Дата публикации: 12:30:18
Электронные трудовые книжки – это цифровой аналог традиционных бумажных записей о трудовой деятельности работников‚ хранящихся в информационных ресурсах ПФР. Для работодателей их ведение – обязательная процедура‚ требующая своевременного предоставления соответствующих сведений в Пенсионный фонд.
Нормативно‑правовая база
Для корректного оформления отчётности используются следующие документы:
- СЗВ‑ТД (утв. ) – форма сведений о трудовой деятельности.
- ЕФС‑1 – объединённый отчёт‚ в который входит информация из СЗВ‑ТД.
- Приказ СФР о форме ЕФС‑1 (2026 год) – обязательный бланк для подачи сведений.
Все изменения в форме и сроках сдачи фиксируются в официальных актах ПФР и публикуются в системе КонсультантПлюс.
Ключевые формы и их назначение
СЗВ‑ТД
Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) – базовый документ‚ в который вносятся данные о:
- месте и дате начала работы;
- периоде страхования;
- размере заработка‚ используемом для расчёта страховых взносов;
- сведения о страховых событиях (отпуск‚ болезнь‚ увольнение и т.д.).
ЕФС‑1
Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам формируется в рамках формы ЕФС‑1. Она объединяет несколько подсистем:
- Раздел 1 – сведения о страхователе;
- Раздел 2 – сведения о работниках (в т.ч. при приёме и увольнении);
- Раздел 3 – расчёты по страховым взносам (6‑НДФЛ‚ РСВ).
Начиная с 2026 года СЗВ‑ТД входит в состав ЕФС‑1‚ поэтому при подготовке отчёта необходимо учитывать новые требования к заполнению.
Порядок формирования и подачи отчёта
Для работодателей процесс выглядит так:
- Подготовка данных – сбор информации о каждом сотруднике из кадровых документов‚ приказов и распоряжений.
- Проверка – сверка введённых данных с оригинальными документами (трудовые договоры‚ приказы об увольнении‚ листы учёта рабочего времени).
- Формирование отчёта – заполнение формы ЕФС‑1 через электронный кабинет ПФР или через интегрированные программы (например‚ «Авиант»‚ «КонсультантПлюс»).
- Отправка – нажатие кнопки «Отправить» в личном кабинете. После отправки система генерирует подтверждение о приёме отчёта.
- Контрольный выписка – при необходимости можно запросить выписку из электронной трудовой книжки для проверки корректности внесённых сведений.
Сроки сдачи отчётов установлены законодательством:
- Для 2026 года – до 31 марта 2026 (для большинства работодателей).
- Приём на работу и увольнение – отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после наступления соответствующего кадрового события;
Специфика заполнения в случае приёма и увольнения
Приём на работу
При поступлении нового сотрудника в организацию заполняется:
- Раздел 2 ЕФС‑1 – сведения о начале страхования;
- Указываются данные о месте работы‚ дате начала‚ табельном номере и др.
Увольнение
При прекращении трудового договора необходимо:
- Внести сведения в подраздел 1.1 ЕФС‑1 (прекращение трудового договора).
- Подать отчёт не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
- При необходимости – оформить акт о выплате компенсаций и расчёте 6‑НДФЛ.
Пример заполнения:
Раздел 2‚ строка 12: 2026-02-09 – Приём на работу‚ ОГРНИП 1234567890‚ ставка 30 000 руб. Раздел 2‚ строка 45: 2026-05-15 – Увольнение‚ причина – сокращение штата.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный срок подачи – многие компании отправляют отчёт позже установленного срока‚ что влечёт штрафы.
- Омиссивные данные – пропуск сведений о временной занятости или совмещенных местах.
- Ошибки в расчёте страховых взносов – неверно указанный размер дохода‚ приводящий к неверному расчёту взносов.
- Отсутствие подтверждения – не проверка статуса отправки в личном кабинете.
Рекомендация: перед отправкой отчёта проведите внутренний аудит с помощью специализированного программного обеспечения (например‚ «Авиант» или «КонсультантПлюс») и сверьте результаты с образцами‚ опубликованными в КонсультантПлюс.
Полезные ресурсы и ссылки
- Официальный портал ПФР – доступ к личному кабинету‚ формы СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
- КонсультантПлюс – база нормативных актов‚ образцы заполнения‚ консультации экспертов.
- Saby Blog – аналитика изменений в форме ЕФС‑1 за 2026 год.
- Авиант – программное решение для автоматизации подготовки отчётности.
Предоставление сведений в ПФР о ведении трудовых книжек – обязательный процесс для любой организации‚ нанимающей работников. Соблюдение установленных форм (СЗВ‑ТД‚ ЕФС‑1)‚ сроков и требований к заполнению позволяет избежать штрафов‚ обеспечить прозрачность расчётов по страховым взносам и поддерживать актуальную электронную запись о трудовой деятельности каждого сотрудника.
Регулярное обновление знаний о нормативных изменениях и использование автоматизированных инструментов помогут эффективно выполнять эту задачу и сосредоточиться на главной цели – развитии бизнеса.
Автор статьи: редакция «HR‑Обзор»‚ 2026 год.