В последние годы в России активно внедряется электронный формат трудовых книжек. Это решение, принятое в 2021 году, стало важным шагом в цифровизации кадровой службы и упрощении работы с персоналом. Ниже мы подробно разберём, что такое электронные трудовые книжки, как они регулируются, какие преимущества и сложности связаны с их использованием, а также как работодатели и работники могут эффективно работать с этим инструментом.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, отчисления и т.д. В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК хранится в электронном виде и доступна через специальные порталы и сервисы.
Ключевые особенности
- Цифровая подпись – гарантирует подлинность и неизменность данных.
- Доступ 24/7 – работник может проверить свой стаж в любой момент.
- Экономия времени и ресурсов – устраняется необходимость в бумажных копиях и ручном учёте.
- Интеграция с Фондом социального страхования (ФСС) – автоматический обмен сведениями.
Правовая база и сроки внедрения
В 2021 году в России был принят закон о переходе на электронные трудовые книжки. С тех пор работодатели обязаны вести только электронный формат, однако в некоторых случаях допускается использование бумажной версии.
Основные нормативные акты
- Федеральный закон «О труде» (пункт о трудовой книжке).
- Постановление Правительства РФ № 1234 «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда РФ № 567 «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек».
Этапы перехода
- 2020 г. – вводится пилотный проект в некоторых регионах.
- 2021 г. – официальное общее требование к работодателям.
- 2023 г. – введены новые бланки для бумажных трудовых книжек, которые теперь можно оформить только в электронном виде.
- 2026 г. – обязательность электронных транспортных накладных для всех коммерческих перевозок.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
Плюсы
- Сокращение бумажных расходов.
- Устранение риска потери документа.
- Удобство для удалённых и вахтовых сотрудников.
- Быстрый доступ к данным для кадровых служб.
- Автоматический обмен сведениями с ФСС.
Минусы
- Необходимость цифровой инфраструктуры.
- Проблемы с доступом к интернету в некоторых регионах.
- Требуется обучение персонала.
- Возможные вопросы конфиденциальности данных.
Как работодатели могут перейти на электронные трудовые книжки?
Шаги внедрения
- Оценка готовности – проверка ИТ‑инфраструктуры и наличия цифровых подписей.
- Выбор платформы – государственная система «Портал государственных услуг» или коммерческий сервис.
- Обучение персонала – проведение тренингов по работе с системой.
- Переход сотрудников – уведомление о переходе в письменной форме.
- Тестирование – проверка корректности передачи данных в ФСС.
- Полный запуск – официальное включение в рабочий процесс.
Уведомление сотрудников
Согласно требованиям, работодатель обязан уведомить сотрудника о переходе на электронный формат в письменной форме. Уведомление должно содержать:
- Дата перехода.
- Сведения о том, как сотрудник может получить доступ к своей ЭТК.
- Контактные данные отдела кадров.
Как работник может проверить наличие и корректность своей электронной трудовой книжки?
Сотрудник имеет право в любой момент проверить, передаёт ли работодатель сведения в Фонд социального страхования и какие данные хранятся в его ЭТК. Для этого можно воспользоваться следующим способом:
- Перейти на портал госуслуг.
- Войти в личный кабинет с помощью ЭЦП или Мобильного приложения.
- Выбрать раздел «Трудовые документы».
- Проверить статус и содержание своей ЭТК.
Особенности для удалённых и вахтовых сотрудников
Электронные трудовые книжки особенно полезны для тех, кто работает удалённо или вахтовым методом. Они позволяют:
- Получать данные о стаже без физического присутствия в офисе.
- Быстро получать справки и аттестаты.
- Учитывать смены и отработанные часы в реальном времени.
Что делать, если у сотрудника осталась бумажная трудовая книжка?
С 2023 года бумажные трудовые книжки можно оформить только на новых бланках, но они всё ещё могут использоваться в качестве резервного копира. Работодатель должен:
- Провести миграцию данных в электронный формат.
- Сохранить бумажную копию в архиве компании.
- Информировать сотрудника о том, что основная информация хранится в ЭТК.
Как работодатели могут подтвердить наличие у сотрудника электронной трудовой книжки?
Для подтверждения можно воспользоваться официальным сервисом «Портал государственных услуг»:
- Войти в личный кабинет работодателя.
- Перейти в раздел «Кадры» → «Трудовые книжки».
- Выбрать сотрудника и получить электронный сертификат о наличии ЭТК.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг к цифровизации кадровой службы и повышению эффективности работы с персоналом. Он обеспечивает более надёжный и быстрый доступ к данным, снижает бумажные расходы и упрощает взаимодействие с Фондом социального страхования. Несмотря на некоторые технические и организационные трудности, преимущества от перехода очевидны как для работодателей, так и для сотрудников. Внедрение ЭТК уже стало нормой в России, и в ближайшие годы можно ожидать дальнейшего развития и интеграции с другими цифровыми сервисами.