С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может вести свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатели обязаны принимать и хранить ЭТК в соответствии с законодательством. В этой статье мы подробно разберём, как правильно подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, какие шаги необходимо выполнить, чтобы заполнить ЭТК и настроить 1С:ЗУП под новые требования.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе «Единый федеральный сервис» (ЕФС‑1). В ней фиксируются все трудовые договоры, начисления, изменения статуса, увольнения и т.д. Переход на ЭТК позволяет:
- сократить бумажный документооборот;
- обеспечить доступ к данным в реальном времени;
- снизить риск потери или фальсификации трудовой книжки.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:
- Федеральный закон «О труде» от г. (частично обновлён);
- Постановление Правительства РФ от г. № 1197 «Об утверждении правил ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда РФ от г. № 48 «Об утверждении порядка взаимодействия с ЕФС‑1».
Как подать заявление о ведении ЭТК
Заявление подаётся в ЕФС‑1 через портал «Госуслуги» или через корпоративный портал работодателя, если он подключён к системе.
Шаг 1. Регистрация в системе «Госуслуги»
Если вы ещё не зарегистрированы, пройдите процедуру «Регистрация в системе «Госуслуги»»:
- Перейдите на сайт gosuslugi.ru;
- Нажмите «Регистрация» и выберите «Физическое лицо»;
- Введите ФИО, ИНН, дату рождения, телефон и адрес электронной почты;
- Подтвердите регистрацию через SMS или электронную почту.
Шаг 2. Выбор услуги «Ведение трудовой книжки в электронном виде»
В личном кабинете «Госуслуг» найдите услугу «Ведение трудовой книжки в электронном виде» и нажмите «Получить услугу».
Шаг 3. Заполнение заявки
В заявке укажите:
- ФИО, ИНН, дата рождения;
- Сведения о работодателе (наименование, ОКПО, ИНН работодателя);
- Номер трудового договора и дата его заключения;
- Период работы (начало и конец трудового договора);
- Код ОКЗ (Код организационно‑квалификационной структуры) – это код, который определяет структуру предприятия в системе 1С.
После заполнения нажмите «Подтвердить» и вы получите электронную подпись, подтверждающую согласие на ведение ЭТК.
Шаг 4. Подтверждение работодателем
Работодатель должен подтвердить поданную заявку в ЕФС‑1. Для этого он использует свой корпоративный портал или 1С:ЗУП. После подтверждения заявка считается активной, и ЭТК начинает вести автоматически.
Настройка 1С:ЗУП для работы с ЭТК
1С:ЗУП (1С:Зарплата и Управление персоналом) – это основная система, в которой хранится информация о сотрудниках. Для корректной работы с ЭТК необходимо выполнить несколько шагов.
Установка и обновление 1С:ЗУП
Убедитесь, что у вас установлена последняя версия 1С:ЗУП (на момент написания – 1С:ЗУП 8.3.12). При необходимости обновите систему через «Обновление 1С» в меню «Сервис».
Конфигурация справочников и классификаторов
ЭТК требует, чтобы в 1С были корректно заполнены следующие справочники:
- Классификатор ОКЗ – код организационно‑квалификационной структуры. Он должен совпадать с кодом, указанным в заявке на ЭТК.
- Справочник «Трудовые договоры» – содержит сведения о каждом договоре, включая дату начала и окончания, тип договора, должность.
- Справочник «Позиции» – для каждой позиции указывается код ОКПД2 и код ОКПО работодателя.
Если справочники не заполнены, 1С:ЗУП не сможет корректно передавать данные в ЕФС‑1.
Настройка кодов ОКЗ для ЭТК
В 1С откройте модуль «Настройка» → «Коды ОКЗ» и добавьте новый код, соответствующий структуре вашего предприятия. Укажите:
- Код ОКЗ (например, 12345678);
- Наименование структуры (например, «Отдел продаж»);
- Роль в системе (если применимо).
После сохранения кода ОКЗ, привяжите его к соответствующим позициям в справочнике «Позиции».
Проверка интеграции с ЕФС‑1
В 1С:ЗУП перейдите в меню «Параметры» → «Интеграция» → «ЕФС‑1» и выполните тестовое подключение. Убедитесь, что:
- Параметры подключения (URL, логин, пароль) корректны;
- Сертификат электронной подписи установлен и действителен;
- Тестовый запрос возвращает статус «Успешно».
Как заполнить ЭТК в 1С:ЗУП
После настройки интеграции, 1С:ЗУП автоматически синхронизирует данные о сотрудниках с ЕФС‑1. Однако иногда требуется ручное вмешательство.
Добавление новых сотрудников
При добавлении нового сотрудника в 1С:ЗУП выполните следующие действия:
- Перейдите в справочник «Сотрудники» → «Новый»;
- Заполните основные сведения (ФИО, ИНН, дата рождения);
- В разделе «Трудовые договоры» добавьте новый договор с датой начала, типом и должностью;
- Укажите код ОКЗ в поле «Код ОКЗ»;
- Сохраните запись.
После сохранения 1С:ЗУП отправит данные в ЕФС‑1, и сотрудник появится в ЭТК.
Корректировка данных
При изменении данных (смена должности, изменения в договоре) необходимо:
- Обновить запись в 1С:ЗУП;
- Выполнить синхронизацию с ЕФС‑1 через пункт «Синхронизация» в меню «Интеграция»;
- Проверить, что изменения отразились в ЭТК.
Увольнение сотрудника
Для корректного оформления увольнения:
- В 1С:ЗУП откройте запись сотрудника;
- В разделе «Трудовые договоры» добавьте запись об увольнении с датой и причиной;
- Сохраните и выполните синхронизацию с ЕФС‑1;
- Проверьте, что в ЭТК появилась запись об увольнении.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, но в соответствии с законодательством, после 1 января 2026 г. бумажная трудовая книжка считается устаревшей и не должна использоваться в качестве основного документа.
- Что делать, если данные в ЭТК не совпадают с бумажной трудовой книжкой? – Свяжитесь с вашим бухгалтером или специалистом по 1С:ЗУП для корректировки данных. При необходимости можно запросить исправление в ЕФС‑1 через портал «Госуслуги».
- Как получить доступ к ЭТК? – Через портал «Госуслуги» в личном кабинете «Электронная трудовая книжка».
- Можно ли экспортировать данные из ЭТК в PDF? – Да, в личном кабинете «Госуслуги» есть кнопка «Экспорт в PDF».
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Следуя описанным шагам, вы сможете:
- Подать заявление о ведении ЭТК;
- Настроить 1С:ЗУП под новые требования;
- Корректно вести трудовую книжку в электронном виде;
- Соблюдать законодательные требования и избежать штрафов.
Если у вас возникнут вопросы, обращайтесь к специалистам по 1С:ЗУП или в службу поддержки ЕФС‑1. Удачной работы с электронными трудовыми книжками!