С 1 января 2021 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс напрямую связан с необходимостью формирования и передачи в Пенсионный фонд России (ПФР) специального отчёта — СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). Данный документ стал ключевым инструментом учёта стажа и замены традиционных бумажных трудовых книжек.

Что такое СЗВ-ТД и зачем он нужен?

СЗВ-ТД — это отчётная форма, которую работодатель обязан ежемесячно (или при кадровых событиях) передавать в ПФР. В ней содержатся все сведения о трудовой деятельности работника:

• Дата приёма на работу, увольнения, перевода.
• Наименование организации и её ИНН/ОГРН.
• Должность, специальность, профессия (трудовая функция).
• Основание для приёма/увольнения (приказ, договор).
• Сведения о страховом стаже.

При переходе на ЭТК вся эта информация хранится в электронном виде в информационных ресурсах ПФР и формирует электронную трудовую книжку работника. При бумажном ведении — эти сведения всё равно передаются в ПФР в форме СЗВ-ТД, но сама книжка остаётся у работника.

Два пути: как выбрать способ ведения?

Существует два основных варианта, и алгоритм действий работодателя зависит от выбора сотрудника.

Сотрудник выбирает электронную трудовую книжку (ЭТК)

Это происходит через подачу заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации.

1. Шаг 1: Работник пишет заявление (образец есть у бухгалтера или на сайте ПФР).
2. Шаг 2: Бухгалтер в программе 1С:ЗУП (или другой КИС) при кадровом событии (приём, перевод, увольнение) заполняет документ «Сведения о трудовой деятельности работника (СЗВ-ТД)».
3. Шаг 3: В карточке сотрудника в 1С должен быть установлен флаг «Отразить в трудовой книжке» для автоматической загрузки данных.
4. Шаг 4: Данные из этого документа автоматически отправляются в ПФР в составе сведений о приёме/увольнении. Запись в ЭТК вносится ПФР.

Важно: Если на предыдущем месте работы у сотрудника была бумажная книжка, при переходе в новую организацию с ЭТК в 1С также выбираем способ ведения — электронный.

Сотрудник выбирает бумажную трудовую книжку (или не подал заявление)

В этом случае традиционная система сохраняется, но с важной оговоркой.

1. Шаг 1: Работник подаёт заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (или молчит — это приравнивается к выбору бумажного носителя).
2. Шаг 2: Бухгалтер продолжает вести бумажную трудовую книжку вручную (делает записи, ставит печать, подпись).
3. Шаг 3: ОДНОВРЕМЕННО в 1С:ЗУП для каждого кадрового события (приём, увольнение и т.д.) бухгалтер обязан формировать и отправлять в ПФР документ СЗВ-ТД.
4. Шаг 4: В 1С при создании документа СЗВ-ТД для таких сотрудников также нужно указывать способ ведения — «Бумажный».

Как заполнять СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 8 (практика)

В современных версиях 1С:ЗУП документ «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)» создаётся автоматически на основе кадровых документов.

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые документы».
2. Найдите нужный документ (приём, перевод, увольнение) и нажмите кнопку «Создать».
3. В выпадающем списке выберите пункт «Сведения о трудовой деятельности работника» или «СЗВ-ТД».
4. Для автоматической загрузки данных (ФИО, СНИЛС, ИНН организации, даты) в карточке самого кадрового документа (приёма/увольнения) должен быть установлен флаг «Отразить в трудовой книжке».
5. Проверьте автоматически заполненные поля. С 1 июля 2021 года в форме появилось поле «Трудовая функция» (название должности, профессии, специальности). Указывайте его корректно.
6. Убедитесь, что в шапке документа выбран правильный способ ведения трудовой книжки (Электронный / Бумажный).
7. Проверьте документ через функцию «Проверить заполнение» (если есть в вашей версии).
8. Проведите документ. После этого он будет доступен для формирования отчётности в ПФР.

Когда и кому сдавать СЗВ-ТД?

Отчётность СЗВ-ТД сдаётся в ПФР ежемесячно (до 15-го числа месяца, следующего за отчётным). Но есть и событияные случаи:

• При кадровом событии: Формируется и отправляется отдельный СЗВ-ТД на приём, перевод или увольнение. Это делается сразу после оформления кадрового документа.
• Ежемесячный отчёт: Даже если за месяц не было кадровых изменений, но у организации есть работники, нужно сдать «нулевой» СЗВ-ТД (сведения по всем работавшим за месяц).
• Если работников нет: В случае отсутствия работников в отчётном периоде форму СЗВ-ТД подавать не нужно.

Штрафы и ответственность

За непредставление или несвоевременное представление сведений СЗВ-ТД предусмотрены штрафы (ст. 15.33 КоАП РФ):

• Для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
• За повторное нарушение — в 2 раза больше.

Кроме того, ошибки в СЗВ-ТД могут привести к неправильному учёту страхового стажа и, как следствие, к заниженной пенсии.

Краткий итог и алгоритм действий для работодателя

1. Получите заявление от каждого сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки (ЭТК или бумажная).
2. Настройте 1С:ЗУП: в карточках сотрудников укажите выбранный способ. Для ЭТК — флаг «Отразить в трудовой книжке».
3. При любом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) создавайте в 1С документ СЗВ-ТД. Он сформируется автоматически, если флаги выставлены верно.
4. Проверяйте корректность заполнения, особенно поля «Трудовая функция» и способа ведения.
5. Сдавайте отчётность в ПФР в установленные сроки (ежемесячно до 15 числа и по каждому событию).
6. Для бумажников: Не забывайте параллельно вести записи в самой бумажной книжке.

Статья подготовлена на основе анализа актуальной информации (на 23 мая 2026 года) о порядке заполнения СЗВ-ТД и ведения электронных трудовых книжек. Для получения персональной консультации обращайтесь к бухгалтеру или в отделение ПФР.