Трудовая книжка – один из самых узнаваемых документов, подтверждающих трудовой стаж и историю работы. В последние годы многие государства переходят к цифровому формату, чтобы упростить кадровое делопроизводство, повысить прозрачность и снизить издержки. В этой статье мы рассмотрим, как реализованы электронные трудовые книжки (ЭТК) в разных странах, какие законодательные и практические особенности они имеют, а также какие преимущества и вызовы они приносят.

Европейский опыт

• Италия – в 2000 году страна упразднила бумажную трудовую книжку и полностью перешла на цифровые карточки социального страхования. Это стало одним из первых примеров отказа от традиционного формата.
• В большинстве стран Европейского союза трудовая книжка как таковая не существует. Все данные о работниках хранятся в электронных реестрах, доступных работодателям и государственным органам.
• Пример: Нидерланды используют систему Social Security Number (BSN), где вся информация о трудовой деятельности доступна через электронный портал.

Россия – крупнейший пользователь ЭТК

В России электронные трудовые книжки начали внедряться в 2021 году, а к 2025‑му 24 миллиона работников уже переведены в цифровой формат.

• С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников фиксируются только в электронном виде.
• По данным Superjob (27 март 2023), 41 % кадровиков в 2021 году считали ЭТК сложной, в 2022 году – 35 %, а в 2025 году – только 27 %.
• Платформа Госуслуги позволяет сотрудникам просматривать, запрашивать выписки и вносить исправления в ЭТК.

Преимущества для России

1. Сокращение бумажных расходов.
2. Ускорение процесса оформления трудовых договоров и расчётов.
3. Повышение прозрачности для пенсионных органов.

Проблемы и вызовы

• Необходимость обучения кадровиков работе с новой системой.
• Требования к кибербезопасности и защите персональных данных.
• Сопротивление части работодателей, привыкших к бумажной работе.

Украина – новый этап цифровизации

С 2021 года в Украине действует электронная трудовая книжка. Внедрение было частью реформы цифровых государственных услуг.

• Платформа VAV SYNERGY предоставляет инструменты для оцифровки трудовой книжки даже за границей.
• Согласно порталу госуслуг Украины, работники могут получить выписку в электронном виде и вносить изменения через онлайн‑платформу.

Словения и другие страны СНГ

Трудовые книжки сохранились в России, странах СНГ и в Словении. В Словении ЭТК реализована как часть системы e-Work, где работодатели и работники взаимодействуют через единую цифровую платформу.

• В странах СНГ (Казахстан, Беларусь, Таджикистан) переход на ЭТК затягивается из‑за ограниченных ресурсов и законодательных барьеров.
• В некоторых из них бумажная трудовая книжка всё ещё обязательна, но уже ведётся параллельный цифровой реестр.

Международные практики и перспективы

Мировой опыт показывает, что переход на электронные трудовые книжки – это долгосрочный процесс, требующий согласования законов, технической инфраструктуры и культуры работы.

• В 2026 году Контур.Экстерн отмечает, что даже если работник выбрал бумажный вариант, работодатели обязаны вести данные в электронном виде.
• Согласно Аргументы и Факты, интеграция ЭТК с порталом госуслуг позволяет автоматизировать расчёты пенсий и социального страхования.
• В 2025 году УБРиР отмечает, что в законодательстве пока нет понятия «электронная трудовая книжка», но практика уже демонстрирует её эффективность.

Как перейти на электронную трудовую книжку

1. Подготовка – обновление ИТ‑инфраструктуры, обучение персонала, согласование с юристами.
2. Регистрация – подача заявления в налоговую службу или портал госуслуг.
3. Ввод данных – заполнение шаблонов, проверка корректности.
4. Получение выписки – через портал госуслуг, электронную почту или мобильное приложение;
5. Внесение исправлений – через онлайн‑форму с подтверждением работодателя.

Электронные трудовые книжки становятся стандартом в большинстве развитых стран, где бумажный формат устарел. Россия и Украина уже сделали значительный шаг вперёд, а Европа полностью отказалась от традиционной трудовой книжки. В странах СНГ и Словении процесс перехода продолжается, но уже видны первые результаты. Внедрение ЭТК повышает эффективность работы с кадрами, снижает издержки и улучшает доступ к информации для всех участников рынка труда.

Для работодателей и работников важно следить за законодательными изменениями, участвовать в обучающих программах и использовать доступные онлайн‑инструменты, чтобы максимально воспользоваться преимуществами цифрового формата.