Сегодня 18:48:23 () в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже представлен подробный обзор действующего законодательства, порядка хранения, выдачи и учёта трудовых книжек, а также практических рекомендаций для работодателей и сотрудников.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Кроме того, она является документом строгой отчётности, подтверждающим факт трудоустройства, периоды работы, должности, переводы и увольнения.

• Содержит сведения о приёме на работу, переводах, наградах, взысканиях и увольнении.
• Ведётся в бумажном виде либо в электронном формате (ЭТК).
• Является обязательным для всех работников, заключивших трудовой договор, за исключением отдельных категорий (например, гражданско‑правовых договоров).

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

1. Все newly hired сотрудники обязаны оформлять трудовую деятельность в электронном виде через единую государственную информационную систему (ЕГИСЗ).
2. Сотрудники, которые ранее вели бумажную трудовую книжку, могут продолжать её использовать, но при переходе на ЭТК им выдаётся бумажная копия с записью о подаче заявления.
3. При увольнении работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой книжки, выдаётся форма СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности).

«Таким образом, трудовые книжки работников подлежат хранению в той организации, которая является для работников работодателем по трудовому договору и с которой, соответственно, у сотрудников возникли и …»

Хранение и учёт трудовых книжек

Где хранить?

Трудовая книжка хранится у работодателя, с которым у работника заключён трудовой договор. При смене места работы книжка передаётся новому работодателю вместе с сотрудником.

Книга учёта движения трудовых книжек

Вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу по учёту бланков трудовой книжки необходимо на бумажном носителе. Минтруд в письме от 5 … подтвердил, что электронный ведение этих книг допускается только при наличии соответствующего согласования с территориальным органом труда.

• Книга учёта движения фиксирует приём, выдачу, перевод и утрату трудовых книжек.
• Книга учёта бланков отражает количество полученных, использованных и остаточных бланков.

Особенности хранения ЭТК

Электронные трудовые книжки хранятся в защищённой информационной системе ЕГИСЗ. Доступ к ним имеют:

• Работник (через личный кабинет на портале Госуслуг).
• Работодатель (для внесения записей о приёме, переводе, увольнении).
• Уполномоченные органы (Пенсионный фонд, ФСС, налоговые органы) – в рамках предоставления сведений о стаже.

Выдача и оформление при увольнении

При увольнении сотрудника:

1. Если ведётся бумажная трудовая книжка – в неё вносится запись об увольнении (дата, основание, номер приказа).
2. Если сотрудник перешёл на ЭТК – при увольнении выдаётся бумажная копия трудовой книжки с отметкой о подаче заявления на переход к электронному виду.
3. При полном отказе от бумажного варианта выдаётся форма СТД‑Р, содержащая сведения о трудовой деятельности за весь период работы у данного работодателя.

«Когда был переход на электронные трудовые книжки Когда сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажную трудовую ему нужно выдать. При выдаче трудовой книжки внесите в нее запись о подаче …»

Рекомендации для работодателей

• Своевременно обновлять внутренние регламенты – включить порядок работы с ЭТК и бумажными книжками.
• Обучать кадровую службу – провести тренинги по работе с ЕГИСЗ, заполнению форм СТД‑Р и ведению книг учёта.
• Обеспечить защиту данных – использовать шифрование и двухфакторную аутентификацию при доступе к электронным трудовым книжкам.
• Хранить бумажные бланки – в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, пожаробезопасный шкаф).
• Проводить сверку – раз в квартал сравнивать данные в бумажных книжках (если они ведутся) и в ЭТК.

На 2026 год трудовые книжки остаются ключевым инструментом подтверждения трудового стажа и социальных прав работников. Переход на электронный формат упрощает учёт, снижает риски потери документов и ускоряет взаимодействие с государственными органами. Однако бумажные варианты по-прежнему имеютlegal силу, особенно для тех сотрудников, которые не перешли на ЭТК или предпочитают традиционный способ ведения трудовой истории.

Соблюдение актуальных норм – залог бесперебойной работы кадровой службы, защиты прав сотрудников и избежания административных штрафов. Рекомендуется регулярно отслеживать обновления законодательства Минтруда и Пенсионного фонда РФ, а также проводить внутренние аудиты учёта трудовых книжек.