С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Это означает, что трудовой стаж, сведения о работе и кадровые изменения теперь фиксируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) автоматически. Для работодателей, использующих систему СБИС, переход на ЭТК стал не просто возможностью, а обязательным этапом современного кадрового документооборота.
Почему стоит перейти на ЭТК?
- Устранение риска потери бумажных трудовых книжек.
- Автоматизированный обмен сведениями с ПФР.
- Сокращение бумажной работы и затрат на печать.
- Удобный доступ сотрудника к своему стажу через личный кабинет.
- Соблюдение требований законодательства о цифровом документообороте.
Кто обязан вести ЭТК?
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях допускается одновременное ведение бумажного и электронного вариантов, если работник не отказался от бумажной книжки.
Ключевые документы и формы
- Форма ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности, которые работодатель отправляет в ПФР. В СБИС эта форма готовится автоматически и отправляется по расписанию.
- Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку. После получения такого заявления в системе появляется задача о переходе.
- Запись в бумажной трудовой книжке о подаче заявления (если работодатель ещё ведёт бумажный вариант).
Пошаговый процесс перехода в СБИС
Проверка заявления сотрудника
После того как сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, в системе появляется задача. Необходимо:
- Проверить, что заявление заполнено корректно.
- Убедиться, что сотрудник не отказался от бумажной книжки (если это возможно).
- Записать в бумажной книжке отметку о подаче заявления, если работодатель всё ещё ведёт бумажный вариант.
Создание записи в системе СБИС
В разделе «Кадровый документооборот» (КЭДО) создаётся запись о переходе. Важно:
- Выбрать тип «Переход на электронную трудовую книжку».
- Указать дату перехода.
- При необходимости добавить комментарий о причинах перехода.
Внесение сведений в ЭТК
После создания записи в СБИС автоматически генерируется запись в электронном реестре. При этом:
- Система обновляет данные в реестре ПФР.
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет ПФР.
Отправка формы ЕФС‑1
Форма ЕФС‑1 формируеться автоматически в СБИС. Важно убедиться, что:
- Все сведения о сотруднике актуальны.
- Дата отправки соответствует требованиям ПФР (обычно в течение 10 дней после изменения).
- Отчётность проходит проверку в системе СБИС перед отправкой.
Проблемы, которые могут возникнуть
Несмотря на преимущества, переход на электронные трудовые книжки может сопровождаться некоторыми трудностями:
- Неправильное заполнение формы ЕФС‑1 – ошибки могут привести к отказу в учёте стажа.
- Отсутствие согласия сотрудника – в таком случае необходимо вести бумажную книжку до получения согласия.
- Технические сбои в системе СБИС – рекомендуется регулярно проверять статус отправки форм.
- Недостаточная подготовка кадрового отдела – важно обучить персонал работе с новым функционалом.
Как избежать ошибок при переходе
- Проведите инструктаж для сотрудников по заполнению заявления.
- Настройте автоматическую проверку данных в СБИС перед отправкой ЕФС‑1.
- Создайте контрольный список для кадровых специалистов:
- Проверка заявления.
- Создание задачи в СБИС.
- Внесение записи в ЭТК.
- Отправка ЕФС‑1.
- Регулярно проверяйте статус отправки в отчётности СБИС.
Как проверить наличие ЭТК у сотрудника
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Чтобы убедиться, что сведения о сотруднике передаются в ПФР, можно воспользоваться личным кабинетом ПФР или запросить у сотрудника ссылку на его ЭТК. В СБИС также доступен отчёт «Сведения о трудовой деятельности» по каждому сотруднику.
Календарь и контрольные точки
СБИС предоставляет календарь бухгалтера, где можно отследить сроки отправки ЕФС‑1 и другие кадровые события. Важно:
- Установить напоминания о сроках отправки форм.
- Проверять, что все изменения в трудовом стаже отражены в реестре ПФР.
- Регулярно проводить аудит данных в системе.
Переход на электронные трудовые книжки в системе СБИС – это шаг к цифровизации кадрового документооборота, который упрощает работу с ПФР, повышает прозрачность и снижает риск потери данных. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете безболезненно перейти на новый формат, избежать ошибок и обеспечить надёжный учёт трудового стажа ваших сотрудников.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в настройке системы, обратитесь в службу поддержки СБИС или к вашему кадровому специалисту.