Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В связи с цифровизацией кадрового документооборота в России произошли существенные изменения. К 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился, однако у работников и работодателей по-прежнему остаються варианты выбора. В какой же форме сегодня можно вести трудовую книжку? Разберемся подробно.

Нормативная база

Статус трудовой книжки, порядок ее ведения и хранения строго регламентированы законодательством. На сегодняшний день основным документом, определяющим правила игры, является:

• Трудовой кодекс РФ (в частности, статьи 66 и 66.1, которые регулируют ведение бумажных и электронных трудовых книжек соответственно).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с учетом актуальных изменений и новых правил ведения и хранения, утвержденных Минтрудом).

Два формата ведения трудовой книжки

На сегодняшний день трудовой стаж и деятельность сотрудников могут фиксироваться в двух видах:

1. Бумажная трудовая книжка — традиционный бумажный формуляр, который хранится у работодателя и выдается на руки при увольнении.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК), цифровой формат, данные в котором хранятся в базе Пенсионного фонда России (СФР) и исключают риск потери сведений о стаже работником.

Особенности бумажной трудовой книжки

Несмотря на повсеместное внедрение цифровых технологий, бумажный вариант сохраняет свою актуальность для определенной категории граждан.

Кто имеет право на бумажную книжку?

Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется за теми работниками, которые имели стаж до 2020 года. Если в 2020 году такой сотрудник подал работодателю заявление с просьбой продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме, работодатель обязан вести ее в установленном порядке.

Правила ведения бумажного формуляра

Если работник оставил бумажный формат, работодатель обязан строго соблюдать правила:

• Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
• Записи должны вноситься не позднее недельного срока со дня издания приказа.
• При увольнении работника запись вносится в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа.
• Заполнению подлежат все внутренние развороты, титульный лист трудовой книжки и титульный лист вкладыша (если основной бланк заполнен).

Что делать, если работник не подавал заявление?

Если работник в 2020 году не подал никакого заявления о выборе формата, работодатель по умолчанию продолжает вести на него трудовую книжку в бумажном виде. Кроме того, если работник при трудоустройстве предъявил бумажную трудовую книжку, в которой нет записи о подаче заявления о ведении ее в электронном виде, работодатель вправе полагать, что такое заявление не подавалось, и обязан вести бумажный документ.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронный формат стал основным для новых сотрудников и тех, кто добровольно отказался от бумажного варианта.

Завершение переходного периода в 2026 году

С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Для впервые устраивающихся на работу: С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам заполняют только электронные трудовые книжки. Бумажные бланки на них не заводятся.
• Для отказавшихся от бумажного варианта: Данные их стажа теперь формируются исключительно в электронном виде.

Преимущества ЭТК

Электронный формат имеет ряд неоспоримых плюсов:

• Исключение риска потери: Сведения о трудовом стаже хранятся на защищенных серверах государства. Работодатель не может потерять или испортить документ.
• Удобство: Работник может в любой момент посмотреть сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Скорость: Отпадает необходимость в хранении, учете и выдаче бумажных бланков при увольнении.

Можно ли совмещать оба формата?

Да, это возможно. Если работник в 2020 году написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести именно ее. Однако при этом работодатель одновременно передает сведения о трудовой деятельности такого работника в электронном виде в информационные ресурсы ПФР (СФР). Таким образом, у сотрудника формируется двойная база: актуальная бумажная книжка на руках и электронный дубликат в системе государства.

Как перейти с бумажной книжки на электронную?

Работник, который ранее выбрал бумажный формат, имеет право передумать. Для этого ему необходимо подать работодателю письменное заявление. В заявлении указывается:

«В соответствии со ст. 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде. Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку».

После получения такого заявления работодатель закрывает бумажный бланк (вносит соответствующую запись) и выдает его на руки работнику. С этого момента все сведения ведутся только в электронном виде.

Резюме

На сегодняшний день вести трудовую книжку можно в двух видах: бумажном и электронном. Бумажный формат остается для тех, кто сохранил его по заявлению в 2020 году или не подавал заявления вообще. Электронный формат обязателен для всех, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, и для тех, кто добровольно отказался от бумажного варианта; Переход на ЭТК окончательно закреплен с 1 января 2026 года, что делает цифровую среду основным вектором развития кадрового учета в России.