С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все новые трудовые отношения, а также изменения в стаже сотрудников, оформляются исключительно в электронном виде. Для работодателей, использующих систему СБИС (Система бизнес-идентификации и взаимодействия), процесс подачи заявления на перевод трудовой книжки в электронный формат стал максимально автоматизированным и удобным.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся информация о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, награды, увольнения и другие значимые события. ЭТК хранится в Информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуг.

Преимущества ЭТК:

• Невозможность потери или повреждения документа;
• Мгновенный доступ к данным для работодателя и сотрудника;
• Автоматическое формирование данных о стаже для назначения пенсии;
• Снижение административной нагрузки на кадровые службы;
• Соответствие современным требованиям цифровой трансформации.

Кто обязан оформлять заявление на ЭТК?

С 2026 года все работодатели обязаны:

1. Оформлять электронные трудовые книжки всем новым сотрудникам при трудоустройстве;
2. Предоставить действующим сотрудникам возможность добровольно перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление;
3. Вести учет трудовой деятельности исключительно в электронном виде, если сотрудник выбрал ЭТК.

Если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК, то по умолчанию ему оформляется электронная трудовая книжка.

Как подать заявление о переводе на ЭТК через СБИС?

СБИС, одна из ведущих платформ для кадрового и бухгалтерского учета в России. В ней реализована интеграция с ПФР, что позволяет легко и быстро оформлять заявления на ЭТК.

Пошаговая инструкция:

Шаг 1: Вход в личный кабинет СБИС

Зайдите в систему СБИС под учетными данными администратора или кадрового работника с правами на ведение кадрового учета.

Шаг 2: Перейдите в раздел «Кадровый учет»

В главном меню выберите: Кадровый учет → Трудовые книжки → Электронные трудовые книжки.

Шаг 3: Выберите сотрудника

Найдите сотрудника, которому необходимо оформить заявление на ЭТК. Можно использовать фильтры по ФИО, СНИЛС или отделу.

Шаг 4: Создайте заявление

Нажмите кнопку «Оформить заявление на ЭТК». Система автоматически подтянет:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• Дата рождения;
• Текущий статус трудовой книжки (бумажная/электронная).

Шаг 5: Заполните и подпишите заявление

Система сгенерирует стандартное заявление в соответствии с формой, утвержденной ПФР. Проверьте данные. Если всё верно — нажмите «Подписать электронной подписью».

Важно: заявление подписывается электронной подписью работодателя (КЭП) и электронной подписью сотрудника. Если сотрудник не имеет ЭЦП, он может подписать заявление в бумажном виде и передать его в кадровую службу — тогда СБИС позволит загрузить скан-копию.

Шаг 6: Отправка в ПФР

После подписания заявление автоматически отправляется в Пенсионный фонд России через защищенный канал связи СБИС. Статус отправки отображается в журнале операций.

Шаг 7: Уведомление сотрудника

СБИС позволяет автоматически отправить сотруднику уведомление на email или в личный кабинет на портале Госуслуг. В уведомлении указаны:

• Дата перехода на ЭТК;
• Инструкция, как посмотреть свою ЭТК на сайте ПФР;
• Контакты для вопросов.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, то:

• Она не изымается и остается у работника;
• Все сведения, содержащиеся в ней, должны быть внесены в ЭТК работодателем в течение 10 рабочих дней после подачи заявления;
• Дальнейшие изменения (прием, увольнение, перевод) — только в электронном виде.

СБИС автоматически предлагает импорт данных из бумажной трудовой книжки — достаточно загрузить скан-копию страниц с записями, и система распознает информацию с помощью ИИ.

Как подтвердить наличие ЭТК у сотрудника?

При приеме на работу в 2026 году работодатель обязан:

1. Запросить у соискателя выписку из ЭТК (можно получить через личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР);
2. Проверить СНИЛС — он является уникальным идентификатором в системе ЭТК;
3. Если сотрудник не имеет ЭТК — оформить заявление на ее создание в день трудоустройства.

Где взять выписку из ЭТК?

• На портале www.pfrf.ru → «Личный кабинет» → «Электронная трудовая книжка»;
• Через приложение «ПФР» на смартфоне;
• В МФЦ — по запросу с паспортом и СНИЛС.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?

Да, сотрудник может подать заявление об отказе от ЭТК и вернуться к бумажной трудовой книжке. Однако с 2026 года это возможно только в исключительных случаях (например, при отсутствии доступа к интернету или технических ограничениях). Работодатель обязан оформить бумажную книжку в течение 5 рабочих дней после подачи заявления.

Что будет, если не подать заявление на ЭТК?

С 2026 года по умолчанию всем новым сотрудникам оформляется ЭТК. Если сотрудник не подал заявление об отказе, он автоматически переводится на электронный формат. Бумажная книжка больше не ведется, если сотрудник не подал заявление на ее сохранение.

Какие документы нужны для оформления ЭТК в СБИС?

Для оформления заявления через СБИС требуются:

• Паспортные данные сотрудника (ФИО, дата рождения);
• СНИЛС;
• Электронная подпись работодателя (КЭП);
• Электронная подпись сотрудника (или бумажное заявление с подписью).

Переход на электронные трудовые книжки, это не просто нововведение, а важный шаг к цифровой трансформации кадрового учета в России. Система СБИС позволяет работодателям легко, быстро и без ошибок выполнять все требования законодательства, минимизируя риски штрафов и нарушений.

Помните: электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а ее цифровое продолжение. Она защищает права работника, упрощает работу кадровиков и делает стаж прозрачным для Пенсионного фонда.

Если вы используете СБИС — воспользуйтесь встроенными функциями для автоматизации. Не откладывайте оформление заявлений: с 2026 года все операции по трудовым книжкам строго регламентированы, и любые задержки могут привести к нарушениям.

💡 Совет: регулярно проверяйте статус ЭТК в СБИС — система уведомляет о несоответствиях, пропущенных сроках и ошибках в передаче данных в ПФР.

Для получения дополнительной помощи обратитесь в техподдержку СБИС или на горячую линию ПФР: ###-###-####.