьте, что в каждом пункте указаны корректные значения: оклад, налоговый вычет, отпускные, больничные.
• Если сотрудник получил повышение, убедитесь, что новая должность и оклад отражены.
• Для сотрудников, которые уволились в течение месяца, добавьте строку с датой увольнения и причинами.

Шаг 4. Проверка и корректировка

1. Нажмите кнопку «Проверить» – система автоматически сравнит данные с данными в СЗВ‑ТД.
2. Если возникнут ошибки (не совпадение дат, неверные суммы), исправьте их в 1С:ЗУП.
3. После исправления снова проверьте отчёт.

Шаг 5. Сдача отчёта

1. После успешной проверки нажмите «Сдать».
2. Система отправит ЕФС‑1 в ФСТЗ через API.
3. Сохраните копию отчёта в архиве на случай проверки.

Частые ошибки и как их избежать

• Неверные даты начала/окончания работы – проверьте даты в 1С:ЗУП и в системе СЗВ‑ТД.
• Несоответствие оклада – убедитесь, что в отчёте указана точная сумма, согласованная с бухгалтерией.
• Отсутствие данных о переводах – при переводе сотрудника в другую должность обязательно обновляйте запись в системе.
• Неправильные налоговые коды – используйте справочник налоговых кодов, обновляемый в 1С.

Как работать с отчётом при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника необходимо:

• Заполнить строку в ЕФС‑1 с датой увольнения и причинами (трудовой договор, сокращение, выход на пенсию).
• Указать сумму выходного пособия, если оно предусмотрено.
• Обновить данные в системе СЗВ‑ТД, чтобы работник больше не отображался в списке активных сотрудников.
• Сдать обновлённый ЕФС‑1 в течение 10 дней после увольнения.

Как проверить статус своего отчёта?

Работники могут проверить статус своего отчёта через портал «Мой персональный кабинет»:

1. Войдите в личный кабинет на сайте ФСТЗ.
2. Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка» → «Отчёты».
3. Выберите нужный месяц и посмотрите статус (сдан, проверен, отклонён).

Что делать, если система СЗВ‑ТД не обновляется?

Если вы столкнулись с проблемой, когда данные в 1С:ЗУП не синхронизируются с СЗВ‑ТД, выполните следующие действия:

• Проверьте подключение к интернету и наличие обновлений в 1С.
• Перезапустите модуль «Кадровый учёт».
• Свяжитесь с технической поддержкой 1С или с вашим системным администратором.
• Если проблема сохраняется, обратитесь в ФСТЗ через форму обратной связи на их сайте.

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровой трансформации кадрового учёта. Чтобы избежать ошибок и штрафов:

• Регулярно обновляйте данные в системе 1С:ЗУП.
• Проводите ежемесячные проверки ЕФС‑1 перед сдачей.
• Обучайте персонал работе с системой.
• Следите за изменениями в законодательстве (постановления, приказы).
• Храните резервные копии отчётов.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вам успешно вести электронный кадровый учёт и избежать проблем с контролирующими органами.