С 1 января 2020 года в России и Украине введён законный механизм перевода традиционных бумажных трудовых книжек в электронный формат. На 2026 год более 24 млн работников уже используют электронные трудовые книжки (ЭТК), а процесс дальнейшего перевода продолжается. В статье рассмотрены правовые основы, преимущества, пошаговая инструкция для работодателя и сотрудника, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовое основание

• Россия. Федеральный закон от № … (внесённые поправки в ТК РФ) обязывает работодателей вести сведения о трудовой деятельности в цифровом виде и передавать их в Систему Федерального реестра (СФР) ПФР.
• Украина. Электронная трудовая книжка хранится в защищённой базе Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Оцифровка официально поддерживается с 2020 года.

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период: после этой даты новые записи в бумажных книжках более не вносятся, а только в электронных.

Почему стоит перейти на цифровой формат?

1. Защита от потери. Электронный документ хранится в государственном реестре, исключая риск утраты или порчи.
2. Удобный доступ. Сотрудник может получить выписку о стаже через Госуслуги, МФЦ или мобильное приложение ПФР/ПФУ.
3. Автоматизация кадрового учёта. Работодатели формируют сведения в системе СЗВ‑ТД, что упрощает отчётность.
4. Сокращение бумажной волокиты. Нет необходимости хранить и пересчитывать бумажные записи.
5. Быстрый расчёт пенсии и соц. выплат. Стаж автоматически учитывается при назначении пенсии, больничных и других выплат.

Кто может и должен переводить?

• Все работающие граждане, достигшие трудового стажа, могут согласиться на перевод.
• Работодатели обязаны формировать электронные записи и передавать их в ПФР/ПФУ.
• Сотрудник имеет право отказаться от ЭТК, подав письменное заявление в течение 30 дней с момента предложения перевода.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Проверка согласия работника. Получить от сотрудника заявление о согласии на перевод в электронный формат (можно через электронную подпись или в бумажном виде);
2. Регистрация в системе СЗВ‑ТД. Войти в личный кабинет работодателя на портале ПФР (для России) или ПФУ (для Украины).
3. Ввод данных. Внести в систему все сведения из бумажной трудовой книжки:
   • Дата начала работы;
   • Наименование работодателя;
   • Должность;
   • Сведения о переводах, увольнениях, приёмах на работу;
   • Стаж, периоды отпуска, командировок и т.д.
4. Отправка данных в реестр. После заполнения формы нажать «Отправить». Система выдаст квитанцию о приёме данных.
5. Фиксация перехода в бумажной книжке. В бумажной трудовой книжке работника делается отметка о переводе: «Переведено в электронный формат , согласие получено» (подпись работодателя).
6. Уведомление сотрудника. Предоставить сотруднику копию квитанции и инструкцию, как просмотреть свою ЭТК в личном кабинете.

Важно: если работник отказывается от ЭТК, работодатель обязан вести запись в бумажной книжке и не передавать данные в электронный реестр.

Пошаговая инструкция для сотрудника

1. Подготовьте заявление. Заполните форму «Согласие на перевод трудовой книжки в электронный вид» (можно скачать с сайта ПФР/ПФУ) и подпишите её.
2. Передайте заявление работодателю. Делайте это в течение 30 дней после предложения перевода.
3. Получите подтверждение. После того как работодатель отправит данные в реестр, вы получите уведомление (SMS/Электронное письмо) с номером ЭТК.
4. Проверьте запись. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг (Россия) или ПФУ (Украина) и убедитесь, что все сведения корректны.
5. Сохраните копию. При необходимости распечатайте выписку о стаже – она пригодится при трудоустройстве, оформлении пенсии и т.д.

Сроки и дедлайны

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне менять паспорт или ИНН?

Нет. Электронная трудовая книжка привязывается к вашему паспортному номеру и ИНН, которые уже используются в государственных реестрах.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В таком случае обе версии действуют параллельно, но новые записи вносятся только в электронный реестр.

Как получить выписку о стаже?

Выписку можно запросить через личный кабинет на портале Госуслуги (Россия) или через сервис «Электронный кабинет» ПФУ (Украина). Выписка формируется автоматически и доступна в формате PDF.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Обратитесь к работодателю с письменным заявлением. Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан исправить ошибку в системе и выслать вам подтверждение.

Можно ли использовать ЭТК при трудоустройстве в другую компанию?

Да. При приёме на работу новый работодатель запрашивает выписку из СФР/ПФУ и вносит свои записи в ваш электронный профиль.

Перевод на цифровую трудовую книжку – это не просто модный тренд, а реальное улучшение системы учёта трудового стажа. Он повышает надёжность хранения данных, упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами, а также ускоряет расчёт социальных выплат.

Если вы работодатель – начните процесс уже сегодня: соберите согласия сотрудников, зарегистрируйтесь в системе СЗВ‑ТД и внесите данные. Если вы сотрудник – проверьте, есть ли у вас уже электронная запись, и при необходимости подайте заявление о переводе.

Помните, что правильный и своевременный перевод избавит вас от лишних бюрократических проволочек в будущем и обеспечит надёжную защиту вашего трудового стажа.

Дата актуализации:  г.