Дата публикации: 22:54:47

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современная процедура‚ позволяющая сократить бумажную работу‚ ускорить учёт трудового стажа и упростить взаимодействие с контролирующими органами. Ниже изложена пошаговая инструкция‚ основываясь на актуальной информации 2025‑2026 годов.

Правовая база и ключевые даты

• С 1 января 2020 года в РФ вводится обязательный переход на электронные трудовые книжки.
• До 1 октября 2020 года работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о возможности перехода на ЭТК.
• С 1 января 2021 года электронные трудовые книжки становятся официальным документом‚ оформляемым в электронном виде.
• С 2025 года большинство организаций уже полностью перешли на ЭТК‚ а бумажные формы считаются устаревшими.

Что изменилось с 2025 года?

С 2025 года:

1. Все новые сотрудники оформляются сразу в электронной форме.
2. Бумажные трудовой книжки выдаются только по запросу сотрудника‚ который не желает использовать электронный формат.
3. Переход на ЭТК считается добровольным‚ но требует письменного согласия работника.

Необходимые документы и уведомления

Уведомление работодателя

Для перехода на ЭТК работодатель должен:

• Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку (в течение 2020‑2025 годов‚ в зависимости от года начала перехода).
• Обеспечить сотрудника инструкцией и информацией о преимуществах ЭТК.
• Сформировать электронный документ в системе 1С или иных HR‑системах.

Заявление сотрудника

Сотрудник заполняет заявление‚ в котором указывает:

• Личные данные (ФИО‚ ИНН‚ должность).
• Согласие на переход в электронный формат.
• Срок действия согласия (обычно – до отзыва).

Подтверждение и подпись

Подтверждение осуществляется с помощью:

• Электронной подписи (ЭЦП) работодателя.
• Электронного документа‚ который автоматически фиксирует дату и время перехода.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка – обновить кадровую систему (1С‚ SAP‚ иные) для поддержки ЭТК.
2. Уведомление – рассылка письменного (или электронного) уведомления всем сотрудникам о возможности перехода.
3. Сбор заявлений – собрать подписи/заявления от всех желающих перейти.
4. Формирование ЭТК – создание электронного документа в системе‚ привязка к личному кабинету сотрудника.
5. Подписание – подписание документа ЭЦП работодателя и сотрудника.
6. Хранение – размещение ЭТК в защищённом облачном хранилище с доступом только у уполномоченных HR‑специалистов.
7. Информирование – уведомить сотрудника о готовности ЭТК и предоставить доступ к ней (например‚ через корпоративный портал).

Как оформить запись в ЭТК

Запись о переходе на электронную трудовую книжку вносится в систему на основании:

• Заявления сотрудника.
• Подтверждения работодателя (ЭЦП).
• Дата начала действия перехода.

Запись должна содержать:

• ФИО сотрудника.
• Номер и дата выдачи ЭТК.
• Сведения о виде трудовых отношений (трудовой договор‚ договор подряда и т.д.).
• Подпись (ЭЦП) обеих сторон.

Для контроля со стороны контролирующих органов важно‚ чтобы запись была оформлена в соответствии с требованиями Трудового кодекса и Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Преимущества перехода на ЭТК

• Сокращение бумажной волокиты – экономия времени и ресурсов.
• Быстрый доступ к информации – мгновенный поиск данных о стаже‚ местах работы.
• Уменьшение риска потери документов – электронные копии хранятся в надёжных системах резервного копирования.
• Упрощение взаимодействия с ФНС и Пенсионным фондом – данные можно передавать автоматически через API.
• Гибкость – возможность редактировать записи без необходимости перепечатывать бумажный документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли переходить на ЭТК?

Переход на электронные трудовые книжки добровольный. Однако после получения согласия сотрудника работодатель обязан оформить ЭТК в электронном виде.

Как отозвать согласие на ЭТК?

Сотрудник может отозвать согласие в любой момент‚ направив письменное заявление. После отзыва работодатель обязан перевести сотрудника обратно на бумажную форму‚ если тот желает.

Какие сроки уведомления о переходе?

Уведомление о возможности перехода должно быть отправлено не позднее 1 октября 2020 года. С 2021 года уведомления осуществляются при каждом новом найме или при изменении статуса сотрудника.

Нужна ли электронная подпись для оформления ЭТК?

Для юридической значимости записи используется ЭЦП работодателя. Сотрудник может подписать заявление в электронном виде или подписать его в бумажном виде и передать скан.

Как хранить ЭТК в случае увольнения сотрудника?

ЭТК сохраняется в архиве в течение установленного законодательством срока (5 лет с даты окончания трудовых отношений). Доступ к архиву имеют только уполномоченные лица.

Переход на электронные трудовые книжки – это не только требование законодателя‚ но и возможность для организации повысить эффективность работы HR‑отдела. Соблюдая последовательность действий‚ оформляя заявления и используя электронную подпись‚ работодатель обеспечивает:

• полную законность процесса;
• прозрачность для сотрудников;
• снижение административных расходов;
• быстрый доступ к актуальной информации о трудовом стаже.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ вы сможете без проблем перевести своих сотрудников на современный электронный формат трудовых книжек и избежать возможных вопросов со стороны контролирующих органов.