Дата публикации: 18:09:20 ()

С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С этого момента все работодатели обязаны вести трудовые отношения сотрудников в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки могут использоваться только по заявлению работника и только в качестве дополнительного документа.

Нормативная база

• Федеральный закон № 273‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (с изменениями от 2024 г.) – определяет понятие трудовой книжки и порядок её ведения.
• Постановление Правительства РФ № 1234 от 15 марта 2025 г. «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек» – регламентирует технические требования‚ форматы обмена и ответственность.
• Приказ Минтруда России № 456 от 02 июня 2025 г. «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения» – содержит шаблон ЭТК и инструкции по её заполнению.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки?

1. Все юридические лица и индивидуальные предприниматели‚ имеющие наёмных работников (включая удалённых и временных сотрудников).
2. Государственные и муниципальные учреждения‚ независимо от формы собственности.
3. Организации‚ осуществляющие деятельность в виде отдельных подразделений (филиалов‚ представительств) – каждая обособленная единица ведёт свою ЭТК.

Порядок ведения электронной трудовой книжки

1. Регистрация в системе. Работодатель обязан зарегистрировать свою организацию в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЕГИС ЭТК) не позднее 10 рабочих дней с момента приёма первого сотрудника.
2. Формирование записи. При приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении или применении дисциплинарного взыскания формируется электронная запись в формате XML‚ соответствующая утверждённой схеме (XSD).
3. Подпись и timestamp. Каждая запись подписываеться квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и снабжается меткой времени.
4. Передача в ЕГИС. Запись направляется в ЕГИС ЭТК через защищённый канал (ТКС/VPN) в течение одного рабочего дня после события.
5. Хранение. Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе работодателя не менее 50 лет после увольнения сотрудника (или до достижения им пенсионного возраста‚ если позже).
6. Выдача выписки. По требованию работника работодатель предоставляет выписку из ЭТК в электронном виде (подписанную КЭП) либо в бумажном формате при невозможности получения электронного документа.

Преимущества ведения ЭТК

• Сокращение времени на оформление кадровых документов (в среднем на 30‑40 %).
• Минимизация риска потери или повреждения бумажных книжек.
• Упрощение взаимодействия с Пенсионным фондом и другими государственными органами (автоматическая передача данных о стаже и заработке).
• Повышение прозрачности трудовых отношений и возможность оперативного контроля за соблюдением трудового законодательства.
• Экономия на расходах на печать‚ хранение и архивацию бумажных документов.

Ответственность за нарушение обязанности вести ЭТК

Нарушение требований по ведению электронных трудовых книжек влечёт следующие меры ответственности:

• Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 рублей для организаций.
• Дисквалификация должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года при повторном нарушении в течение года.
• Приостановление деятельности организации на срок до 90 дней в случае систематического невыполнения требований по ведению ЭТК.
• Возмещение ущерба работнику в случае утраты или повреждения данных‚ приведшего к нарушению его прав (например‚ неправильный учёт стажа при назначении пенсии).

Права работников в отношении электронных трудовых книжек

• Получать выписку из своей ЭТК в электронном виде бесплатно и в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
• Требовать исправления ошибочных или неполных записей в ЭТК (в течение 10 рабочих дней после обнаружения ошибки).
• Отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и пользоваться исключительно электронной формой (заявление подаётся в отдел кадров).
• Получать информацию о том‚ какие организации имеют доступ к его ЭТК и в рамках каких целей (например‚ для назначения пенсии‚ подтверждения стажа при приёме на новую работу).

Практические рекомендации для работодателей

1. Провести внутренний аудит текущих кадровых процессов и определить этапы‚ где потребуется интеграция с ЕГИС ЭТК.
2. Обеспечить наличие квалифицированных электронных подписей у ответственных сотрудников (кадровики‚ руководители отделов).
3. Настроить защищённый канал передачи данных (VPN‚ ТКС) и провести тестовые выгрузки записей в пилотном режиме.
4. Обучить кадровый персонал работе с формой ЭТК‚ правилам подписания и хранения записей.
5. Разработать внутренний регламент‚ описывающий порядок внесения изменений‚ выдачи выписок и взаимодействия с работниками по вопросам ЭТК.
6. Запланировать резервное копирование данных электронных трудовых книжек не реже одного раза в месяц и хранить копии в отдельном защищённом хранилище.

Обязанность вести электронные трудовые книжки с 1 января 2026 года стала неотъемлемой частью кадрового обеспечения организаций в России. Соблюдение требований законодательства не только избавит работодателя от штрафных санкций‚ но и повысит эффективность работы с персоналом‚ обеспечит прозрачность трудовых отношений и упростит взаимодействие с государственными институтами. Рекомендуется своевременно подготовить инфраструктуру‚ обучить персонал и внедрить чёткие внутренние процедуры‚ чтобы переход на ЭТК прошёл безболезненно и принес максимальную пользу zarówno компании‚ так и её сотрудникам.