С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что правила учета трудового стажа окончательно изменились‚ и вопрос о том‚ в каком формате хранить сведения о своей карьере‚ стал как никогда актуальным. В данной статье мы подробно разберем‚ куда и как правильно подавать заявление о ведении трудовой книжки‚ какие форматы существуют и что нужно знать как работникам‚ так и работодателям.

Исторический контекст: выбор между бумагой и цифрой

До конца 2020 года все работники обязаны были определиться с выбором: продолжить вести трудовую книжку в традиционном бумажном виде или перейти на электронный формат (предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ). Согласно статистике‚ из 58‚1 млн застрахованных россиян более 34‚8 млн предпочли сохранить бумажные трудовые книжки.

Однако жизнь не стоит на месте. Работники‚ ранее выбравшие ведение бумажной трудовой‚ могут в любой момент перейти на электронную книжку. Для этого им необходимо подать работодателю соответствующее заявление. Обратный переход (с электронной на бумажную) законодательством не предусмотрен.

Куда именно подавать заявление?

Вопрос о том‚ куда подавать документ‚ имеет четкий ответ:

• Работающим гражданам — заявление подается по месту текущей работы своему работодателю (в отдел кадров‚ бухгалтерию или напрямую руководителю‚ в зависимости от структуры организации).
• Временно неработающим гражданам — заявление подается по последнему месту работы.

Работодатель‚ получивший такое заявление‚ обязан принять его без промедления. В случае перехода на ЭТК‚ он обязан внести последнюю запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку‚ выдать ее на руки работнику и продолжить передачу сведений о трудовой деятельности исключительно в электронном виде в Пенсионный фонд России (СФР).

Способы подачи заявления

В зависимости от ваших возможностей и правил‚ установленных в организации‚ подать заявление можно двумя основными способами:

Личная подача

Это самый традиционный и надежный способ. Вы можете:

• Передать заявление лично в руки специалисту отдела кадров.
• Передать документ через канцелярию или секретариат организации.
• Отправить заявление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (особенно актуально для удаленных сотрудников или неработающих граждан).

При личной подаче обязательно проследите‚ чтобы на вашем экземпляре заявления поставили отметку о принятии (входящий номер и дата)‚ чтобы избежать спорных ситуаций.

Подача через электронные сервисы

В XXI веке цифровизация добралась и до кадрового документооборота. Выберите правильный формат подачи заявления онлайн‚ если ваш работодатель предоставляет такую возможность. Для этого вам потребуется:

1. Зайти на электронный портал работодателя (или портал Госуслуг‚ если функционал интегрирован).
2. Заполнить электронную форму заявления.
3. Подготовить электронную подпись (ЭП)‚ которая понадобится для юридически значимого заверения документа онлайн.

В каких случаях еще потребуется заявление?

Заявления работодателю необходимы не только для перехода на ЭТК или сохранения бумажного формата. Они также нужны в следующих ситуациях:

• Получение сведений из ЭТК — для получения выписки по форме СТД-Р при увольнении или по запросу.
• Исправление неточных сведений — если в электронной базе данных работодателя или СФР закралась ошибка‚ работник должен подать заявление на ее исправление.
• Прием на работу новых сотрудников — если новый сотрудник на предыдущем месте отказался от ведения бумажной трудовой книжки‚ при увольнении ему будет выдана форма СТД-Р. Новому работодателю нужно взять с него заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде‚ чтобы правильно оформить трудовые отношения.

Обязанности работодателя при получении заявления

Важно отметить‚ что работодатель обязан принять заявление о ведении трудовой книжки без промедления и внести в нее первую запись о принятии работника на работу (если это первое место работы сотрудника) или запись о переходе на ЭТК.

Порядок действий кадровика при сохранении бумажной книжки выглядит так:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку.
2. Отразить сведения о такой трудовой книжке в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей. Важно: вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе‚ как разъяснил Минтруд.
3. Получить у работника заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (если выбран электронный формат).

Также стоит отметить нововведения: работодателю предлагается возможность при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью‚ но и иными способами‚ если это предусмотрено внутренним регламентом.

Как правильно составить заявление?

Законодательство не устанавливает строгой‚ унифицированной формы заявления‚ однако в нем обязательно должны быть указаны:

• Шапка (на имя руководителя организации‚ от кого — ФИО и должность работника).
• Просьба о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе ИЛИ о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (согласно ст. 66.1 ТК РФ).
• Дата и личная подпись работника.

Подача заявления о ведении трудовой книжки — это важный шаг‚ который определяет формат фиксации вашего трудового стажа. Помните‚ что переход на электронную трудовую книжку возможен в любой момент по вашему желанию‚ а вот сохранить бумажную можно было только до конца 2020 года. Выбирайте удобный способ подачи (лично или через электронные сервисы с использованием ЭЦП)‚ контролируйте получение документа работодателем и будьте уверены в сохранности своих данных!