Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве РФ последних лет. Несмотря на то, что основной переходный период пришелся на 2020 год, вопрос выбора формата ведения трудовой документации остается актуальным для многих работников, особенно тех, кто трудоустраивается впервые или ранее не подал соответствующее заявление. В данной статье мы подробно разберем, как правильно подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, какие сроки существуют и какие последствия имеет этот выбор.
Почему важно сделать выбор?
Каждому работнику необходимо определиться с предпочтительным способом учета его трудового стажа:
- Ведение трудовой книжки в электронном виде (по умолчанию для новых сотрудников с 2021 года).
- Сохранение и продолжение ведения бумажной трудовой книжки (требует письменного заявления).
О своем решении работник обязан сообщить работодателю путем подачи письменного заявления. Если сотрудник хочет, чтобы его бумажная трудовая книжка продолжала вестись параллельно с электронной (или вместо нее, в переходный период), он должен активно заявить об этом.
Кто и когда должен подать заявление?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , работники, состоявшие в трудовых отношениях на 1 января 2020 года, должны были подать заявление о выборе формата трудовой книжки до 31 декабря 2020 года.
Важные нюансы сроков:
- Если работник подал заявление о сохранении бумажной книжки до конца 2020 года, работодатель обязан продолжать вносить в нее записи наряду с передачей данных в ПФР (ныне СФР).
- Если работник не подал заявление в установленный срок, работодатель с 2021 года ведет его трудовую деятельность только в электронном виде. Бумажная книжка в этом случае выдается работнику на руки, и записи в нее больше не вносятся.
- Работники, принятые на работу после 1 января 2021 года, могут иметь только электронную трудовую книжку. Право выбора бумажного формата у них отсутствует.
Можно ли изменить решение?
Да, законодательство предусматривает гибкость в этом вопросе:
- Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на электронную, подав соответствующее заявление.
- Однако, если работник пропустил срок подачи заявления о сохранении бумажной книжки (конец 2020 года) и она была выдана ему на руки, вернуться к ведению бумажного варианта уже нельзя.
Как правильно составить заявление?
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки пишется в свободной форме или по образцу, утвержденному работодателем. Документ должен быть подан в отдел кадров лично (с отметкой о приеме на копии) или отправлен почтой с уведомлением о вручении.
Обязательные элементы заявления:
- Шапка: Указание должности и ФИО руководителя, а также ФИО и должности работника.
- «Заявление».
- Основная часть: Ссылка на ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ и просьба продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
- Дата и подпись: Собственноручная подпись работника и дата подачи документа.
Образец формулировки текста заявления:
«На основании части 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с порядком, установленным трудовым законодательством».
Зачем еще нужны заявления по трудовым книжкам?
Помимо первоначального выбора формата, заявления могут потребоваться в следующих ситуациях:
- Получение сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р): Работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки у текущего или бывшего работодателя.
- Исправление ошибок: Если в электронной базе содержатся неточные сведения, работник подает заявление с просьбой их исправить, приложив подтверждающие документы.
- Переход на электронный формат: Если работник ранее выбрал бумажный вариант, но решил отказаться от него в пользу цифрового, он пишет заявление о прекращении ведения бумажной трудовой книжки.
Статусы заявлений и документооборот
При заполнении внутренних реестров или разделов «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» кадровые службы фиксируют статус документа. Основные статусы:
- Подано: Заявление получено работодателем и зарегистрировано.
- Не подано: Работник не изъявил желания сохранять бумажный формат (актуально для периода до конца 2020 года).
Работодатель обязан хранить полученные заявления в личном деле работника или в отдельном архиве как документы строгой отчетности, подтверждающие законность действий по ведению (или неведению) бумажной книжки.
Правильное оформление заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе — это гарантия того, что ваш бумажный документ останется юридически значимым и актуальным. Если вы относитесь к категории работников, которые должны были сделать выбор в 2020 году, но не сделали этого, ваша трудовая деятельность теперь фиксируется исключительно в электронном виде. В случае сомнений относительно статуса вашей трудовой книжки, рекомендуется обратиться в отдел кадров вашего работодателя для получения формы СТД-Р и проверки актуальных данных.
Помните: своевременная подача документов защищает ваши права и обеспечивает корректный учет трудового стажа для будущей пенсии.