С 2020 года в Российской Федерации действует электронных трудовых книжек (ЭТК). Вопрос о том, обязателен ли переход на ЭТК, остаётся актуальным для работодателей и сотрудников. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, сроки, особенности оформления и практические рекомендации.
Нормативная база
- Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части ведения трудовых книжек);
- Приказ Минтруда России от № 667н «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от № 12 «О переходе на электронные трудовые книжки».
Эти документы устанавливают, что переход на ЭТК доброволен для уже работающих граждан, но обязателен для лиц, принимаемых на работу впервые с 1 января 2021 года.
Кто обязан переходить на электронную трудовую книжку?
Новые сотрудники (с )
Для работников, впервые оформляющих трудовые отношения с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель сразу создаёт электронную трудовую книжку в системе кадрового ЭДО.
Текущие сотрудники
Для тех, кто уже трудоустроен до , переход на ЭТК не является обязательным. Они могут:
- остаться на бумажной трудовой книжке;
- в любой момент подать заявление о переходе на электронную форму;
- при увольнении получить бумажную книжку с закрывающей записью о переходе на ЭТК (если такое заявление было подано ранее).
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
- Получить согласие сотрудника – работник пишет заявление о переходе на ЭТК (можно в свободной форме или по типовому образцу).
- Внести запись в бумажную трудовую книжку – в течение трёх рабочих дней после получения заявления кадровик делает запись: «Перешёл на электронную трудовую книжку с указанием даты подачи заявления».
- Выдать трудовую книжку сотруднику – после внесения записи книжка возвращается работнику на руки.
- Создать электронную запись – в системе кадрового ЭДО (например, 1С:ЗУП, «Клеверенс», «Е‑Офис») формируется первая запись о трудовой деятельности с указанием даты перехода.
- Сдать отчётность – не позднее 25 числа следующего месяца подаётся подраздел 1.1 ЕФС‑1 (сведения о застрахованных лицах).
Важно: если сотрудник ранее отказался от бумажной трудовой книжки и позже уволился, кадровик всё равно обязан внести запись о переходе на ЭТК в трудовой книжке при увольнении (см. разъяснения КонсультантПлюс от ).
Частые ошибки при переходе на ЭТК
- Пропуск срока внесения записи в бумажную книжку (более 3 рабочих дней).
- Отсутствие подписи сотрудника на заявлении о переходе.
- Несвоевременная сдача ЕФС‑1, что приводит к штрафам со стороны ПФР.
- Ошибки в наименовании организации или ИНН при формировании электронной записи.
- Не выдача бумажной трудовой книжки сотруднику после внесения закрывающей записи.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Снижение объёма бумажного документооборота.
- Упрощение хранения и поиска сведений о трудовой деятельности.
- Возможность оперативного предоставления выписок из трудовой книжки по запросу сотрудников или государственных органов.
- Автоматизация кадровых процессов (приём, перевод, увольнение) в системе ЭДО.
Переход на электронную трудовую книжку не является обязательным для всех работников. Он обязателен только для лиц, впервые принятых на работу с года. Для остальных сотрудников переход остаётся добровольным, однако работодатель обязан обеспечить возможность оформления ЭТК по заявлению работника и соблюсти установленную процедуру внесения записи в бумажную трудовую книжку, выдачу её сотруднику и своевременную сдачу отчётности.
Соблюдение указанных шагов позволит избежать штрафов, обеспечит прозрачность кадрового учёта и воспользуется всеми преимуществами цифровизации трудовых отношений.