С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот формат заменяет традиционные бумажные записи и позволяет работодателям и сотрудникам более эффективно управлять информацией о трудовом стаже, условиях занятости и профессиональном развитии.
Почему переходят на электронный формат?
Переход на электронные трудовые книжки обусловлен рядом преимуществ:
- Удобство хранения и доступа – данные доступны в любой момент через личный кабинет или мобильное приложение.
- Безопасность – защита персональных данных шифрованием и контроль доступа.
- Автоматизация расчетов – упрощение расчета отпусков, пенсионного возраста и иных выплат.
- Экологичность – сокращение бумажного использования.
Правовая основа
Электронные трудовые книжки регулируются:
- Федеральным законом «О труде» № 178-ФЗ от г.
- Постановлением Правительства РФ от № 1090 (в редакции от г.).
- Техническими регламентами ГИБДД и Министерства труда о цифровой обработке персональных данных.
Эти документы определяют требования к оформлению, хранению и передаче электронных записей.
Как оформляется электронная трудовая клятка?
Этапы создания ЭТК
- Регистрация в системе – работодатель регистрирует компанию в официальном портале электронных трудовых книжек.
- Создание профиля сотрудника – ввод ФИО, кода ОКПО, номера страхового свидетельства и контактных данных.
- Ввод основной информации – сведения о месте работы, дате начала, должности, ставке, графике.
- Фиксация изменений – при изменении условий труда (повышение, перевод, увольнение) вносятся новые записи.
- Подтверждение подписью – сотрудник и работодатель подписывают запись электронной подписью.
Формат данных
В ЭТК обычно включаются такие поля:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Номер страхового свидетельства
- Место работы (наименование организации, ОГРН)
- Дата начала работы
- Должность и подразделение
- Ставка и условия оплаты труда
- Сведения о профсоциальных гарантиях
- Сведения о премировании и надбавках
- Сведения о переходе в другой отдел/подразделение
- Сведения об увольнении
Преимущества для работников
Электронные трудовые книжки дают сотрудникам возможность:
- Мгновенно проверять свой трудовой стаж и наличие записей.
- Получать уведомления о важных датах (например, окончание испытательного срока).
- Легко предоставлять копию своей трудовой истории при устройстве в новую компанию;
- Контролировать корректность внесения данных и требовать их исправления.
Преимущества для работодателей
Для работодателей переход на ЭТК приводит к:
- Сокращению административных расходов на обслуживание бумажных документов.
- Упрощению подготовки отчетности для Пенсионного фонда и ФНС.
- Повышению прозрачности и доверия со стороны сотрудников.
- Уменьшению риска потери или искажения данных.
Как обеспечить безопасность данных?
Для защиты персональных данных в ЭТК применяются следующие меры:
- Шифрование передачи и хранения информации.
- Двухфакторная аутентификация для доступа к системе.
- Регулярные резервные копии на защищённых серверах.
- Контроль доступа по ролям (только уполномоченные лица могут редактировать записи).
Переходный период и сроки
Переходный период для внедрения электронных трудовых книжек завершается 1 января 2026 года. После этой даты все новые записи должны вестись исключительно в электронном виде. При этом:
- Сотрудники, уже имеющие бумажные клятки, могут перевести их в электронный формат по своему желанию.
- Работодатели обязаны предоставить сотрудникам доступ к их электронным записям в течение 30 дней после окончания переходного периода.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести ЭТК в любой системе? – Да, но система должна соответствовать требованиям Федерального закона «О персональных данных» и быть аккредитованной Министерством труда.
- Что делать, если произошла ошибка в записи? – Ошибку можно исправить, подав запрос на корректировку через личный кабинет; исправление фиксируется подписью обеих сторон.
- Как хранить ЭТК после увольнения сотрудника? – Данные сохраняются в системе в течение 5 лет, после чего их можно архивировать в соответствии с законодательством.
- Можно ли экспортировать информацию из ЭТК? – Да, при необходимости сотрудник может запросить выписку в формате PDF или CSV.
Ведение трудовых книжек в электронном виде – это современный подход, который повышает эффективность работы HR‑отделов, упрощает процесс оформления труда и обеспечивает прозрачность для сотрудников. При правильном внедрении и соблюдении требований законодательства переход на ЭТК будет плавным и принесут значительные выгоды обеим сторонам.
Для более подробного ознакомления с требованиями и инструкциями рекомендуется посетить официальный портал электронных трудовых книжек, где доступны гайдлайн, видео‑уроки и консультационные услуги.