С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это знаменует собой новую эру в кадровом делопроизводстве: бумажные трудовые книжки перестают вестись для тех‚ кто впервые устраивается на работу или сделал выбор в пользу цифрового формата․ Если при приеме на работу работник выбрал электронную трудовую книжку‚ работодатель должен четко знать алгоритм действий‚ чтобы избежать штрафов и ошибок․
Что означает выбор работника?
Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ‚ который можно «взять в руки»‚ а формат ведения сведений о трудовой деятельности в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне СФР — Социальный фонд России)․
Когда работник заявляет о выборе ЭТК‚ это означает следующее:
- Отказ от бумажного носителя․ Работник больше не нуждается в бумажной трудовой книжке․ Если она у него была на руках‚ он должен сдать ее работодателю для внесения последней записи и последующей передачи в архив․
- Цифровой след․ Все данные о приеме‚ переводах‚ увольнениях‚ награждениях и стаже будут храниться в защищенной базе данных СФР․
- Доступность․ Сотрудник может в любой момент выписать справку о стаже через портал Госуслуг или приложение «Социального фонда России»‚ не запрашивая документы у работодателя․
Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника с ЭТК
Процесс оформления сотрудника‚ выбравшего электронный формат‚ имеет свои особенности․ Важно помнить‚ что с 2026 года для новых сотрудников бумажные книжки вообще не заводятся․
Получение заявления (если применимо)
Хотя для впервые поступающих на работу после 2020 года (и особенно после 2026 года) выбор ЭТК являетсяным (по умолчанию)‚ в переходный период требовалось письменное заявление․ На текущий момент (2026 год) ключевым моментом является фиксация факта отсутствия бумажной трудовой книжки или ее наличие для сдачи․
Запрос сведений о предыдущей деятельности
Если работник ранее уже трудился и перешел на ЭТК‚ он должен предоставить выписку из электронной трудовой книжки․ Это можно сделать:
- Через портал Госуслуг (самый быстрый способ)․
- В клиентской службе СФР․
- Через МФЦ․
Важно: Работодатель обязан проверить эти данные‚ чтобы обеспечить непрерывность стажа․
Внесение сведений в систему
Работодатель обязан передавать сведения в СФР в электронном виде․ Для этого используются:
- Специализированные кадровые программы (1С‚ Контур и др․)․
- Личный кабинет страхователя на сайте СФР․
Сроки подачи отчетности (форма ЕФС-1) строго регламентированы: не позднее 25 числа месяца‚ следующего за месяцем издания приказа о приеме на работу․
Преимущества электронного формата
Переход на ЭТК несет в себе ряд неоспоримых плюсов как для бизнеса‚ так и для сотрудников:
Для работника:
- Безопасность․ Исключен риск потери‚ порчи или кражи бумажного документа․ Электронный формат надежно защищен от подделок․
- Мобильность․ Не нужно носить с собой бумажную книжку при устройстве на работу по совместительству․
- Прозрачность․ Возможность в режиме реального времени отслеживать‚ какие сведения передал работодатель в фонд․
Для работодателя:
- Снижение бюрократии․ Отпадает необходимость вручную заполнять бумажные бланки строгой отчетности‚ вести журналы учета трудовых книжек․
- Автоматизация․ Интеграция с бухгалтерскими программами минимизирует человеческий фактор и ошибки при вводе данных․
- Удаленное взаимодействие․ Упрощен процесс найма удаленных сотрудников‚ так как физический обмен документами не требуется․
Частые вопросы и важные нюансы
Что делать‚ если работник ошибся с выбором?
В отличие от периода 2020-2025 годов‚ когда можно было изменить решение‚ с 2026 года для новых работников формат ЭТК является единственным возможным․ Бумажные трудовые книжки сохраняются только у тех‚ кто вел их до 2026 года и не подал заявление о переходе на электронный формат (хотя таких становится все меньше)․
Нужна ли электронная подпись?
Для передачи данных в СФР работодателю необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)․ Сотруднику для просмотра своей ЭТК достаточно стандартной учетной записи на Госуслугах․
Как быть с бумажной книжкой‚ если она есть?
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку (ведомую до 2026 года)‚ работодатель вносит в нее запись о приеме на работу‚ а затем обязан передать эту книжку в архив или вернуть работнику с записью о том‚ что с 2026 года сведения о его стаже ведутся только в электронном виде․ Однако‚ если работник explicitly выбрал ЭТК при оформлении‚ бумажный вариант больше не ведется․
Выбор работником электронной трудовой книжки — это современный и безопасный шаг; Для работодателя это сигнал к использованию цифровых инструментов кадрового учета․ Соблюдение сроков передачи данных (до 25 числа) и правильная настройка программных обеспечений (таких как 1С или веб-сервисы СФР) гарантируют отсутствие проблем с проверяющими органами․ Помните: бумажная эпоха уходит‚ и грамотное ведение ЭТК становится ключевым навыком HR-специалиста в 2026 году․