С 1 января 2020 года в России начался процесс перехода от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период будет официально завершён, и все работодатели обязаны вести учёт кадровых данных в электронном виде. В статье рассмотрим юридическую основу, пошаговый алгоритм перехода, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база и ключевые даты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84‑90) – определяет порядок ведения трудовой книжки и её электронного эквивалента.
• Федеральный закон № 99‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках» – устанавливает требования к формату, защите данных и взаимодействию с ПФР.
• Приказ Минтруда России № 239н от  г. – вводит форму СЗВ‑ТД (сводный электронный документ о трудовых отношениях) как основной канал обмена информацией.
• 1 января 2020 г. – старт обязательного электронного учёта.
• 1 января 2026 г. – окончание переходного периода; после этой даты бумажные трудовые книжки перестанут использоваться в официальных кадровых процессах.

Кто обязан переходить?

ЭТК обязаны вести:

1. Все организации, зарегистрированные в России, независимо от формы собственности;
2. Индивидуальные предприниматели, если они нанимают работников (в т.ч. через сервисы аутсорсинга);
3. Государственные органы и муниципальные учреждения.

Для некоторых категорий граждан (например, военнослужащих, лиц, получающих льготы в сфере образования) может сохраняться право на ведение бумажной трудовой книжки, однако в большинстве случаев рекомендуется перейти на ЭТК.

Пошаговый алгоритм перехода

Шаг 1. Подготовка инфраструктуры

• Убедитесь, что у вас есть аккредитованный оператор ЭТК (например, «Электронный Портал Трудовой Книжки», «Трудовой Портал» и др.).
• Получите цифровой сертификат (ЭЦП) для подписи электронных документов.
• Обеспечьте доступ сотрудников к личному кабинету в системе ЭТК (через мобильное приложение или веб‑портал).

Шаг 2. Сбор и проверка данных

1. Сформируйте список всех действующих сотрудников с указанием:
   • ФИО, дата рождения;
   • СНИЛС, ИНН;
   • Трудовой стаж (включая периоды, оформленные в бумажных книжках);
   • Даты начала и окончания текущих трудовых отношений.
2. Проверьте корректность записей в бумажных трудовых книжках (если они есть) и подготовьте их к оцифровке.
3. Согласуйте с сотрудниками перечень данных, которые они желают перенести в электронный формат.

Шаг 3. Оцифровка и загрузка в систему

• С помощью оператора ЭТК загрузите сведения в форму СЗВ‑ТД. При этом система автоматически сформирует электронную трудовую книжку.
• Каждая запись (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда) фиксируется отдельным событием в СЗВ‑ТД.
• После загрузки система выдаёт квитанцию о приёме и уведомление сотруднику о наличии ЭТК.

Шаг 4. Информирование работников

1. Разошлите сотрудникам инструкцию по входу в личный кабинет (логин, пароль, ссылка на приложение).
2. Проведите короткий тренинг о том, как проверять записи, подавать запросы на исправление и скачивать справки.
3. Сохраните подтверждающие документы (скриншоты, письма) в случае спорных ситуаций.

Шаг 5. Закрытие бумажных трудовых книжек

После успешного переноса данных и подтверждения сотрудником корректности записей:

• Соберите бумажные трудовые книжки.
• Оформите акт о передаче бумажных книжек в архив (по желанию работодателя) или уничтожьте их в соответствии с ФЗ «О персональных данных».
• Внесите запись в журнал учёта о завершении перехода.

Типичные ошибки и как их избежать

Преимущества электронных трудовых книжек

• Универсальный доступ – сотрудник может просмотреть свои записи в любой точке России через мобильное приложение.
• Сокращение бумажного документооборота – экономия до 30 % расходов на печать и хранение.
• Автоматическое обновление – при изменении условий труда запись в ЭТК появляется сразу после подачи СЗВ‑ТД.
• Безопасность персональных данных – данные защищены шифрованием и контролем доступа согласно требованиям Роскомнадзора.
• Упрощённый расчёт пенсии – ПФР получает полные сведения о стаже в режиме реального времени.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли отказаться от ЭТК и оставить бумажную книжку?

Теоретически да, но с 2026 года работодатели обязаны вести учёт в электронном виде. Оставление только бумажной книжки может привести к штрафам за нарушение Трудового кодекса.

Вопрос 2: Как быстро появляется запись в ЭТК после подачи СЗВ‑ТД?

Обычно в течение 24‑48 часов система подтверждает приём и отправляет уведомление сотруднику. В случае технических сбоев срок может увеличиться до 5 рабочих дней.

Вопрос 3: Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Сотрудник или работодатель могут подать запрос на корректировку через личный кабинет. Оператор ЭТК в течение 5 рабочих дней вносит исправления и отправляет подтверждение.

Вопрос 4: Нужно ли сохранять бумажные трудовые книжки после перехода?

Сохранение не является обязательным, однако рекомендуется хранить их в архиве до полного завершения всех кадровых процессов (обычно 3‑5 лет) на случай проверок.

Вопрос 5: Какой оператор ЭТК считается «аккредитованным»?

Список аккредитованных операторов публикуется на официальном сайте Минтруда России. Наиболее популярные: «Электронный Портал Трудовой Книжки», «Трудовой Портал», «Сбербанк Трудовые услуги».

Пример реального перехода: Воронеж

С момента введения ЭТК в 2020 году более 237 тысяч воронежцев перешли на электронный формат. По данным пресс‑службы регионального отделения ПФР, 92 % работников отметили удобство доступа к своей трудовой истории через мобильное приложение, а количество кадровых ошибок сократилось вдвое.

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто формальная процедура, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта, повышению прозрачности и защите прав работников. Следуя описанному алгоритму, своевременно подготовив техническую базу и информировав персонал, вы избежите штрафов, упростите внутренние процессы и обеспечите сотрудникам удобный доступ к их трудовой истории.

Помните: к 1 января 2026 года переходный период завершится, и отсутствие ЭТК может стать причиной административных санкций. Начинайте подготовку уже сегодня!