Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведется в системе Пенсионного фонда Российской Федерации. Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника;
• Записи о приеме на работу и увольнении;
• Информацию о переводах и повышениях;
• Данные о награждениях и поощрениях.

ЭТК доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда РФ.

Правовые основы перехода на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки регулируется:

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2019 г; № 1920;
• Приказом Минтруда России от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150;
• Письмами и разъяснениями Пенсионного фонда РФ.

Как происходит отказ от бумажной трудовой книжки?

Подача заявления об отказе

Для перехода на электронный формат работник должен написать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки на имя работодателя.

Образец заявления:

Действия работодателя после получения заявления

Работодатель обязан:

1. Внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку с указанием даты и номера заявления;
2. Передать сведения об отказе в Пенсионный фонд РФ в течение 5 рабочих дней;
3. Выдать работнику его бумажную трудовую книжку с отметкой об отказе от ведения в дальнейшем;
4. Вести трудовую деятельность работника только в электронном формате.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Согласно действующему законодательству, после подачи заявления об отказе от бумажной трудовой книжки изменить решение невозможно.

Это означает, что если работник выбрал электронный формат, он не сможет вернуться к бумажному варианту в дальнейшем. Поэтому перед подачей заявления необходимо тщательно взвесить все «за» и «против».

Что делать, если работник не подал заявление об отказе?

Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, то:

• Работодатель обязан вести трудовую деятельность как в бумажном, так и в электронном виде;
• Все новые записи вносятся одновременно в оба формата;
• Работник может в любой момент подать заявление об отказе от бумажной версии.

Особенности приема на работу в 2026 году

С 2021 года все новые работники автоматически оформляются с электронными трудовыми книжками. Однако есть исключения:

• Если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он должен подать соответствующее заявление при приеме на работу;
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (выдана до 2021 года), она продолжает вестись параллельно с электронной;
• Работодатель не может требовать у нового работника бумажную трудовую книжку, если она не была заведена ранее.

Частые ошибки работодателей и работников

Ошибки работодателей:

• Не уведомление работника о возможности выбора формата;
• Отказ в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки;
• Несвоевременное внесение записей в электронную трудовую книжку;
• Непередача сведений в Пенсионный фонд РФ;
• Неправильное оформление заявления об отказе.

Ошибки работников:

• Подача заявления без понимания последствий;
• Непроверка записей в электронной трудовой книжке;
• Утрата доступа к личному кабинету на портале Госуслуг;
• Несообщение об изменении личных данных (например, ФИО, СНИЛС).

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Для проверки записей в электронной трудовой книжке необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг;
2. Авторизоваться в личном кабинете;
3. Перейти в раздел «Услуги» → «Пенсионный фонд» → «Электронная трудовая книжка»;
4. Ознакомиться с внесенными записями.

Также можно запросить выписку из электронной трудовой книжки через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
• Мобильное приложение «Пенсионный фонд России»;
• Многофункциональный центр (МФЦ);
• Почту или лично в отделении ПФР.

Что делать при обнаружении ошибок в электронной трудовой книжке?

Если работник обнаружил неточности в своих записях, ему необходимо:

1. Обратиться к работодателю с требованием внести исправления;
2. Если работодатель не реагирует — обратиться в трудовую инспекцию;
3. Подать жалобу в Пенсионный фонд РФ;
4. При необходимости — обратиться в суд.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества:

• Удобство, доступ к записям из любого места через интернет;
• Безопасность — снижение риска утраты или порчи бумажного документа;
• Автоматизация — данные передаются в ПФР без дополнительных действий;
• Экономия времени — не нужно хранить бумажные документы;
• Возможность быстрой проверки стажа для назначения пенсии или пособий.

Недостатки:

• Зависимость от интернета — без доступа к сети невозможно получить информацию;
• Риск взлома — при ненадлежащей защите данных;
• Отсутствие привычки — многие привыкли к бумажным документам;
• Ограничения при трудоустройстве за границей — некоторые страны требуют бумажные аналоги.

Советы экспертов по переходу на электронные трудовые книжки

Эксперты рекомендуют:

• Перед подачей заявления ознакомиться с образцами и разъяснениями на официальных сайтах ПФР и Минтруда;
• Убедиться, что работодатель правильно оформил заявление и внес запись в бумажную трудовую книжку;
• Регулярно проверять записи в электронной трудовой книжке;
• Своевременно сообщать об изменении личных данных (например, смене фамилии);
• Не откладывать переход на электронный формат, если вы к этому готовы.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) предусмотрена ответственность:

• Для работодателя:
• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• При повторном нарушении — штраф до 20 000 рублей;
• Возможна дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет.
• Для работника:
• Ответственность не предусмотрена, так как ведение трудовой книжки — обязанность работодателя;
• Однако работник может понести убытки при утрате или порче бумажной трудовой книжки.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Каждый работник имеет право выбрать формат ведения своей трудовой истории, но должен помнить, что отказ от бумажной книжки — это окончательное решение.

Работодатели обязаны соблюдать все требования законодательства, своевременно уведомлять работников и правильно оформлять документы. Работники, в свою очередь, должны внимательно относиться к выбору формата и регулярно проверять свои записи.

Полезные ресурсы

• Портал Госуслуг — личный кабинет для доступа к электронной трудовой книжке;
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ, информация о ведении ЭТК;
• Роструд — проверка нарушений трудового законодательства;
• Онлайн-инспекция.рф — консультации по трудовому праву.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам.