С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у бухгалтеров и кадровиков возникло множество вопросов о том, как правильно и быстро определить страховой стаж для расчета пособия по временной нетрудоспособности. В 2026 году электронная форма стала стандартом, однако алгоритм подтверждения стажа имеет свои нюансы, особенно когда речь идет о периодах работы до 2020 года.
В этой статье мы подробно разберем, какие документы запрашивать у сотрудника, где брать данные и как избежать ошибок при расчете больничного.
Что такое электронная трудовая книжка и где хранится стаж
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, электронная трудовая книжка, это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, хранящаяся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР) (ранее ПФР). В базу вносятся данные о:
- Месте работы;
- Должности и профессии;
- Датах приема, перевода и увольнения;
- Основаниях прекращения трудового договора.
Важно понимать: для расчета больничного листа работодателю нужны не просто данные о текущем месте работы, а общий страховой стаж, который складывается из всех периодов трудовой деятельности за всю жизнь сотрудника.
Какие документы запросить у нового сотрудника
При приеме на работу гражданин, ведущий электронную трудовую книжку, обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности. Это ключевой документ для расчета стажа.
- Форма СТД-Р. Это сведения о трудовой деятельности, выдаваемые последним работодателем при увольнении. Сотрудник должен был получить этот документ в день увольнения с предыдущего места работы (начиная с ). В нем отражены все периоды работы у данного работодателя.
- Форма СТД-СФР (или выписка из СФР). Если у сотрудника нет формы СТД-Р (например, он давно не работал или потерял документ), или если в СТД-Р не отражены периоды до 2020 года, он должен предоставить полную выписку из информационной системы СФР.
Где сотрудник может получить выписку о стаже?
Сотрудник вправе получить актуальные сведения о своей трудовой деятельности следующими способами:
- Через портал Госуслуги (заказывая электронную выписку);
- В клиентской службе Социального фонда России (СФР);
- Через МФЦ («Мои документы»);
- У последнего работодателя (форма СТД-Р).
Как подтвердить стаж за периоды до 2020 года
Самая сложная ситуация возникает, когда в электронной базе СФР отсутствуют данные о работе до 1 января 2020 года, так как массовый переход на ЭТК начался именно с этой даты. Как быть в этом случае?
Согласно позиции Минтруда России и действующему законодательству, основными документами для подтверждения стажа до 2020 года являются:
- Бумажная трудовая книжка. Даже при ведении ЭТК, бумажный вариант (если он остался на руках у работника) является юридически значимым документом для подтверждения стажа до 2020 года.
- Справки от работодателей. Если бумажной книжки нет или записи в ней отсутствуют, сотрудник может предоставить архивные справки с предыдущих мест работы.
- Выписка из СФР. Если предыдущие работодатели корректно сдавали отчетность, данные о стаже и начисленных взносах могут уже содержаться в базе фонда. Поэтому форма СТД-СФР часто содержит полную историю, даже за периоды до 2020 года.
Важно: Если сотрудник не предоставил документы, подтверждающие стаж до 2020 года (ни бумажную книжку, ни справки, ни полную выписку из СФР), работодатель не вправе включать эти периоды в расчет страхового стажа для больничного. В этом случае стаж считается только по данным, имеющимся в распоряжении работодателя и в актуальной выписке из СФР.
Алгоритм действий работодателя для расчета больничного
Чтобы правильно рассчитать пособие, следуйте пошаговой инструкции:
Шаг 1. Запрос документов
При оформлении больничного (или при приеме на работу, если больничный наступил сразу) запросите у сотрудника актуальную выписку о трудовой деятельности. Убедитесь, что в ней отражены все необходимые периоды.
Шаг 2. Проверка данных
Проверьте, есть ли разрывы в стаже. Обратите внимание на периоды до 2020 года. Если в электронной выписке их нет, попросите бумажную трудовую книжку для сверки.
Шаг 3. Расчет стажа
Используйте полученные данные для подсчета общего количества лет, месяцев и дней работы.
Правило расчета:
- Каждый полный год работы = 12 месяцев;
- Каждый полный месяц = 30 дней;
- Остаток дней суммируется.
Для упрощения процесса можно использовать специализированные онлайн-калькуляторы или функции в бухгалтерских программах (например, 1С, Контур.Экстерн), куда вносятся даты из трудовой книжки.
Шаг 4. Определение процента оплаты
В зависимости от полученного страхового стажа, размер пособия составляет:
- До 5 лет — 60% от среднего заработка;
- От 5 до 8 лет — 80% от среднего заработка;
- 8 лет и более — 100% от среднего заработка.
Частые ошибки и нюансы 2026 года
В 2026 году практика работы с ЭТК уже устоялась, но ошибки все еще встречаются:
Ошибка 1: Игнорирование бумажной книжки.
Многие бухгалтеры ошибочно полагают, что бумажная трудовая книжка больше не нужна. Это не так. Для периодов до 2020 года она часто остается единственным доказательством стажа, если данные не успели оцифровать.
Ошибка 2: Расчет только по последнему месту работы.
Работодатель обязан учитывать весь страховой стаж, а только период работы в своей организации. Без справки СТД-Р или выписки из СФР от предыдущих работодателей расчет будет неверным (в меньшую сторону для сотрудника).
Ошибка 3: Неверная интерпретация дат.
Если в документах указаны только месяц и год без конкретного числа, для расчета стажа принято использовать 15-е число месяца (или последний день, в зависимости от методики калькулятора, но стандарт — 15-е число для округления).
Электронная трудовая книжка значительно упростила обмен данными между работодателем и фондами, но ответственность за правильный расчет больничного лежит на работодателе. Главный принцип: стаж должен быть подтвержден документально. Основным источником информации служит выписка из СФР (СТД-СФР) и форма СТД-Р, а для старых периодов — бумажная трудовая книжка или архивные справки. Тщательная проверка этих документов гарантирует законность расчета и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.