С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что большинство работников и работодателей окончательно перейдут на цифровой формат ведения трудового стажа․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ Она хранится в Социальном фонде (СФР) и содержит информацию о вашем трудовом стаже, заработной плате, периодах работы и других важных сведениях․
Зачем нужна электронная трудовая книжка?
- Удобство: Доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и в любом месте через личный кабинет на портале Госуслуг или мобильное приложение․
- Безопасность: Защита от потери или повреждения данных․
- Прозрачность: Легкий доступ к полной и достоверной информации о трудовом стаже․
- Экологичность: Сокращение использования бумаги․
Кто обязан вести электронную трудовую книжку?
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде․ С 1 января 2026 года переходный период завершается, и ЭТК становится основным способом ведения трудового стажа․
Что произойдет с бумажными трудовыми книжками?
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов трудовой книжки предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ В остальных случаях бумажные трудовые книжки перестают выдаваться и вестись․
Как получить доступ к электронной трудовой книжке?
Вы можете просмотреть сведения электронной трудовой книжки в личном кабинете на портале Госуслуги, а также через соответствующие мобильные приложения․ Выписка трудовой книжки формируется в двух форматах ౼ PDF и XML․
Как сделать записи в электронной трудовой книжке?
Работодатели вносят сведения в ЭТК через специализированное программное обеспечение, предоставляемое кадровыми агентствами или используемое самостоятельно․ Записи в ЭТК производятся на основании данных, содержащихся в кадровых документах (трудовых договорах, приказах, листовках и т․д․)․
Как перевести работника с бумажной трудовой книжки на электронную?
Перевод на электронную трудовую книжку осуществляется работодателем․ Для этого необходимо оформить заявление работника на перевод в электронный вид․ Затем работодатель передает сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде в Социальный фонд․
Что делать, если у работника есть бумажная трудовая книжка, но он не подавал заявление на перевод в электронный вид?
В 2026 году, с завершением переходного периода, работнику необходимо подать заявление на перевод бумажной трудовой книжки в электронный вид․ Это можно сделать через портал Госуслуг или обратиться к работодателю․
Обязательный переход на электронные трудовые книжки: нормативно-правовые акты
Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативно-правовыми актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)
- Приказ Минтруд России от N 619н «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек»
- Приказ Минтруд России от N 967н «Об утверждении Порядка сдачи и получения сведений из электронных трудовых книжек»
Пошаговая инструкция по ведению ЭТК для работодателей
- Выбор программного обеспечения: Выберите подходящее программное обеспечение для ведения ЭТК (кадровое агентство или самостоятельное использование)․
- Оформление заявления работника на перевод в электронный вид․
- Передача сведений в Социальный фонд: Передавайте сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в Социальный фонд в установленные сроки․
- Формирование выписок из ЭТК: Формируйте выписки из ЭТК по запросу работников или контролирующих органов․
Важно помнить!
- Сроки подачи сведений: Работодатели обязаны своевременно передавать сведения о трудовой деятельности работников в Социальный фонд․
- Актуальность данных: Сведения в ЭТК должны быть достоверными и актуальными․
- Защита данных: Работодатели обязаны обеспечивать защиту персональных данных работников․
Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина разъяснила правила использования бумажной трудовой книжки․ (Ссылка на источник)