С 2021 года в России происходит постепенный переход от бумажных к электронным трудовым книжкам. К 2026 году эта тема полностью вошла в нормативные документы, а порядок её применения прописан в Трудовом кодексе РФ, Федеральном законе № 439‑ФЗ и разъяснительных письмах Минтруда. В статье рассматривается, как правильно включить работу с электронными трудовыми книжками в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) организации, какие требования предъявляются к работодателю и какие права имеют работники.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это запись о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде, размещённая в государственной информационной системе «Единый федеральный реестр» (СФР). Основные особенности:

• Запись в ЭТК осуществляется работодателем через специализированные сервисы (Контур.Экстерн, 1С, СЭД и др.).
• Работник может просматривать сведения в личном кабинете «Госуслуги».
• Для начала ведения ЭТК требуется письменное заявление сотрудника о выборе формата трудовой книжки.
• В любой момент работник имеет право изменить своё решение и перейти на бумажный вариант.

Нормативно-правовая база (2026 г.)

Ключевые нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68) – определяет порядок ведения трудовой книжки и обязательность её заполнения.
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (часть 2 статьи 2) – фиксирует необходимость вести сведения в электронном виде, если сотрудник не подал заявление о выборе бумажного формата.
3. Постановление Минтруда России от № 14-2/В-267 – разъясняет порядок заверения подписью и печатью заявления о ведении ЭТК.
4. Приказ Минтруда России от № … – вводит обязательность фиксировать сведения о трудовой деятельности новых сотрудников (приёмы после ) только в электронном виде.
5. Обновлённые правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) -026 года – требуют включения отдельного раздела, регламентирующего работу с ЭТК.

Почему ПВТР обязаны учитывать электронные трудовые книжки?

Трудовой кодекс гласит, что правила внутреннего трудового распорядка утверждает работодатель, но они должны быть согласованы с работниками. С учётом перехода на электронный формат, ПВТР должны:

• Определять порядок получения и обработки заявления сотрудника о выборе формата трудовой книжки.
• Устанавливать сроки внесения записей в ЭТК (не позднее 5 рабочих дней после события).
• Описывать ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК (штрафы, дисциплинарные меры).
• Регламентировать порядок информирования работников о их правах (право просматривать, право изменить формат).

Как правильно включить ЭТК в ПВТР

Ниже приведён пошаговый алгоритм и примерный текст раздела ПВТР, который можно адаптировать под любую организацию.

Шаги по подготовке раздела

1. Анализ текущих ПВТР – выявить, где уже упоминаются трудовые книжки, и определить места для дополнения.
2. Согласование с профсоюзом/представителями работников – в соответствии с ТК РФ, изменения ПВТР должны быть согласованы с работниками.
3. Разработка текста – включить обязательные пункты (заявление, сроки, порядок проверки, ответственность).
4. Утверждение и публикация – приказом руководителя организации, размещение в внутреннем нормативном портале и ознакомление сотрудников (подпись в электронном виде).

Примерный текст раздела ПВТР «Электронные трудовые книжки»

Раздел 5. Ведение трудовых книжек

Общие положения
В организации используется как бумажный, так и электронный формат трудовой книжки.
Выбор формата определяется заявлением сотрудника, поданным в письменной форме (бумажный) либо в электронном виде через портал «Госуслуги» (электронный).

Порядок подачи заявления
Сотрудник в течение 5 дней с момента трудоустройства обязан подать заявление о выборе формата трудовой книжки.
Заявление подписывается электронной подписью (для ЭТК) или печатью и подписью (для бумажного варианта) в соответствии с письмом Минтруда РФ от № 14-2/В-267.

Внесение записей в электронную трудовую книжку
Работодатель вносит запись в ЭТК в течение 5 рабочих дней с момента возникновения события (приём, перевод, увольнение и др.).
Запись осуществляется через аккредитованный сервис (Контур.Экстерн, 1С и др.) и фиксируется в СФР.
Права и обязанности работников

Работник имеет право в любой момент изменить выбранный формат, подав новое заявление.
Работник имеет право просматривать сведения в своей ЭТК через личный кабинет «Госуслуги».

Ответственность
За несоблюдение сроков внесения записей в ЭТК работодатель несёт административную ответственность в соответствии с ТК РФ.
За отказ от подачи заявления о выборе формата работник может быть привлечён к дисциплинарной ответственности.

Контроль и проверка
Ответственным за ведение ЭТК назначается главный бухгалтер/HR‑менеджер.
При проверке со стороны инспекции труда предоставляются электронные отчёты из СФР.

Практические рекомендации для работодателей

• Автоматизировать процесс. Внедрить интеграцию HR‑системы с сервисом «Единый федеральный реестр». Это сократит время внесения записей и исключит человеческий фактор.
• Обучить персонал. Провести инструктаж для HR‑специалистов и бухгалтеров о порядке подачи заявлений, использовании электронной подписи и формировании отчётов ЕФС‑1.
• Обеспечить доступ работников. Разослать инструкцию сотрудникам о том, как просматривать свою ЭТК в личном кабинете «Госуслуги».
• Контролировать сроки. Внедрить напоминания в системе о необходимости внесения записей в течение 5 дней.
• Хранить копии заявлений. Даже при электронном формате сохраняйте оригиналы заявлений (PDF) в архиве компании.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если сотрудник не подал заявление о выборе формата?

Согласно статье 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, если заявление не получено, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде и одновременно подавать отчёт ЕФС‑1 в СФР.

Можно ли одновременно вести обе формы?

Да. Работодатель может вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку, но запись в выбранный сотрудником формат должна быть актуальной и своевременной.

Как оформить переход с бумажной на электронную книжку?

Сотрудник подаёт новое заявление о выборе электронного формата. Работодатель вносит запись о переходе в ЭТК и в бумажную книжку ставит отметку «Переведено в электронный формат».

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременное внесение записей?

В соответствии с ТК РФ и Кодексом об административных правонарушениях, за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц.

В 2026 году электронные трудовые книжки стали неотъемлемой частью кадрового документооборота. Чтобы обеспечить законность и эффективность их использования, организации обязаны:

• Внести соответствующий раздел в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• Обеспечить согласование изменений с работниками;
• Автоматизировать процесс внесения записей в СФР;
• Информировать сотрудников о их правах и обязанностях.

Только при соблюдении всех требований ПВТР, Трудового кодекса и федеральных законов электронные трудовые книжки станут надёжным инструментом управления персоналом, повышая прозрачность и упрощая контроль за трудовыми отношениями.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – нормативные акты о ЭТК
• Госуслуги – личный кабинет для просмотра ЭТК
• Контур.Экстерн – сервис для внесения записей в СФР
• Минтруд России – разъяснительные письма

Дата публикации: