Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника, куда работодатель вносит информацию о том, где и сколько работал человек. Однако с 2021 года правила кардинально изменились. Как сейчас оформлять новых сотрудников, если у них нет на руках бумажной трудовой книжки? Разберемся во всех нюансах.

Эра электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Бумажный вариант перестал быть обязательным для всех работников. Теперь вся информация о стаже передается работодателем напрямую в Социальный фонд России (СФР).

С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут:

• Проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России;
• Узнать, какая информация о стаже и должностях зафиксирована в системе;
• Контролировать полноту и достоверность данных своего работодателя.

Отсутствие бумажной трудовой: основные ситуации

При приеме на работу кандидат может не предъявить бумажную трудовую книжку. Это происходит по нескольким причинам:

1. Работник перешел на ЭТК. Если сотрудник до 2020 года подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, его бумажный бланк выдается на руки. С этого момента работодатель не имеет права требовать его при трудоустройстве.
2. Первое трудоустройство. С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? Ответ однозначный: с 2021 года. Всем, кто устраивается на работу впервые, бумажный бланк не выписывается, для них формируется исключительно электронная трудовая книжка.
3. Утрата или порча документа; Бумажная книжка может быть утеряна по вине работника или из-за форс-мажорных обстоятельств.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Это один из самых частых вопросов у кадровиков. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при приеме на работу? Сделать это очень просто:

• Запросить у нового сотрудника выписку из ЭТК. Ее можно получить через портал «Госуслуги», в МФЦ или в территориальном органе СФР.
• Проверить сведения о трудовой деятельности через Личный кабинет гражданина на сайте СФР;
• У кадрового специалиста есть возможность проверить данные по СНИЛС работника через программы кадрового электронного документооборота (СБИС, 1С-Отчетность и др.), которые синхронизированы с базами СФР.

Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки?

Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки?

Ответ: Нет, не нужно. Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя, который можно было бы положить в сейф. Она существует только в информационной базе Социального фонда России. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются только бумажные бланки, которые работодатель принимает от сотрудников на хранение.

Должен ли работник предъявить бумажную трудовую при приеме на работу?

Согласно действующему законодательству, если работник сохранил бумажную трудовую книжку и не подал заявление о переходе на ЭТК, он обязан предъявить ее при трудоустройстве. В этом случае работодатель ведет двойной учет: вносит записи и в бумажный бланк, и отправляет отчеты в СФР.

Однако, если работник уже перешел на электронный формат, он не обязан приносить бумажную книжку, даже если она у него осталась на руках. Достаточно предоставить выписку из ЭТК или СТД-Р для подтверждения стажа.

Что делать, если бумажная книжка утеряна?

Несмотря на переход на электронные форматы, у многих россиян ещё остаются бумажные трудовые. Важно помнить, что с 2023 года их нужно оформлять на новых бланках (введены в оборот новые защитные образцы).

Если бумажная трудовая книжка потеряна, а часть стажа осталась неучтенной в электронной базе (например, работа до 2020 года), ситуация поправима. Россияне могут восстановить периоды работы, не отраженные в трудовой книжке, чтобы учесть их при назначении пенсии. Для этого необходимо:

• Обратиться к предыдущим работодателям за справками, подтверждающими стаж;
• Запросить выписки из государственных архивов;
• Предоставить трудовые договоры, справки о зарплате или другие документы, подтверждающие факт работы;
• В крайнем случае, стаж можно подтвердить через суд с привлечением свидетелей.

При этом, если работник устраивается на работу без бумажной книжки, работодатель не обязан оформлять ему новый бумажный бланк (если только работник не отказывался от ЭТК). Вся актуальная информация теперь заносится в электронную систему.

Отсутствие бумажной трудовой книжки у кандидата при приеме на работу сегодня, это скорее норма, чем исключение. Главное правило для кадровика — убедиться в наличии электронной трудовой книжки через выписку или по СНИЛС, корректно передавать данные в СФР и не требовать бумажный документ от тех, кто уже перешел в цифровой формат. Электронный документооборот значительно упростил учет, однако внимательность к деталям и правильное оформление выписок по-прежнему остаются залогом успешной кадровой работы.