С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у кадровиков и работодателей появилось множество вопросов. Одна из самых частых ситуаций — работник отказывается от получения бумажной трудовой книжки на руки. Как правильно оформить такой отказ, нужно ли делать записи об увольнении и как действовать в реалиях 2026 года? В этой статье мы подробно разберем все нюансы данной процедуры.
Эпоха электронных трудовых книжек: реалии 2026 года
С 1 января 2026 года в России вступили в силу новые правила: бумажные трудовые книжки прекращают свое действие, если сотрудник не написал заявление о выборе бумажной книжки до конца 2025 года. Таким образом, для тех, кто промолчал, теперь ведется исключительно электронная трудовая книжка.
Однако это не означает, что бумажный бланк канул в Лету полностью. Если сотрудник ранее выбрал бумажный формат, работодатель обязан продолжать его вести. Но при этом одновременно специалисту по кадрам придется вносить сведения о работнике и в электронном виде, это делается для формирования цифровой информационной базы Социального фонда России (СФР).
Право работника на отказ от бумажной версии
Законодательство дает работникам гибкость в выборе формата учета стажа. Работник с бумажной трудовой может в любое время отказаться от нее и подать заявление о переходе на ЭТК. Инициировать переход можно как в процессе трудовой деятельности, так и при увольнении.
Если работник принимает такое решение, кадровик должен корректно отразить это в документах. Следом за записью о приеме (или увольнении) должна идти информация о том, что работник подал заявление для перехода на электронные сведения о трудовой деятельности.
Нужно ли вносить запись об увольнении, если работник отказался от бумажной книжки?
Это один из самых частых вопросов. Ответ однозначен: вносить в трудовую книжку запись об увольнении не нужно, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, подав соответствующее заявление. В этом случае бумажный бланк закрывается, и все последующие сведения подаются только в электронном виде в СФР.
Что делать, если работник отказывается забирать трудовую книжку?
Ситуация, когда сотрудник написал заявление на переход на ЭТК, но физически не приходит забирать бумажный бланк, — не редкость. Игнорирование этого факта недопустимо, так как за задержку выдачи трудовой книжки работодатель может понести ответственность.
Пошаговая инструкция для работодателя:
- Зафиксируйте факт отказа или невыплаты. Если работник прямо отказывается получить документ на руки, составьте акт об отказе от получения трудовой книжки. Акт подписывается комиссией не менее чем из трех человек (кадровик, руководитель, свидетель).
- Направьте уведомление. В тот же день направьте работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Отправляйте заказным письмом с описью вложения.
- Снимите ответственность. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Храните документ. Невостребованные бумажные трудовые книжки должны храниться в архиве работодателя в течение 75 лет.
Почему недобросовестные работодатели игнорируют ЭТК?
Игнорирование требования о ведении ЭТК — не редкость среди нерадивых работодателей. Причина кроется в финансовой стороне вопроса: для внесения изменений в ЭТК работника работодателю потребуется своевременно предоставлять отчеты в СФР, платить страховые взносы и потенциальные штрафы за несдачу отчетности. Ведение бумажной книжки «по старинке» позволяет некоторым компаниям скрывать неофициальных сотрудников.
Как работнику внести изменения в ЭТК самостоятельно?
Если работодатель оказался недобросовестным и не внес сведения в электронную базу, работник не остается беззащитным. При наличии подтверждающих период трудоустройства документов (бумажная трудовая книжка с записью о трудоустройстве, трудовой договор, приказы и иные документы о трудовой деятельности) работник может обратиться для внесения изменений или уточнений напрямую в СФР.
Сделать это можно:
- Лично в отделении Социального фонда России;
- Через портал Госуслуг, подав соответствующее электронное заявление.
Резюме
Отказ работника от получения бумажной трудовой книжки и переход на ЭТК — это законное право сотрудника в 2026 году. Работодателю важно:
- Не препятствовать переходу на электронный формат;
- Правильно оформлять записи в бумажном бланке (или не делать их, если это увольнение при переходе на ЭТК);
- Своевременно сдавать отчетность в СФР;
- При физическом отказе работника забрать документ — составлять акты и отправлять уведомления, чтобы избежать юридических рисков.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и трудовых споров в период окончательной цифровизации кадрового документооборота.