Дата публикации:
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник‚ согласившийся на цифровой формат‚ хранит сведения о своём трудовом стаже в единой государственной системе. Для работодателя это открывает новые возможности по проверке и использованию данных о стаже‚ но также требует знания процедур и правовых аспектов.
Почему важно знать стаж работника?
- Расчёт больничных пособий‚ отпускных и декретных выплат зависит от количества отработанных дней.
- Определение право на пенсию и её размер.
- Оценка квалификации и соответствия требованиям вакансий.
- Соблюдение требований Фонда социального страхования (ФСС) и Пенсионного фонда России (ПФР).
Где хранится информация о стаже в ЭТК?
Все записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и изменениях в трудовой книжке автоматически передаются в:
- Единый государственный реестр ЭТК‚ управляемый Минтруда России.
- Базы данных Фонда социального страхования и Пенсионного фонда России‚ откуда они берутся при расчётах соцвыплат.
Ключевые правовые акты
- Федеральный закон от № 442‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑67) – порядок ведения трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
Как работодателю получить сведения о стаже?
Через портал «Госуслуги» (для юридических лиц)
Если у вашей организации уже есть подтверждённый аккаунт на Госуслугах‚ выполните следующие шаги:
- Войдите в личный кабинет организации.
- Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки» → «Запрос сведений о работнике».
- Введите ИНН и СНИЛС работника (или его ФИО и дату рождения).
- Выберите тип запрашиваемой информации: полный трудовой стаж‚ перечень записей‚ даты начала и окончания работы.
- Нажмите «Отправить запрос». Система формирует электронный документ‚ который будет доступен в течение 1‑3 рабочих дней.
Через личный кабинет Фонда социального страхования (ФСС)
ФСС предоставляет API для автоматизированного получения сведений о трудовом стаже. Для этого необходимо:
- Оформить договор о взаимодействии с ФСС.
- Получить ключ доступа (API‑key) и сертификат для подписи запросов.
- Выполнить запрос
GET /api/v1/employee/{snils}/experienceс указанием СНИЛС работника. - Ответ будет содержать массив записей:
date_from‚date_to‚position‚employer_inn.
Через сервис «Личный кабинет ПФР»
Для проверки пенсионных прав можно запросить выписку о трудовом стаже:
- Авторизоваться в Личном кабинете ПФР (для юридических лиц – отдельный раздел «Организации»).
- Выбрать пункт «Запросить выписку о трудовом стаже».
- Указать данные работника (СНИЛС‚ ФИО‚ дата рождения).
- Получить PDF‑документ‚ который можно сохранить в архиве компании.
Согласие работника
Для получения сведений необходимо получить письменное согласие работника (см. ст; 66 ТК РФ). Согласие может быть оформлено в виде:
- Электронного документа‚ подписанного квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Бумажного заявления‚ подписанного в присутствии представителя работодателя.
Пошаговый алгоритм проверки стажа
| Шаг | Действие | Ответственный | Срок |
|---|---|---|---|
| 1 | Получить согласие работника на запрос данных (ЭЦП или бумажное заявление). | HR‑специалист | В течение 1 дня |
| 2 | Войти в портал «Госуслуги» (или ФСС/ПФР) под учетной записью организации. | HR‑специалист / IT‑отдел | В течение 1 часа |
| 3 | Ввести идентификационные данные работника (ИНН‚ СНИЛС‚ ФИО). | HR‑специалист | Мгновенно |
| 4 | Отправить запрос и дождаться формирования выписки. | Система | 1‑3 рабочих дня |
| 5 | Сохранить полученный документ в кадровом архиве и использовать при расчётах. | HR‑специалист | В тот же день |
Практические советы
- Проверяйте актуальность данных. Система обновляется ежедневно‚ но иногда запись о приёме/увольнении появляется с задержкой до 24 часов.
- Сохраняйте копии выписок. Для аудита и возможных споров храните PDF‑документы в течение минимум 5 лет.
- Автоматизируйте процесс. Интеграция с API ФСС позволяет получать данные в реальном времени и сразу использовать их в расчётных модулях бухгалтерии.
- Учитывайте двойной формат. Если работник не отказался от бумажной книжки‚ у него может быть одновременно ЭТК и бумажный вариант. Запрос в ЭТК будет отражать только цифровые записи.
- Контролируйте правильность ввода СНИЛС. Ошибки в одной цифре приводят к «не найдено» и требуют повторного запроса.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли узнать стаж без согласия работника?
Нет. По ст. 66 ТК РФ и Федеральному закону № 442‑ФЗ работодатель обязан получить согласие работника на обработку его персональных данных‚ включая сведения из ЭТК.
Вопрос: Что делать‚ если у работника нет СНИЛС?
СНИЛС – основной идентификатор в системе ЭТК. Если его нет‚ попросите работника оформить СНИЛС в ПФР. Без него запрос в ЭТК невозможен.
Вопрос: Как проверить‚ передаёт ли предыдущий работодатель сведения в ЭТК?
В выписке из ЭТК будет указана каждая запись о трудоустройстве. Если в период работы у бывшего работодателя нет записей‚ значит сведения не были переданы. В таком случае рекомендуется связаться с прежним работодателем и уточнить причину.
Вопрос: Можно ли получить сведения о стаже через мобильное приложение «Госуслуги»?
Да. В мобильном приложении есть раздел «Электронные трудовые книжки»‚ где можно отправить запрос и получить выписку в формате PDF.
Электронная трудовая книжка упрощает процесс проверки трудового стажа‚ делая его быстрым‚ прозрачным и безопасным. Для работодателя ключевыми шагами являются:
- Получение согласия работника;
- Использование официальных государственных сервисов (Госуслуги‚ ФСС‚ ПФР);
- При необходимости – интеграция через API для автоматизации.
Соблюдая перечисленные процедуры‚ вы сможете точно рассчитывать больничные‚ отпускные‚ пенсионные отчисления и избегать ошибок‚ которые могут привести к штрафам со стороны надзорных органов.
Помните: электронный формат исключает риск потери данных‚ но требует от работодателя внимательного отношения к процессу получения и хранения информации.