Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом делопроизводстве. Сегодня работодатели сталкиваются с ситуацией, когда при трудоустройстве нового сотрудника необходимо точно определить, какой формат ведения стажа он выбрал на предыдущем месте работы. От этого зависит необходимость предоставления бумажного бланка и порядок подачи отчетности в Социальный фонд России (СФР).
Почему это так важно?
С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников кадровики должны четко понимать статус трудовой книжки работника. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки в пользу электронного формата, то работодатель:
- Не требует предоставления бумажного бланка трудовой книжки;
- Подает сведения о его трудовой деятельности в СФР исключительно в электронном виде (форма ЕФС-1).
Если же отметки о переходе на ЭТК нет, или сотрудник сохранил бумажный формат, работодатель обязан запросить бумажную трудовую книжку и вести ее наряду с подачей электронных сведений.
Главный документ: СТД-Р и СТД-ПФР
Самый надежный и законный способ узнать о выборе работника — это запросить у него специальные документы, подтверждающие сведения о трудовой деятельности. Согласно законодательству, при отсутствии бумажной трудовой книжки работодатель имеет право запросить:
- Форму СТД-Р — справка о трудовой деятельности, выдаваемая работодателем при увольнении. В ней содержится отметка о том, подавал ли работник заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или предпочел бумажный аналог.
- Форму СТД-ПФР — выписка из Социального фонда России (ранее ПФР). В ней также обязательно присутствует строка, указывающая на факт подачи (или неподачи) заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Именно в этих документах содержится прямая информация о выборе, сделанном сотрудником у предыдущего работодателя.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1: Запрос документов у сотрудника
При приеме на работу попросите нового сотрудника предоставить сведения о трудовой деятельности. Если он утверждает, что перешел на ЭТК, он должен это подтвердить. Сотрудник может предоставить:
- Справку СТД-Р от предыдущего работодателя;
- Выписку СТД-ПФР;
- Электронную выписку, полученную через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
Шаг 2: Проверка данных в предоставленных документах
Внимательно изучите полученную справку или выписку. Найдите раздел, касающийся способа ведения трудовой книжки. Там будет четко указано, подавал ли работник соответствующее заявление.
Если отметка о переходе на ЭТК есть, вы не требуете бумажную трудовую книжку. Если отметки нет, вам необходимо попросить работника принести бумажный бланк.
Шаг 3: Что делать, если документов нет?
Бывают ситуации, когда прежний работодатель уже не может выдать СЗВ-ТД или СТД-Р (например, компания ликвидирована), а сотрудник уверяет, что выбрал электронный формат. В таком случае работник должен самостоятельно получить выписку:
- Через портал Госуслуг (раздел «Трудоустройство и трудовые отношения»);
- В личном кабинете на сайте СФР (ранее ПФР);
- Через МФЦ (многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг).
Работник может скачать выписку в формате PDF и предоставить ее новому работодателю.
Важные нюансы и частые вопросы
Существует ли серия и номер у электронной трудовой книжки?
Часто при заполнении анкет (например, на получение кредита) требуется указать серию и номер трудовой книжки. У ЭТК нет серии и номера. Это вызывает трудности у работников, перешедших на электронный формат. В таких случаях сотрудникам приходится объяснять учреждениям, что их трудовая книжка ведется в электронном виде и не имеет традиционных реквизитов бумажного бланка.
Может ли работодатель проверить ЭТК самостоятельно?
Полная информация о трудовом стаже работника доступна только самому работнику. Работодатель не может в одностороннем порядке зайти в базу СФР и посмотреть историю сотрудника. Он получает данные исключительно из документов, которые сотрудник предоставляет при трудоустройстве (бумажная трудовая книжка и/или выписки СТД-Р, СТД-ПФР).
Нужно ли подавать сведения в СФР, если работник не отказался от бумажной книжки?
Да, обязательно. В Социальный фонд подаются сведения о трудовой деятельности всех застрахованных лиц. Делать это нужно вне зависимости от того, отказался работник от ведения бумажной трудовой книжки или нет. Выбор формата влияет лишь на то, нужно ли параллельно вести бумажный бланк.
Чтобы узнать, какую трудовую книжку выбрал новый сотрудник на предыдущем месте работы, работодателю необходимо запросить у него сведения по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Именно в этих документах содержится официальная отметка о выборе способа ведения трудового стажа. Если сотрудник не может предоставить эти справки, он вправе получить электронную выписку через Госуслуги или СФР и предоставить ее новому работодателю. Грамотный запрос этих документов убережет кадровика от ошибок в ведении учета и сдаче отчетности.