Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С 2021 года в России произошли масштабные изменения в связи с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), что породило множество вопросов о том, в каких случаях работодатель обязан вести бумажный документ, а когда достаточно передавать сведения в электронном виде. В этой статье мы подробно разберем все нюансы действующего законодательства.
Общее правило: когда работодатель обязан вести бумажную трудовую
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, при соблюдении одного важнейшего условия: работа у данного работодателя должна являться для сотрудника основной.
Это правило закреплено в ст. 66 ТК РФ и п. 40 Порядка ведения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н). Работодатели обязаны заполнять этот документ независимо от их организационно-правовой формы.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Конец 2020 года стал переломным моментом для кадрового делопроизводства. Именно в этот период работники должны были определиться с форматом своей трудовой книжки. От их выбора зависит, какие действия обязан совершить работодатель:
Если работник устроился на работу впервые после 31 декабря 2020 года
Для таких сотрудников бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе. Сведения о приёме на работу ведутся исключительно в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР). Бумажный бланк такому работнику не выдается и не заводится.
Если у работника была бумажная трудовая, и он подал заявление об отказе от нее
Если работник до конца 2020 года (или позже) подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки. С этого момента работодатель освобождается от обязанности вести бумажный документ, однако он продолжает передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в СФР;
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку
Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки (или не подал никакого заявления), этот документ новые работодатели продолжают вести по общим правилам. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом (бумажном), и в новом (электронном) формате одновременно.
Важные нюансы при трудоустройстве в 2025 году и далее
Существует критически важное правило для новых трудоустройств:
- Если работник не подал заявление о выборе формата и продолжал работать на прежнем месте с бумажной книжкой, прежний работодатель обязан был вести ее.
- Но при увольнении и новом трудоустройстве в 2025 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку.
Это означает, что при смене работы в 2025 году и позже, если сотрудник ранее не перешел на ЭТК, новый работодатель будет формировать для него только электронные сведения. Бумажная книжка останется у работника на руках как исторический документ.
Правило пяти дней: когда вносить запись о приеме
Одна из частых ошибок работодателей — преждевременное внесение записей. Специалисты сайта «Онлайнинспекция.рф» разъясняют: компания нарушает закон, если вносит запись о приеме на работу до того, как сотрудник отработал менее пяти дней.
Закон четко устанавливает: трудовая книжка ведется на работника, проработавшего свыше 5 дней. Если сотрудник проработал 3-4 дня и уволился (или еще не прошел пятидневный срок), запись о приеме в бумажную трудовую вносить не нужно.
Какие записи обязан вносить работодатель
Если в отношении работника ведется бумажная трудовая книжка, работодатель обязан вносить в нее записи о:
- Приеме на работу;
- Переводах на другую постоянную работу;
- Увольнении;
- Поощрениях;
- Различных кадровых мероприятиях (например, переименовании работодателя).
Выдача трудовой книжки: сроки и обязанности работодателя
Законодательство строго регламентирует порядок выдачи трудовой книжки:
-
При увольнении
В день прекращения трудового договора (последний день работы) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении или предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ).
Если в день увольнения выдать документ невозможно в связи с отсутствием работника, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Работодатель также может получить согласие работника на отправку трудовой книжки по почте. Каких-либо строгих сроков отправки документа по почте законом не установлено, но сделать это нужно в разумные сроки после получения согласия.
-
По заявлению работника в период работы
По письменному заявлению работника (в т.ч. в целях обязательного социального страхования) работодатель обязан выдать ему трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В этом случае в строку с Ф.И.О. работника вносится соответствующая отметка о выдаче.
Краткие итоги
Чтобы не нарушать трудовое законодательство, работодателю необходимо помнить следующее:
- Вести бумажную трудовую книжку нужно только тем, кто трудится по основному месту работы более 5 дней.
- Впервые устроившимся после бумажная книжка не заводится.
- При переходе на новую работу в 2025 году и позже новый работодатель не обязан вести бумажную книжку, даже если работник ее сохранил.
- Запись о приеме делается только после того, как сотрудник отработал более 5 дней.
- В день увольнения книжка должна быть выдана обязательно, а по заявлению в период работы — в течение 3 рабочих дней.
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение кадрового учета в условиях цифровизации.