С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ который стал частью масштабной цифровизации трудовых отношений. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону №439-ФЗ‚ работодатели обязаны формировать и хранить сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде‚ передавая их в Пенсионный фонд России (ПФР).
Однако‚ несмотря на обязательность ЭТК‚ у работников остается право выбора между электронной и бумажной формой ведения трудовой книжки. Для этого необходимо подать соответствующее заявление о выборе формы ведения трудовой книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим:
- Правовые основы электронных трудовых книжек
- Когда и как нужно подавать заявление
- Образцы заявлений 2026 года
- Особенности заполнения и подачи
- Часто задаваемые вопросы
Правовые основы электронных трудовых книжек
С 1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ‚ предусматривающие ведение электронных трудовых книжек. Основные положения:
- Статья 66.1 ТК РФ: определяет порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде
- Федеральный закон №439-ФЗ: устанавливает обязанности работодателей по передаче данных в ПФР
- Постановление Правления ПФР от №245п: утверждает формы отчетности (в т.ч. ЕФС-1)
Когда и как нужно подавать заявление
Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки необходимо подать в следующих случаях:
- При приеме на работу (если вы хотите‚ чтобы вашу трудовую книжку вели в электронном виде)
- В любой момент трудовой деятельности (если вы хотите перейти с бумажной на электронную)
- При смене работодателя (если вы хотите сохранить электронную форму)
Срок подачи заявления, не позднее 30 дней с момента заключения трудового договора или изменения обстоятельств.
Образцы заявлений 2026 года
Унифицированной формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку не установлено‚ поэтому работник может составить его в произвольной форме. Однако существует несколько типовых вариантов‚ которые помогут правильно оформить документ.
Образец 1. Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде
ООО «Светлый путь»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича
проживающего по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ кв. 1
тел.: +7 (999) -23-45-67
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подпись / Петров П.П. /
Скачать образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (.doc)
Образец 2. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
ООО «Инновационные технологии»
Сидорову Сергею Сергеевичу
от Синициной Анны Михайловны
проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург‚ пр. Невский‚ д. 5‚ кв. 15
тел.: +7 (812) -87-65-43
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом №439-ФЗ
ПРОШУ:
Вести мою трудовую книжку в электронном виде;
Предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации;
При увольнении выдать мне сведения о трудовой деятельности в бумажном виде по форме СТД-Р.
Подпись / Синицина А.М. /
Образец 3. Заявление при приеме на работу
ООО «Комплексные решения»
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу при приеме на работу оформить мою трудовую книжку в электронном виде. Сведения о трудовой деятельности прошу предоставлять в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством.
Подпись / Иванов И.И. /
Особенности заполнения и подачи заявления
Что должно быть указано в заявлении:
- Реквизиты работодателя (наименование организации‚ ФИО руководителя)
- Персональные данные заявителя (ФИО‚ адрес‚ контактный телефон)
- Сущность просьбы (вести трудовую книжку в электронном виде)
- Ссылка на нормативные акты (статья 66.1 ТК РФ‚ Федеральный закон №439-ФЗ)
- Подпись и дата
Как подать заявление:
- Написать заявление в двух экземплярах (один остается у работодателя‚ второй — у работника)
- Передать заявление в отдел кадров или непосредственно руководителю
- Получить отметку о принятии на втором экземпляре
- При необходимости — отправить копию в ПФР (если это предусмотрено внутренними документами организации)
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сохранить бумажную трудовую книжку?
Да‚ если вы напишете соответствующее заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет вести две формы одновременно.
Что делать‚ если работодатель отказывается принимать заявление?
Такой отказ незаконен. Вы можете:
- Направить заявление заказным письмом с уведомлением
- Обратиться в трудовую инспекцию
- Подать иск в суд
Как получить сведения из электронной трудовой книжки?
Вы можете запросить выписку о трудовой деятельности (форму СТД-Р) у работодателя или через:
- Портал Госуслуг
- Личный кабинет на сайте ПФР
- Мобильное приложение ПФР
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да‚ если вы напишете заявление о сохранении бумажной формы. Однако после увольнения вы получите только выписку СТД-Р‚ а не бумажную трудовую книжку;
Дополнительные документы‚ связанные с электронными трудовыми книжками
Помимо заявления‚ работодателю могут потребоваться:
- Уведомление о введении электронных трудовых книжек (для информирования сотрудников)
- Приказ о введении электронных трудовых книжек (локальный нормативный акт)
- Журнал учета трудовых книжек (для бумажных вариантов‚ если они сохраняются)
- Форма ЕФС-1 (для передачи сведений в ПФР)
Переход на электронные трудовые книжки — это объективная реальность современного рынка труда. Однако у работников остается право выбора формы ведения документа. Главное — вовремя подать соответствующее заявление‚ чтобы избежать недоразумений в будущем.
Помните‚ что:
- Заявление можно подать как при приеме на работу‚ так и в процессе трудовой деятельности
- После подачи заявления изменить решение будет невозможно
- Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку‚ если вы не подали заявление о переходе на ЭТК
- Вы всегда можете запросить выписку о трудовой деятельности в электронном виде