С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс завершился 1 января 2026 года, после чего все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. В статье разберём, как правильно оформить заявление на переход, какие сроки и требования к нему, а также как проверить статус вашего запроса.
Что такое электронные трудовые книжки?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и содержит всю информацию о трудовом стаже работника. Она обеспечивает:
- Быстрый доступ к данным для работодателя и работника;
- Безопасность и конфиденциальность персональных данных;
- Устранение бумажного документооборота и экономию ресурсов.
Законодательная база
Переход на ЭТК регулируется Федеральным законом № 148-ФЗ «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и рядом постановлений ПФР. Ключевые даты:
- 1 января 2020 г. – начало обязательного отчёта о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
- 1 января 2026 г. – завершение переходного периода; с этой даты переход на ЭТК становится обязательным.
Как подать заявление на переход
Заявление подаётся работодателем в электронном виде через портал ПФР «Профсоюз» (https://pfr.ru/). Важно выполнить следующие шаги:
- Регистрация на портале ПФР – если вы ещё не зарегистрированы, создайте профиль работодателя.
- Подготовка данных – соберите сведения о сотрудниках (ФИО, дата рождения, номер ИНН, дата начала работы).
- Заполнение формы – в разделе «Электронные трудовые книжки» выберите «Переход на ЭТК» и заполните все обязательные поля.
- Подтверждение согласия – работник должен подтвердить согласие на хранение данных в электронном виде.
- Отправка заявления – после проверки данных нажмите кнопку «Отправить».
Сроки подачи заявления
Сроки оформления заявления критически важны, поскольку от них зависит соблюдение законодательства и избежание штрафов.
- Общий крайний срок – 1 января 2026 г. (перед окончанием переходного периода).
- Рекомендованный срок подачи – как минимум за 30 дней до запланированной даты перехода.
- Если заявление подано позже 1 января 2026 г., работодатель может быть оштрафован за несоблюдение обязательного перехода.
Как рассчитать дату перехода для конкретного сотрудника
Переход на ЭТК можно инициировать в любой момент, но для корректного расчёта стажа необходимо учесть:
- Дата начала работы сотрудника.
- Дата перехода на электронный формат (должна быть после 1 января 2020 г.).
- Сроки оформления заявления (не позже 1 января 2026 г.).
Что происходит после подачи заявления
После отправки заявления ПФР проверяет данные и принимает решение о переходе. В течение 10 рабочих дней вы получите уведомление о статусе:
- Утверждено – ЭТК активирована, данные доступны в системе.
- Отказано – необходимо уточнить недостающие сведения.
- В ожидании – требуется дополнительная информация.
Как проверить статус заявления
Для проверки статуса используйте личный кабинет ПФР:
- Войдите в личный кабинет.
- Перейдите в раздел «Мои заявления».
- Найдите заявление по номеру или дате подачи.
- Проверьте статус и при необходимости отправьте дополнительные документы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли подать заявление позже 1 января 2026 г.? – Нет, это нарушает закон. После 1 января 2026 г. переход на ЭТК становится обязательным.
- Что делать, если сотрудник не согласен с переходом? – Сотрудник обязан дать согласие. При отсутствии согласия работодатель не может перейти на ЭТК для данного сотрудника.
- Нужно ли менять форму СЗВ‑ТД? – Да, форма СЗВ‑ТД используется для отчёта о кадровых изменениях, но она не заменяет ЭТК.
- Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение перехода? – Штрафы могут достигать 10 % от заработной платы сотрудника за каждый день несоблюдения.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков подачи заявления и правильное оформление данных помогут избежать штрафов и обеспечат прозрачность трудовых отношений. Не забывайте, что 1 января 2026 г. – последний день, чтобы официально перейти на ЭТК. В случае сомнений обращайтесь к специалистам по кадровому учёту или в службу поддержки ПФР.
Удачной цифровой трансформации!